Отчеты являются одним из наиболее распространенных источников PDF-файлов слишком большого размера. Диаграммы, графики, таблицы, снимки экрана и логотипы складываются быстро — и к тому времени, когда квартальный отчет будет готов к отправке, нередко оказывается, что файл слишком велик для удобной отправки по электронной почте. Хорошей новостью является то, что большую часть размера можно предотвратить, если с самого начала выработать в этом процессе хорошие привычки. Вот как сохранить PDF отчетов в компактном виде без ущерба для представления.
Оптимизируйте диаграммы и графики перед экспортом
Диаграммы, созданные в Excel или PowerPoint, часто экспортируются в виде изображений с высоким разрешением при сохранении в PDF — гораздо более высоком, чем необходимо для чтения с экрана. Гистограмму, отображаемую на странице шириной 10 см, не обязательно хранить с шириной 2400 пикселей.
В Word и PowerPoint проверьте настройки экспорта или сохранения перед созданием PDF. Найдите параметры качества изображения или разрешения и установите для них значение 150 точек на дюйм для отчетов только на экране. Если отчет будет распечатан, достаточно 300 точек на дюйм — все, что выше, увеличивает размер файла без видимой выгоды на бумаге.
Векторные диаграммы (созданные в Excel или PowerPoint, а не вставленные в виде изображений) естественным образом меньше по размеру и масштабируются без потери качества. По возможности сохраняйте диаграммы как собственные объекты, а не вставляйте их в виде снимков экрана.
Сжимайте изображения в источнике, а не только в конце
Фотографии и снимки экрана, вставленные в отчет, являются основным фактором, определяющим размер файла. Один несжатый снимок экрана с дисплея Retina может занимать 3–5 МБ. Поместите шесть из них в отчет, и вы уже загрузите 30 МБ еще до того, как будет учтено содержание.
Исправление состоит в том, чтобы сжимать изображения перед их вставкой, а не после создания PDF. В Word выберите все изображения и используйте параметр «Сжать изображения» (щелкните изображение правой кнопкой мыши > «Сжать изображения»), чтобы уменьшить разрешение сразу для всего документа. Установите значение «Электронная почта» (96 точек на дюйм) для упрощенного обмена или «Экран» (150 точек на дюйм), если вы хотите немного лучшего качества.
Если вы уже экспортировали PDF, инструмент PDF Compression от WukongPDF на www.wukongpdf.com может значительно уменьшить размер файла. Среднее сжатие обычно является подходящим параметром для отчетов: оно заметно уменьшает размер, сохраняя при этом четкость текста и диаграмм.
Используйте единообразные стандартные шрифты
Пользовательские или декоративные шрифты полностью встраиваются в файлы PDF, что добавляет веса. Отчет, в котором используются три разных пользовательских шрифта, может содержать несколько сотен килобайт данных шрифта — прежде чем какой-либо контент. Стандартные системные шрифты, такие как Arial, Calibri, Times New Roman и Georgia, либо уже доступны на устройстве получателя, либо встроены гораздо эффективнее.
Для большинства бизнес-отчетов чистый стандартный шрифт выглядит профессионально и сохраняет легкость файла. Зарезервируйте пользовательские шрифты для титульных страниц или элементов фирменного стиля, где они действительно повышают ценность, а не используйте их по всему основному тексту.
Удалите ненужные элементы перед экспортом
В процессе составления отчеты часто накапливают невидимый вес — отслеживаемые изменения, комментарии, скрытые слайды или разделы, историю изменений и водяные знаки черновиков. Прежде чем экспортировать окончательный PDF, выполните очистку:
- Принять или отклонить все отслеживаемые изменения
- Удалить все комментарии
- Удалите все скрытые разделы, не предназначенные для финальной версии.
- Очистите историю изменений документа, если ваше программное обеспечение хранит ее.
Это также хорошая практика по соображениям конфиденциальности — отслеживаемые изменения и комментарии могут содержать контент, который был намеренно удален из окончательной версии, но все еще доступен для чтения в файле.
Разделение длинных отчетов на разделы для совместного использования
Не всем, кто получает отчет, нужен полный документ. Аудитория резюме не нуждается в 40-страничном приложении. Региональной команде не нужна глобальная разбивка. Если в отчете есть отдельные разделы для разных аудиторий, разделите его перед отправкой, а не сжимайте большой файл в надежде, что он поместится в электронной почте.
Такой подход также делает отчет более полезным — люди с большей вероятностью прочитают содержательный 8-страничный документ, чем подробный 60-страничный документ. Отправьте полную версию заинтересованным сторонам, которым она нужна, а целевые отрывки — всем остальным.
Самое простое решение, если отчет слишком большой
Если отчет уже экспортирован и имеет слишком большой размер, Уменьшите размер PDF с помощью WukongPDF в www.wukongpdf.com. Загрузите файл, выберите среднее сжатие и загрузите версию, которая будет отправляться по электронной почте без ошибок. Это занимает менее минуты и не оказывает заметного влияния на качество текста или читаемость диаграмм стандартных бизнес-отчетов.