Отделы кадров обрабатывают некоторые из наиболее конфиденциальных документов в любой организации — трудовые договоры, аттестации, дисциплинарные записи, данные о компенсациях, медицинских услугах, результаты проверки анкетных данных. Правильный рабочий процесс PDF для отдела кадров — это не только вопрос эффективности; речь идет о защите конфиденциальности сотрудников и соблюдении трудового законодательства.
Пакеты документов для адаптации
Новые документы о приеме на работу — письма с предложениями, трудовые договоры, налоговые формы, разрешение на прямой депозит, регистрация льгот, подтверждения полиса — поступают в виде пакета, который необходимо заполнить до или в первый день. Заполняемые файлы PDF для этих форм позволяют новым сотрудникам заполнять все в цифровом виде без печати. Рабочий процесс Sign PDF для трудового договора означает, что его можно подписать и вернуть за считанные минуты, вместо того, чтобы требовать распечатки, подписания, сканирования и отправки по электронной почте.
Последовательная организация пакетов адаптации — одна папка на каждого нового сотрудника, документы, названные по имени сотрудника и типу документа — позволяет легко убедиться, что все было возвращено и подписано до даты начала. Простой контрольный список, привязанный к структуре папок, предотвращает попадание документов в систему.
Аттестации и дисциплинарные протоколы
Чтобы быть действительными трудовыми книжками, аттестации и дисциплинарные протоколы должны быть подписаны как руководителем, так и сотрудником. Это решает рабочий процесс PDF: набросайте документ, экспортируйте его в PDF, попросите обе стороны подписать его в электронном виде и сохраните полностью выполненную версию в цифровом файле сотрудника. Подписанная версия становится официальной записью.
Эти документы должны храниться с применением ограничений редактирования PDF Security. Обзор производительности — это фиксированная запись оценки, сделанная в определенное время. Ее нельзя изменить после того, как будут установлены подписи. Применение ограничений на редактирование предотвращает случайные или преднамеренные изменения официальной записи.
Управление документацией по компенсациям и льготам
Письма о компенсации, уведомления о повышении заслуг и подтверждения регистрации на льготы содержат конфиденциальную финансовую информацию. Эти PDF-файлы должны быть защищены паролем при отправке по электронной почте, при этом пароль передается по другому каналу. Доступ к сохраненным версиям должен быть ограничен сотрудниками отдела кадров и отдельными сотрудниками, а не менеджерами в целом, и, конечно же, не должен быть широко доступен.
Регистрация льгот. PDF-файлы от страховых компаний часто поступают в виде больших файлов с обширной документацией по плану. Сжатие их перед добавлением в файлы сотрудников позволяет контролировать размер записей о сотрудниках. Большую часть документации по преимуществам, которая поставляется в формате PDF размером 20 МБ, можно сжать до 3–4 МБ без видимой разницы в качестве.
I-9 и документация по проверке анкетных данных
Формы I-9 и результаты проверки анкетных данных имеют особые требования к хранению в соответствии с федеральным законодательством США: формы I-9 должны храниться в течение трех лет после приема на работу или одного года после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже. Эти документы содержат конфиденциальную личную информацию (номера социального страхования, номера паспортов, дату рождения) и должны храниться отдельно от общего файла занятости в соответствии с нормативными инструкциями.
Отсканированные документы I-9 должны быть доступны для поиска с помощью оптического распознавания символов, но также их необходимо хранить в виде полных записей изображений для сохранения аутентичности. Баланс: запустите OCR, чтобы добавить текстовый слой для поиска, но не редактируйте и не изменяйте базовое сканированное изображение. Хранить в специальной папке I-9 с ограниченным доступом.
Документация о прекращении действия
К оформлению документов об увольнении — соглашения о прекращении трудового договора, окончательные подтверждения заработной платы, уведомления COBRA, соглашения о прекращении трудового договора — следует относиться с особой осторожностью. Эти документы, скорее всего, будут иметь значение в судебных разбирательствах, поэтому необходима четкая, полная и правильно подписанная запись в формате PDF. Подпишите все документы о расторжении договора до или во время собрания, а не отправляйте их на подпись позже, когда сотрудничество менее гарантировано.
После увольнения переместите полное дело сотрудника в архив с четкой датой хранения. Согласно федеральному закону, записи о трудоустройстве должны храниться в течение как минимум трех-четырех лет после увольнения и дольше, если ожидаются какие-либо судебные разбирательства. Четко обозначенная архивная папка с датой хранения предотвращает преждевременное удаление и обеспечивает соблюдение требований во время проверок.