Соглашения о неразглашении быстро развиваются в бизнесе: потенциальный партнер, подрядчик или инвестор часто ожидает, что соглашение будет подписано и возвращено быстро. Наличие четкого рабочего процесса PDF для соглашений о конфиденциальности означает, что вы можете завершить цикл за считанные минуты, а не часы, и поддерживать чистоту записей, при этом никому не нужно ничего печатать или сканировать.
Перед отправкой: как правильно составить соглашение о неразглашении
Составляйте проекты соглашений о неразглашении в Word или Google Docs, где их легко редактировать и просматривать. Когда язык будет завершен, экспортируйте в PDF. Никогда не отправляйте соглашение о неразглашении в виде документа Word — получатель может намеренно или случайно изменить условия перед подписанием. PDF блокирует содержимое, поэтому обе стороны подписывают один и тот же документ.
Перед отправкой примените ограничения редактирования к PDF. Использование PDF Security для блокировки файла от редактирования означает, что получатель может открыть и прочитать его, но не может изменить условия. Они могут добавить свою подпись, но не могут изменить то, что подписывают. Это базовая защита, которую должен иметь каждый NDA PDF.
Добавление полей подписи
Соглашение о неразглашении со специальными полями для подписи подписать легче, чем соглашение, в котором получатель должен выяснить, куда добавить свою подпись. Поля подписи можно добавить в существующий PDF с помощью браузерного редактора PDF или Adobe Acrobat — поместите поле в строке подписи, при необходимости добавьте поля для печатного имени, должности, даты и названия компании.
При наличии заполняемых полей получатель открывает PDF, щелкает поле подписи, подписывает (напечатанное, нарисованное или загруженное изображение подписи), заполняет свои данные, сохраняет и отправляет обратно. Процесс занимает менее двух минут, если поля настроены правильно.
Безопасная отправка соглашения о неразглашении
Соглашения о неразглашении часто содержат конфиденциальную деловую информацию — участвующие стороны, характер отношений, иногда подробную информацию о том, что защищается. Для большинства деловых соглашений о неразглашении, отправляемых между известными сторонами, допускается стандартное электронное письмо. В более деликатных ситуациях использование ссылки на облачное хранилище с ограниченным доступом, а не вложения электронной почты ограничивает круг лиц, которые могут просматривать документ в пути.
Если соглашение о неразглашении заключено между сторонами, которые раньше не работали вместе, и предмет является конфиденциальным, защита паролем добавляет дополнительный уровень: отправьте соглашение о неразглашении PDF с открытым паролем, а затем поделитесь паролем по другому каналу (текстовое сообщение, телефонный звонок). Это означает, что даже если электронное письмо будет перехвачено, документ невозможно будет открыть.
Получение контрподписей
Взаимные соглашения о неразглашении требуют подписания обеими сторонами. Самый чистый рабочий процесс: сторона А подписывает и отправляет. Сторона Б подписывает и отправляет обратно Стороне А. Сторона А подтверждает получение и отправляет полностью оформленную копию обеим сторонам. В результате создается один PDF с обеими подписями, а не два отдельных подписанных документа.
Для рабочих процессов NDA, где важна скорость обработки — встречи с инвесторами, переговоры о партнерстве — специальная платформа электронной подписи, такая как DocuSign или HelloSign, автоматизирует маршрутизацию: отправьте один раз, обе стороны получают последовательные уведомления, и обе автоматически получают полностью выполненную копию после завершения. Для редких соглашений о неразглашении достаточно ручного рабочего процесса по электронной почте.
Подача подписанных соглашений о неразглашении
Подписанное соглашение о неразглашении является юридическим документом. Сохраните это как следует и немедленно. Подходящий формат именования: [OtherPartyName]_NDA_[ГГГГ-ММ-ДД]_Signed.pdf. Храните в специальной папке NDA в архиве юридических документов, сгруппированной по годам или контрагентам. В соглашениях о неразглашении определены условия — некоторые на один год, некоторые на пять, некоторые на неопределенный срок — и вы должны иметь возможность найти их, когда срок станет предметом рассмотрения или когда обязательства другой стороны станут актуальными.
Отправьте копию другой стороне сразу после того, как обе подписи будут на месте. Не думайте, что они сохранили копию каждой версии, которой обменивались. Подписанную выполненную копию следует отправлять явно с пометкой о том, что это окончательная выполненная версия, чтобы обе стороны имели одинаковую достоверную запись.