Да, и в большинстве ситуаций цифровая подпись PDF происходит быстрее, чище и юридически эквивалентна печати и подписанию вручную. Рабочий процесс «печать-подпись-сканирование» по-прежнему существует скорее по привычке, чем по необходимости. Электронные подписи в PDF имеют юридическую силу в большинстве стран и для большинства типов документов. Сделать это можно несколькими способами в зависимости от того, что у вас имеется.
Являются ли электронные подписи юридически действительными?
В Соединенных Штатах Закон о ESIGN (2000 г.) придает электронным подписям такой же юридический статус, как и рукописным, для большинства контрактов и документов. Регламент ЕС eIDAS распространяется на электронные подписи в государствах-членах. Подобные законы существуют в Великобритании, Австралии, Канаде и большинстве других юрисдикций. Для повседневных деловых документов — соглашений об оказании услуг, контрактов с внештатными сотрудниками, соглашений о неразглашении, писем с предложениями, соглашений с поставщиками — электронная подпись в PDF имеет полную юридическую силу.
Небольшой набор типов документов явно исключен из законов об электронной подписи в некоторых юрисдикциях: завещания, документы об усыновлении, некоторые сделки с недвижимостью и некоторые судебные иски. Для этого проверьте конкретные требования. Во всем остальном работают электронные подписи.
Типы электронных подписей
Не все электронные подписи одинаковы. Напечатанное имя, нарисованная подпись, изображение рукописной подписи и криптографическая цифровая подпись - все это «электронные подписи». но они предлагают разные уровни проверяемости.
Напечатанное имя или нарисованная подпись — это простая электронная подпись — наиболее распространенный тип для повседневного использования в деловых целях. Его легко создать, и он работает для большинства контрактов. Криптографическая цифровая подпись подкрепляется сертификатом доверенного органа и создает проверяемую связь между подписью и личностью подписывающего лица, которую труднее отклонить и которая требуется в некоторых регулируемых контекстах. Для большинства людей в большинстве ситуаций достаточно простой электронной подписи.
Как подписать PDF электронным способом
Самый простой метод — это инструмент Sign PDF на базе браузера. Инструмент подписи WukongPDF работает прямо в вашем браузере: откройте PDF, щелкните поле подписи или в любом месте страницы и выберите способ подписи — введите свое имя фирменным шрифтом, нарисуйте подпись с помощью мыши или трекпада или загрузите изображение своей рукописной подписи. Разместите его, отрегулируйте размер и загрузите подписанный PDF.
На Mac Apple Preview обрабатывает базовое подписание PDF без каких-либо дополнительных инструментов. Откройте PDF в режиме предварительного просмотра, щелкните панель инструментов разметки, выберите значок подписи, и вы сможете создать подпись, нарисовав ее на трекпаде, подписавшись на листе бумаги и поднеся его к камере или используя iPhone или iPad, если он находится поблизости. Сохраненные подписи можно повторно использовать в документах.
На iPhone и Android одни и те же инструменты на основе браузера работают через мобильный браузер. Пользователи iOS также могут использовать разметку непосредственно из файлов или почты для подписи PDF, не открывая отдельное приложение.
Когда использовать специальную платформу электронной подписи
Для объемных рабочих процессов по контрактам или документов, где вам нужен полный контрольный журнал — отметка времени, IP-адрес, проверка личности — эти функции добавляются специальной платформой электронной подписи, такой как DocuSign, HelloSign или Adobe Sign. Они создают подписанный пакет документов с сертификатом завершения, в котором записано, кто подписал, когда и откуда.
Для большинства индивидуальных и малых предприятий такой уровень документации не требуется. Подпись, помещенная с помощью браузера в файле PDF, сохраненная и отправленная по электронной почте, является достаточным доказательством соглашения для обычных деловых контрактов. Аудиторский след — это сам обмен электронной почтой: временные метки, адреса электронной почты и подписанный файл представляют собой разумную запись.
Как заставить кого-то подписать без печати
Если вам нужна подпись другого лица, самый простой способ — отправить ему PDF и попросить его поставить электронную подпись, используя любой инструмент, который они предпочитают, и вернуть его. Большинству людей сейчас это удобно. Если они менее технически подкованы, указание им на конкретный инструмент с простыми инструкциями устранит трудности: «Откройте этот PDF по [ссылка], нажмите «Подписать», нарисуйте или введите свое имя и загрузите подписанную версию».
Для документов, требующих нескольких подписей в определенном порядке (подписанные соглашения, цепочки утверждений), специальная платформа электронной подписи автоматизирует маршрутизацию. Для простого двухстороннего контракта электронная почта работает нормально: одна сторона подписывает и отправляет, другая подписывает и возвращает полностью оформленную копию обеим.