Многие компании платят за Adobe Acrobat главным образом потому, что они работают с контрактами и считают, что это им нужно. На практике рабочий процесс по контрактам, который фактически использует большинство малых и средних команд — отправка, проверка, подписание, файл — вообще не требует Acrobat. Инструменты, необходимые для каждого этапа этого процесса, доступны без ежемесячной подписки.
Составление договоров: начните за пределами PDF
Контракты должны быть составлены в Word или Google Docs, а не в формате PDF. PDF — это фиксированный формат, он предназначен для предотвращения редактирования, а это именно то, что вам нужно после подписания контракта, но противоположное тому, что вы хотите во время составления проекта и переговоров. Сохраняйте рабочую версию в редактируемом формате до тех пор, пока все не согласятся с окончательным языком.
Документы Google хорошо подходят для совместной разработки, поскольку обе стороны могут предлагать изменения с помощью функции «Отслеживать изменения», оставлять комментарии и просматривать полную историю изменений. Когда контракт будет окончательным и готов к подписанию, экспортируйте его в PDF. С этого момента PDF является авторитетной версией.
Отправка контрактов на рассмотрение
Как только контракт будет готов для окончательного рассмотрения перед подписанием, отправьте его в формате PDF. Это блокирует форматирование, поэтому обе стороны просматривают один и тот же документ, предотвращает случайное редактирование и дает вам четкое представление о том, о чем было согласовано во время подписания.
Если другая сторона запросит изменения на этом этапе, вернитесь к исходному документу, внесите изменения и экспортируйте новый PDF. Избегайте прямого редактирования PDF для внесения изменений, внесенных в последнюю минуту: это создает путаницу в версиях и может привести к несоответствиям форматирования, которые выглядят непрофессионально.
Подписание контрактов без Adobe
Электронные подписи в контрактах PDF имеют юридическую силу в большинстве юрисдикций в соответствии с такими законами, как Закон ESIGN в США и eIDAS в ЕС. Чтобы добавить их, вам не нужен Acrobat. Существует несколько подходов в зависимости от того, насколько формальной должна быть подпись.
Для повседневных деловых контрактов — соглашений об оказании услуг, контрактов с внештатными сотрудниками, соглашений с поставщиками — достаточно и юридически признанной напечатанной или нарисованной подписи, добавленной через браузерный редактор PDF. Инструмент подписи WukongPDF позволяет вам добавить подпись, введя свое имя, нарисовав его или загрузив изображение своей рукописной подписи.
Для контрактов, требующих более высокого уровня доверия (финансовые соглашения, сделки с недвижимостью, регулируемые отрасли), специальная платформа электронной подписи, такая как DocuSign или HelloSign, обеспечивает проверяемый контрольный журнал, который требуется в некоторых ситуациях. Это не продукты Adobe и работают независимо от Acrobat.
Защита подписанных контрактов
После подписания контракта всеми сторонами необходимо убедиться, что подписанную версию нельзя изменить. PDF Функции безопасности позволяют заблокировать PDF от дальнейшего редактирования, установив разрешения, которые предотвращают изменение содержимого документа, но при этом позволяют его открывать и читать.
Защита паролем добавляет еще один уровень, если контракт содержит конфиденциальную информацию и вы хотите контролировать, кто может его открыть. Для большинства деловых контрактов блокировки редактирования достаточно — цель состоит в том, чтобы предотвратить случайные или преднамеренные изменения в подписанной версии, а не обязательно ограничивать тех, кто может ее читать.
Регистрация и организация контрактов
Регистрация — это то место, где большинство малых предприятий теряют контракты. Подписанный PDF оказывается в чьей-то папке «Загрузки» или в переписке электронной почты, и шесть месяцев спустя никто не сможет найти его, когда он понадобится. Простая система предотвращает это.
Работоспособный подход для команд без специальной системы управления контрактами:
- Называйте файлы последовательно: [ИмяКлиента]_[ТипКонтракта]_[ГГГГ-ММ-ДД]_Signed.pdf
- Хранить в общей папке на Google Диске или в Dropbox, упорядоченной по годам или по клиентам.
- Сохраняйте простой указатель электронной таблицы: клиент, тип контракта, дата подписания, дата продления, расположение файла.
- Отправьте копию обеим сторонам сразу после подписания, прежде чем кто-нибудь сможет ее потерять.
Когда что-то идёт не так
Если подписанный контракт PDF повреждается, не открывается или теряется, резервная копия — единственная реальная защита. Храните как минимум две копии в разных местах — одну в облачном хранилище, одну локально или по одной у каждой подписывающей стороны. Облачное хранилище с историей версий (Google Диск, Dropbox) дает вам дополнительную возможность восстановления, если файл случайно перезаписан.
Управление контрактами без Adobe — это не обходной путь — именно так сегодня большинство компаний обрабатывают контракты. Инструменты есть. Главное — иметь четкий процесс для каждого этапа, чтобы ничего не ускользнуло от внимания.