Отчет объемом 200 страниц необходимо разослать пяти руководителям отделов. Каждому нужен только соответствующий раздел. Маркетингу нужны страницы с 12 по 45. Финансовому отделу нужны страницы с 46 по 89. Оперативному отделу нужны страницы с 90 по 140. Вы разбиваете PDF-файл на разделы, составляете пять отдельных электронных писем, прикрепляете к каждому правильный файл и отправляете их. Этот процесс работает для одноразового распространения. Если вы делаете это еженедельно, повторяющиеся действия займут часы. Автоматизация рабочего процесса разделения и отправки по электронной почте обрабатывает документ и доставляет разделы без ручного вмешательства.
Разделение PDF-файла и отправка каждого раздела по электронной почте другому получателю сочетает разделение PDF-файла с автоматизацией электронной почты. Инструмент разделения разделяет документ. Инструмент или сценарий электронной почты доставляет детали. В этом руководстве рассказывается, как настроить рабочий процесс.
Split PDF и рабочий процесс электронной почты преобразуют повторяющийся многоэтапный процесс в единую автоматизированную операцию.
Подготовка сопоставления разделения и электронной почты
Создайте документ сопоставления, определяющий разделения и получателей. Для каждого раздела укажите диапазон страниц, имя выходного файла и адрес электронной почты получателя. Документ сопоставления — это план автоматизированного рабочего процесса. Он сообщает инструменту разделения, где разделить документ, и инструменту электронной почты, куда отправлять каждую часть.
Выполнение разделения
Используйте инструмент разделения PDF-файлов, который поддерживает пользовательские диапазоны страниц. Разделите документ в соответствии с сопоставлением. Каждый раздел становится отдельным PDF-файлом с именем в соответствии с сопоставлением. Разделенный вывод представляет собой набор файлов, готовых к распространению.
Инструменты разделения WukongPDF поддерживают пользовательские диапазоны страниц. Разделенные выходные данные PDF-страниц организованы для распространения.
Автоматизация доставки электронной почты
Используйте инструменты автоматизации электронной почты, чтобы отправлять каждый разделенный файл получателю. Простой сценарий или инструмент слияния электронных писем может прочитать документ сопоставления, прикрепить правильный файл к каждому электронному письму и отправить его. Автоматизация исключает необходимость ручного цикла составления-прикрепления-отправки для каждого получателя.
Автоматический рабочий процесс PDF Sharing завершается, когда каждый получатель получает назначенный ему раздел без ручного вмешательства.
Создание многоразового шаблона разделения и отправки по электронной почте
Для повторяющихся рассылок создайте шаблон, определяющий разделения и получателей. Каждую неделю или месяц обновляйте только исходный PDF-файл. Шаблон остается прежним. Автоматизация обрабатывает новый документ, используя существующее сопоставление.
Повторяющийся шаблон Split PDF исключает время настройки для каждого цикла распространения. Сопоставление настраивается один раз и используется повторно.
Обработка ошибок доставки электронной почты
Если автоматическая доставка электронной почты не удается конкретному получателю, система должна зарегистрировать сбой и продолжить отправку остальным получателям. Одна неудачная доставка не должна останавливать весь рабочий процесс. После устранения проблемы повторите неудачную доставку вручную.
Автоматическая доставка PDF Sharing с обработкой ошибок гарантирует, что большинство получателей получат свои разделы, даже если одно электронное письмо не будет возвращено.
Проверка получения получателя
После автоматической доставки проверьте несколько получателей, чтобы убедиться, что они получили правильный раздел и могут его открыть. Автоматизированная доставка эффективна. Человеческая проверка подтверждает, что это также было точным.
Шаг проверки PDF Tools для автоматической доставки выявляет ошибки конфигурации до того, как они затронут всех получателей.
Интеграция разделения и электронной почты с системами управления документами
Для корпоративных рабочих процессов интегрируйте процесс разделения и отправки по электронной почте с системой управления документами. DMS запускает разделение при добавлении нового документа. Доставка электронной почты осуществляется автоматически. Весь рабочий процесс происходит без вмешательства человека.
Интеграция Split PDF с DMS превращает ручной процесс в автоматизированный конвейер.
Добавление пользовательского текста электронного письма для каждого получателя
Документ сопоставления может включать настраиваемый основной текст электронного письма для каждого получателя. Персонализированное сообщение сопровождает каждый раздел. Автоматизация эффективна и персонализирована.
Благодаря персонализированному телу электронного письма PDF Sharing для каждого получателя автоматическая доставка кажется индивидуальной, а не массовой.
Регистрация статуса доставки для целей аудита
Записывайте каждую доставку: получателя, отправленный файл, временную метку и статус доставки. Журнал обеспечивает контрольный журнал для проверки соответствия требованиям и устранения неполадок.
Журнал доставки PDF Workflow — это запись того, что, кому и когда было отправлено.
Защита автоматизированного конвейера электронной почты
Автоматическая доставка электронной почты должна быть защищена. Используйте проверенный SMTP. Зашифруйте соединение. Ограничьте доступ к конфигурации электронной почты. Незащищенный конвейер электронной почты может быть взломан для рассылки спама или фишинговых писем.
Безопасность автоматизированного конвейера электронной почты PDF Security так же важна, как и безопасность документов.
Обработка больших вложений, превышающих ограничения электронной почты
Некоторые разделенные разделы могут по-прежнему превышать лимит вложений электронной почты. Настройте автоматизацию для обнаружения файлов слишком большого размера и либо повторно разделите их, либо доставьте по облачной ссылке вместо вложения.
Мониторинг размера Split PDF во время автоматической доставки электронной почты предотвращает возврат сообщений из-за слишком больших вложений.
Планирование повторяющихся заданий разделения и отправки по электронной почте
Для еженедельных или ежемесячных рассылок запланируйте автоматический запуск задания разделения и отправки по электронной почте. Расписание запускает рабочий процесс без запуска вручную. Документ обрабатывается и доставляется в срок без вмешательства человека.
Планирование PDF Workflow для повторяющихся рассылок преобразует выполняемую вручную периодическую задачу в фоновую автоматизацию.
Тестирование автоматизированного конвейера с выборочными данными
Прежде чем развертывать автоматическое разделение и отправку по электронной почте в рабочую среду, протестируйте образец документа и проверьте адреса получателей. Убедитесь, что разделение правильное, электронные письма доставлены и вложения не повреждены.
Тестирование конвейера PDF Sharing выявляет ошибки конфигурации до того, как они повлияют на реальных получателей.
Обработка возвращенных уведомлений по электронной почте
Когда автоматическое электронное письмо возвращается, отправитель должен получить уведомление. Настройте систему электронной почты для направления уведомлений о возврате администратору, который сможет проверить и исправить адрес получателя.
Обработка отказов PDF Sharing для автоматической доставки гарантирует, что недоставленные разделы будут идентифицированы и отправлены повторно.
Создание отчета о подтверждении доставки
После завершения автоматического разделения и отправки по электронной почте создайте отчет о доставке, в котором будет указано, что, кому и когда было отправлено. Отчет представляет собой запись о распространении для соответствия и справочной информации.
Отчет о подтверждении доставки PDF Workflow замыкает цикл автоматического распространения.