Вы экспортируете таблицу Excel в PDF, и результат выглядит как снимок экрана интерфейса Excel. Каждая ячейка имеет слабую серую границу. Буквы столбцов (A, B, C) и номера строк (1, 2, 3) отображаются вверху и слева. Строка формул и вкладки листов, к счастью, отсутствуют, но линии сетки и заголовки делают PDF-файл похожим на необработанные данные, а не на законченный отчет. Вы хотите, чтобы данные выглядели четко и профессионально, а не как незаконченная электронная таблица.
Удаление линий сетки, заголовков и нежелательного форматирования ячеек перед экспортом Excel в PDF обеспечивает чистый, профессиональный результат. Данные стоят сами по себе. Визуальный шум интерфейса электронных таблиц исчез. PDF-файл выглядит как отчет, а не как дамп данных.
Удаление линий сетки
Линии сетки — это слабые серые линии, разделяющие ячейки на экране. Это наглядное пособие для работы в Excel, а не настоящие границы ячеек. По умолчанию линии сетки печатаются и отображаются в PDF-файлах. Перейдите на вкладку «Макет страницы». В группе «Параметры листа» снимите флажок «Вид». под Линиями сетки, чтобы скрыть их на экране. Снимите флажок «Печать». под Линиями сетки, чтобы они не появлялись в PDF-файле. Эти две настройки независимы. Вы можете просматривать линии сетки во время работы и подавлять их только в печатном виде или PDF-файле.
Линии сетки отличаются от границ ячеек, которые представляют собой форматирование, применяемое к конкретным ячейкам. Если в вашей электронной таблице есть границы вокруг определенных ячеек для визуальной организации, эти границы все равно будут печататься, даже если линии сетки отключены. Границы — это намеренное форматирование. Линии сетки являются вспомогательными средствами интерфейса. Понимание этого различия поможет вам точно контролировать, какие строки появляются в PDF-файле.
Удаление заголовков строк и столбцов
Номера строк и буквы столбцов — это A, B, C и 1, 2, 3, которые обрамляют электронную таблицу. Они необходимы для работы в Excel и почти никогда не подходят для PDF-файлов. Перейдите в «Макет страницы», «Параметры листа». Снимите флажок «Печать». под заголовками. Номера строк и буквы столбцов исчезнут из PDF-файла. Ячейки данных остаются на своих местах. Визуальная рамка вокруг таблицы исчезла.
Для электронных таблиц, которые будут использоваться в качестве справочных таблиц, где читателю необходимо найти определенные ячейки по адресу, оставьте заголовки включенными. PDF-файл с матрицей цен, в котором читателю сообщается: «Цена указана в ячейке D12». необходимо, чтобы буквы столбцов и номера строк были видимыми. В большинстве других случаев заголовки представляют собой визуальный беспорядок, который не нужен читателю.
Очистка форматирования ячеек перед экспортом
Форматирование ячеек, которое имеет смысл на экране, может выглядеть беспорядочно в PDF-файле. Цвета фоновой заливки, помогающие различать строки на экране, могут печататься как темные блоки, закрывающие текст, особенно на черно-белых принтерах. Условное форматирование, при котором ячейки выделяются на основе значений, может создать красочный, но трудночитаемый PDF-файл.
Перед экспортом просмотрите таблицу в режиме предварительного просмотра. Зайдите в Файл, Печать. Предварительный просмотр показывает, как именно будет выглядеть PDF-файл. Если цвета фона слишком темные, удалите заливку или осветлите ее. Если после удаления заливки цвета шрифта слишком светлые на белом фоне, затемните их. Режим PDF Printing WukongPDF учитывает все настройки форматирования Excel. То, что вы видите в режиме предварительного просмотра, — это то же, что вы получаете в PDF-файле.
Установка чистых значений по умолчанию для будущего экспорта
Создайте шаблон Excel с уже отключенными линиями сетки и заголовками и примените чистое форматирование ячеек. Сохраните его как шаблон книги по умолчанию. Каждая новая таблица, которую вы создаете, начинается с этого чистого шаблона. Настройки по умолчанию создают чистые PDF-файлы без настройки для каждого документа. PDF Export из чистого шаблона готов к совместному использованию без необходимости дополнительной очистки.
После экспорта откройте PDF и проверьте результат. Убедитесь, что линии сетки и заголовки отсутствуют. Убедитесь, что форматирование ячеек выглядит уместно в контексте PDF. Данные должны быть чистыми, читаемыми и профессиональными. Интерфейс электронной таблицы должен быть невидимым. Информация должна быть единственным, что видит читатель. Распространенная ошибка при очистке форматирования Excel для экспорта в PDF: объединение ячеек. Объединенные ячейки, которые хорошо выглядят на экране, могут вызвать неожиданное поведение в PDF-файле, например появление границ там, где границы слияния попадают на разрывы страниц. Перед экспортом проверьте таблицу на наличие объединенных ячеек возле границ страницы. Отмените их объединение и вместо этого используйте выравнивание по центру выделения, которое дает тот же визуальный эффект без структурных осложнений. Центр по выделению находится в диалоговом окне «Формат ячеек» на вкладке «Выравнивание» в раскрывающемся списке «По горизонтали». Функционально он идентичен «Объединению» и «Центрированию» для целей отображения, но не создает структурных проблем, которые возникают при объединении ячеек во время печати и экспорта PDF. Еще один элемент форматирования, который следует проверить перед экспортом в PDF: заполнение ячеек и перенос текста. Ячейки с обернутым текстом, которые хорошо выглядят на экране, могут быть усечены в PDF-файле, если высота строки была установлена вручную, а не автоматически. Выделите все строки, дважды щелкните границу строки, чтобы автоматически подогнать высоту. Это гарантирует, что каждая строка заключенного текста будет полностью видна в выходном PDF-файле. Для электронных таблиц со скрытыми строками или столбцами, содержащими вспомогательные вычисления, убедитесь, что скрытые данные действительно скрыты в PDF-файле. Поведение Excel по умолчанию — исключение скрытых строк и столбцов из печати и экспорта PDF, но это можно переопределить в диалоговом окне «Параметры страницы». Проверьте вкладку «Лист» в «Параметры страницы» и убедитесь, что скрытое содержимое не настроено на печать. В противном случае ваш чистый PDF-файл может содержать строки промежуточных вычислений, которые читатель никогда не должен был видеть. Функционально он идентичен «Объединению» и «Центрированию» для целей отображения, но не создает структурных проблем, которые возникают при объединении ячеек во время печати и экспорта PDF.