Линии сетки Excel, бледные серые линии, разделяющие ячейки на экране, по умолчанию не печатаются. При экспорте листа Excel в PDF данные печатаются, а сетка — нет. Таблицу без линий сетки труднее читать, поскольку отсутствует визуальная структура, отделяющая одну ячейку от другой. Числа плавают в пустом пространстве без границ, определяющих их отношения.
Линии сетки — это разница между электронной таблицей, которая выглядит как таблица, и той, которая выглядит как разбросанные числа.
Для печати файла Excel в PDF с линиями сетки необходимо изменить настройку в Excel перед экспортом. Инструменты преобразования PDF Printing WukongPDF обрабатывают этап экспорта, а приведенная ниже конфигурация гарантирует, что линии сетки, заголовки строк и столбцов, а также макет страницы будут правильно перенесены из электронной таблицы в PDF.
Настройка, управляющая печатью по сетке
В Excel линии сетки — это функция отображения, а не функция форматирования. Они появляются на экране, чтобы помочь вам перемещаться по электронной таблице, но не являются частью форматирования ячеек и по умолчанию не печатаются. Чтобы распечатать их, откройте вкладку «Макет страницы» и установите флажок «Печать» в разделе «Линии сетки» в группе «Параметры листа». Этот параметр указывает Excel включать линии сетки экрана в печатный вывод и в любой PDF-файл, созданный на основе вывода на печать.
Параметр «Печать линий сетки» применяется ко всему листу. Вы не можете выборочно печатать линии сетки для некоторых ячеек, а не для других. Если вам нужны выборочные границы, используйте форматирование границ ячеек вместо линий сетки. Границы ячеек являются частью формата ячейки и печатаются независимо от настройки линии сетки. Для электронных таблиц, в которых видимые границы ячеек требуются только для определенных разделов, примените границы к этим ячейкам и оставьте флажок «Печатать линии сетки» снятым.
Настройка области печати для предотвращения появления лишних страниц
Электронные таблицы Excel, которые кажутся умещающимися на одной странице на экране, могут растекаться по нескольким страницам при печати или экспорте в PDF, поскольку область печати простирается до последней ячейки, содержащей какие-либо данные, форматирование или даже просто случайное пространство. Перед экспортом явно укажите область печати. Выберите диапазон ячеек, которые должны появиться в PDF-файле, перейдите в «Макет страницы» и нажмите «Область печати», затем «Задать область печати».
После настройки области печати используйте предварительный просмотр, чтобы проверить, сколько страниц занимает выбранный фрагмент. Электронная таблица, которую вы ожидали уместить на одной странице, может занять четыре страницы, поскольку столбцы широкие и шрифт крупный. В разделе «Макет страницы» настройте параметры масштабирования ширины и высоты, чтобы область печати соответствовала нужному количеству страниц. Установка ширины на 1 страницу приводит к тому, что все столбцы занимают одну ширину страницы. Установка высоты на 1 страницу приводит к тому, что все строки занимают одну высоту страницы.
Включая заголовки строк и столбцов
Номера строк и буквы столбцов (A, B, C вверху и 1, 2, 3 внизу слева) помогают читателям ссылаться на определенные ячейки в PDF-файле. Чтобы включить их, установите флажок «Печать» в разделе «Заголовки» в группе «Параметры листа» на вкладке «Макет страницы». Эта настройка не зависит от настройки линий сетки.
Заголовки строк и столбцов полезны для электронных таблиц, которые будут просматриваться совместно, где кто-то может сказать: «Проверьте ячейку D47», а программа чтения PDF-файлов должна быстро найти D47. Они отвлекают внимание от электронных таблиц, которые служат готовыми отчетами или презентационными материалами. Выбирайте в зависимости от того, как будет использоваться PDF-файл. Справочный документ выигрывает от заголовков. Без них блестящий результат выглядит чище.
| Настройка печати | Расположение в Excel | Влияние на PDF |
|---|---|---|
| Печать линий сетки | Макет страницы > Параметры листа > Линии сетки > Распечатать | Добавляет слабые линии границ ячеек ко всем ячейкам. |
| Печать заголовков | Макет страницы > Параметры листа > Заголовки > Распечатать | Добавляет номера строк и буквы столбцов. |
| Установить область печати | Макет страницы > Область печати > Установить область печати | Определяет, какие ячейки появляются в выходных данных |
| Масштабируйте по размеру | Макет страницы > Масштабировать по размеру > Ширина/Высота | Масштабирует содержимое в соответствии с указанным количеством страниц. |
| Ориентация страницы | Макет страницы > Ориентация > Портрет/Пейзаж | Переключение между вертикальным и горизонтальным расположением |
Обработка разрывов страниц и масштабирование
Автоматические разрывы страниц Excel часто разрывают середину важных строк данных. Разрыв страницы, отделяющий строку сводки от строк сведений, затрудняет понимание обеих страниц. Настройте разрывы страниц вручную в режиме предварительного просмотра разрыва страницы. Перетащите синие линии разрыва страницы в положение между логическими группами данных. Разрывы страниц вручную гарантируют, что каждая страница PDF содержит полный и последовательный набор данных.
Масштабирование меняет читаемость на количество страниц. Масштабирование широкой электронной таблицы до ширины одной страницы может привести к уменьшению текста до 6 пунктов, что станет нечитаемым при печати. Если для соответствия содержимому необходимо масштабирование ниже 70 %, рассмотрите возможность сначала переключиться на альбомную ориентацию, которая обеспечивает большую ширину, или разделить содержимое на несколько страниц с повторяющимися строками заголовков. Читабельность должна определять макет страницы, а не произвольную одностраничную цель.
Обработка объединенных ячеек и условное форматирование при выводе PDF
Объединенные ячейки, охватывающие несколько столбцов или строк в Excel, могут нарушить макет страницы PDF. Объединенная ячейка заголовка, охватывающая столбцы от A до F в электронной таблице, которая печатает столбцы от A до D на первой странице и столбцы от E до F на второй странице, приводит к неуклюжему разделению заголовка по страницам. Отмените объединение ячеек заголовков перед экспортом или поместите заголовки в отдельную строку заголовка, которая печатается на каждой странице, с помощью параметра «Печатать заголовки».
Условное форматирование, цветовые шкалы, гистограммы, наборы значков — все это отображается в PDF-файле, если настройки печати включают цветной вывод. Проверьте PDF-файл в режиме предварительного просмотра, чтобы убедиться, что цвета условного форматирования печатаются правильно и обеспечивают достаточный контраст для удобства чтения. Зелено-желто-красная цветовая шкала, которая выглядит четкой на экране, на монохромном принтере может печататься как неразличимые оттенки серого. Для PDF-файлов, предназначенных для печати, проверьте цветную страницу на целевом принтере, прежде чем приступать к полному экспорту электронной таблицы.
Добавление печатных заголовков для многостраничных таблиц
В электронных таблицах, занимающих несколько страниц, повторение строки заголовка на каждой странице гарантирует, что читатели будут знать, какой столбец какой. На вкладке «Макет страницы» нажмите «Печатать заголовки». На вкладке «Лист» диалогового окна установите повторение строк вверху для строки или строк, содержащих заголовки столбцов. Эти строки печатаются вверху каждой страницы PDF-файла.
Печатные заголовки — это самый важный параметр для многостраничных PDF-файлов с электронными таблицами. 10-страничная электронная таблица без повторяющихся заголовков нечитабельна, поскольку читателю приходится вернуться к первой странице, чтобы запомнить, что содержит столбец F. Одна и та же таблица с повторяющимися заголовками самодокументируется на каждой странице. Несколько секунд настройки печатных заголовков определяют разницу между полезным PDF-файлом и разочаровывающим.