Черный ящик над отредактированным текстом — универсальный символ скрытой информации. Он сообщает читателю, что что-то было удалено. Иногда это правильное послание. В других случаях черный ящик сбивает с толку или тревожит. Финансовый отчет со случайными черными прямоугольниками предполагает скандал. Юридический документ с затемненными разделами вызывает подозрения относительно того, что скрывается. Публикуемая форма с черными ящиками выглядит как подвергнутый цензуре правительственный документ.
Замена отредактированного текста настраиваемыми метками вместо черных прямоугольников меняет сообщение с «здесь что-то скрыто». на «эта информация была удалена по определенной причине». На этикетке указывается категория отредактированной информации, а это зачастую именно то, что читателю необходимо знать.
Почему специальные метки редактирования имеют значение
Пользовательские метки редактирования служат трем целям. Они сообщают читателю, какая информация была удалена, например «[Номер социального страхования]». или «[Номер счета].» Они объясняют, почему, например "[Отредактировано в целях конфиденциальности]" или «[Конфиденциально — результат работы адвоката]». И они обеспечивают последовательную визуальную обработку, которая выглядит намеренно, а не подозрительно. Документ, в котором каждое изменение помечено как «[Личная информация]». сообщает, что редактирование производилось систематически в целях соблюдения конфиденциальности, а не выборочно, чтобы скрыть компрометирующие факты.
Специальные этикетки особенно важны для документов, опубликованных в соответствии с законами о свободе информации или раскрытых в ходе судебного разбирательства. Получающая сторона должна знать, какие категории информации были скрыты, а не просто знать, что что-то было скрыто. Редакция с пометкой «[Привилегия адвоката-клиента]»; сообщает о правовой основе удержания. Черный ящик ни о чем не сообщает, за исключением того, что производитель не хочет, чтобы вы читали то, что находится под ним.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Как применять собственные метки исправлений
Инструмент редактирования WukongPDF включает возможность установки пользовательского наложения текста. Вместо выбора черного прямоугольника в качестве метки редактирования выберите «Пользовательский текст». Введите ярлык, который вы хотите видеть, например «[УДАЛЕНО]». или «[SSN].» Инструмент навсегда удаляет основной контент и помещает текст метки в поле над отредактированной областью.
Выберите формат этикетки, единый для всего документа. Выберите комбинацию цвета текста и цвета фона. Черный текст на светло-сером фоне читается без резкости. Белый текст на черном фоне – традиционный, но строгий вариант. Темно-красный текст на белом фоне с тонкой рамкой сигнализирует о юридической редакции. Какую бы комбинацию вы ни выбрали, используйте ее последовательно. Смешанные стили редактирования в одном документе выглядят небрежно и подрывают идею систематического и тщательного обращения с информацией.
Разработка эффективных меток редактирования
Этикетка должна быть достаточно короткой, чтобы ее можно было поместить в поле для редактирования, не обрезая. Ярлык типа «[Личная информация удалена в соответствии с Политикой конфиденциальности]»; не поместится в узкую рамку для редактирования одного имени. Используйте сокращения или короткие коды для узких редакций и более длинные метки для более широких редакций. Список стандартных кодов сокращений в начале документа помогает читателю расшифровать надписи: SSN соответствует номеру социального страхования, ACN соответствует номеру счета, DOB соответствует дате рождения.
Размер шрифта текста метки должен быть достаточно маленьким, чтобы поместиться, но достаточно большим, чтобы его можно было прочитать. Текст из шести-восьми пунктов подходит для узких редакций. От девяти до десяти пунктов подходят для более широких редакций. Ярлык должен располагаться по центру поля редактирования. Метки, выровненные по левому краю, выглядят смещенными, если поля редактирования различаются по ширине. Инструмент PDF Redaction должен выполнять центрирование автоматически, но перед завершением проверьте результат.
Проверка пользовательских изменений
После применения пользовательских изменений меток убедитесь, что исходное содержимое действительно исчезло. Метка должна появиться вместо исходного текста. Выделите и скопируйте область вокруг исправления. Вставьте его в текстовый редактор. Вставленный текст должен содержать метку редактирования, а не исходный скрытый текст. Если исходный текст появляется в скопированном выводе, значит, редактирование было применено неправильно. Ярлык был размещен как аннотация, а не как постоянная замена контента.
Найдите в документе отредактированные термины. Поиск номера социального страхования не должен дать никаких результатов. Если поиск обнаружит отредактированный текст, это означает, что при редактировании этот экземпляр пропущен. Обычно это происходит, когда текст отображается в неожиданном формате, например с тире или пробелами, которые отличаются от шаблона поиска. Систематическая проверка безопасности PDF, выполняющая поиск каждого отредактированного термина один за другим, выявляет эти оплошности до того, как документ выйдет из-под вашего контроля.
Практичная система маркировки исправлений для организаций, которые регулярно публикуют документы: создавайте стандартные коды исправлений. Правительственные учреждения используют такие коды, как (b)(4) для коммерческой тайны и (b)(6) для конфиденциальности личной информации. Использование аналогичной системы кодирования демонстрирует прозрачность, поскольку читатель знает, что один и тот же код несет одно и то же значение во всем документе и в нескольких выпусках.
При редактировании данных, подобных электронной таблице, где один столбец содержит информацию одного и того же типа во многих строках, одна метка для всего столбца, например «[Номер счета]»; чище, чем маркировка каждой ячейки по отдельности. Нарисуйте один широкий прямоугольник редактирования, охватывающий всю колонку, примените метку один раз, и читатель увидит чистую единую пометку вместо сорока крошечных переполненных меток, которые трудно читать и выглядят загроможденными.
Практический рабочий процесс для документов, которые будут редактироваться несколько раз для разных аудиторий: сохраните исходный неотредактированный файл в качестве основного и создайте на его основе отредактированные версии для конкретной аудитории. Совет директоров получает версию, в которой видны финансовые детали, но отредактирована личная информация. Публика получает версию, в которой отредактированы как финансовые, так и личные данные. Группа внутреннего аудита получает полностью неотредактированный оригинал. Каждая версия создается путем применения к мастер-файлу разного набора пометок редактирования с последующим сохранением копии. Главный файл остается чистым. Версии для конкретной аудитории можно проследить до одного авторитетного источника. Этот подход является стандартной практикой для публичных компаний, готовящих отчеты о прибылях и убытках, где разные заинтересованные стороны имеют разные права доступа к информации.
Пользовательские метки редактирования также выполняют важную функцию доступности. Программа чтения с экрана, обнаружив черный ящик, объявляет «графику»; или вообще ничего не говорит, оставляя пользователя в неведении о том, что информация была удалена. Помеченное редактирование читается вслух как «Отредактировано: номер социального страхования». или «Удалено: личная информация»; предоставляя пользователю программы чтения с экрана тот же контекст, который зрячий читатель получает при чтении этикетки. Это деталь, которая отличает базовое соблюдение требований от действительно комплексной подготовки документов. При создании отредактированных документов для публичного распространения проверьте метки с помощью программы чтения с экрана, чтобы убедиться, что они сообщают правильно.
И последнее соображение относительно меток редактирования в законодательном и нормативном контексте: сама метка может быть оспорена. Противоположная сторона в судебном процессе может утверждать, что такой ярлык, как «Привилегия адвоката-клиента»; преувеличивает степень защиты и требует, чтобы судья рассмотрел основополагающий документ. Прежде чем наклеивать ярлыки привилегий, подтвердите у юриста, что отредактированный материал действительно соответствует заявленной защите. Неправильно помеченное редактирование может быть хуже, чем отсутствие пометки, поскольку оно создает представление о скрытом контенте, которое впоследствии может оказаться ложным. В случае сомнений используйте нейтральные ярлыки, например «Отредактировано». или «Информация скрыта»; которые не утверждают, почему контент был удален.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.