Адреса электронной почты появляются во всех деловых PDF-файлах. В шапке фирменного бланка. В блоке подписи договора. В разделе контакты предложения. В метаданных отчета. Когда эти PDF-файлы публикуются публично, передаются в суд или размещаются в Интернете, эти адреса электронной почты становятся видимыми для всех, кто открывает документ. Сборщики спама очищают их. Фишеры нацелены на них. Правила конфиденциальности требуют, чтобы они были защищены. Редактирование адресов электронной почты из PDF-файла навсегда удаляет их из документа, заменяя их черными ящиками или маркерами удаления, сохраняя при этом окружающее содержимое.
Инструменты редактирования PDF-файлов на основе браузера могут идентифицировать и удалять адреса электронной почты из PDF-файла. Редактирование должно быть постоянным: текст должен быть удален из структуры PDF, чтобы его нельзя было восстановить. Визуального прикрытия недостаточно. В этом руководстве рассказывается, как найти, отредактировать и проверить удаление адресов электронной почты.
PDF Redaction контактной информации особенно важен для документов, на которые распространяются правила конфиденциальности, такие как GDPR, который требует защиты личных данных, включая адреса электронной почты, когда документы публикуются публично.
Поиск адресов электронной почты в PDF-файле
Адреса электронной почты следуют предсказуемому шаблону: локальная часть, знак «at» и домен. Найдите в PDF-файле символ at. Каждый результат поиска — это либо адрес электронной почты, либо ложное срабатывание. Просмотрите каждый результат. Определите, какие адреса электронной почты требуют редактирования. Также обратите внимание, что адреса электронной почты могут отображаться в метаданных документа, которые не видны на страницах. Проверьте в свойствах документа адрес электронной почты автора, контактный адрес электронной почты и любые настраиваемые поля метаданных, которые могут содержать адреса электронной почты.
Поиск адресов электронной почты PDF Redaction должен включать проверку метаданных. Адрес электронной почты, скрытый в метаданных, виден так же, как и адрес, видимый на странице.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Точное редактирование адресов электронной почты
Примените редактирование к каждому адресу электронной почты индивидуально. Нарисуйте прямоугольник редактирования, чтобы охватить весь адрес, не закрывая прилегающий текст. Прямоугольник должен быть немного больше текста, чтобы обеспечить полный охват. После редактирования адрес электронной почты заменяется сплошным черным ящиком. Базовый текст навсегда удаляется из структуры PDF.
Инструменты редактирования WukongPDF поддерживают текстовый поиск и постоянное редактирование. Процесс редактирования PDF Security удаляет текст электронного письма из документа.
Проверка полноты редактирования электронной почты
Найдите в отредактированном документе знак at. Если какой-либо результат поиска возвращает видимый текст, это значит, что при редактировании этот экземпляр пропущен. Обработайте еще раз и проверьте. Также откройте свойства документа и убедитесь, что поля метаданных чистые. Проверка должна быть тщательной, поскольку единственный пропущенный адрес электронной почты противоречит цели редактирования.
Проверка конфиденциальности PDF для редактирования электронной почты подтверждает, что никакая контактная информация не остается доступной в выходных данных.
Редактирование адресов электронной почты из метаданных PDF
Адреса электронной почты часто отображаются в полях метаданных документа «Автор» и «Контакт» в дополнение к видимому содержимому страницы. Откройте свойства документа после редактирования видимых адресов электронной почты. Проверьте каждое поле метаданных на наличие адресов электронной почты. Поле «Автор» может содержать адрес электронной почты создателя. Пользовательские поля могут содержать контактные адреса электронной почты. Отредактируйте или удалите их.
Проверка метаданных PDF Privacy для адресов электронной почты является частью полного рабочего процесса редактирования. Электронная почта в метаданных отображается так же, как и на странице.
Редактирование адресов электронной почты в отсканированных документах
Отсканированные документы сохраняют адреса электронной почты как часть изображения страницы, а не как выбираемый текст. Метод текстового поиска их не найдет. Вручную отсканируйте каждую страницу на наличие рисунка знака «at» на изображении. Нарисуйте прямоугольники редактирования над адресами электронной почты на отсканированных страницах.
PDF Редактирование отсканированных адресов электронной почты — это визуальный ручной процесс. Текстовый поиск не работает по изображениям. Требуется визуальный осмотр.
Создание журнала редактирования для обеспечения соблюдения конфиденциальности электронной почты
В соответствии с GDPR и аналогичными правилами организации должны документировать свои меры по защите данных. Создайте журнал редактирования, записывая каждый документ, из которого были отредактированы адреса электронной почты, дату редактирования и человека, который это выполнил.
Журнал изменений PDF Security демонстрирует соблюдение обязательств по конфиденциальности. Журнал является свидетельством того, что персональные данные обрабатывались должным образом.
Обработка адресов электронной почты в гиперссылках
Адреса электронной почты часто отображаются в виде интерактивных ссылок mailto в PDF-файлах. Видимый текст показывает адрес электронной почты, а действие базовой ссылки открывает почтовый клиент. Оба должны быть удалены. Отредактируйте видимый текст и удалите действие ссылки. Видимое редактирование с активной ссылкой позади него по-прежнему работает при нажатии.
PDF Redaction ссылок mailto требует удаления как визуального текста, так и базовой аннотации ссылки. Любой из них по отдельности является неполным.
Редактирование адресов электронной почты в нижних колонтитулах документов
Адреса электронной почты часто появляются в нижних колонтитулах страниц рядом с названиями компаний и номерами телефонов. Футер повторяется на каждой странице. Отредактируйте адрес электронной почты на одной странице и убедитесь, что редактирование распространяется на все страницы, если инструмент поддерживает повторяющиеся изменения. В противном случае редактируйте каждую страницу индивидуально.
Редактирование нижнего колонтитула PDF Privacy должно охватывать каждую страницу. Пропущенное письмо в нижнем колонтитуле на одной странице раскрывает информацию, которую редактирование должно было защитить.
Автоматизация редактирования электронной почты для больших наборов документов
Для организаций, обрабатывающих сотни документов, автоматизированные инструменты редактирования электронной почты могут сканировать и редактировать адреса электронной почты во всех библиотеках документов. Автоматизация использует сопоставление шаблонов для идентификации адресов электронной почты и единообразно применяет редактирование.
Пакетное редактирование PDF Security для адресов электронной почты масштабирует рабочий процесс до объемов корпоративных документов.
Документирование редактирования электронной почты для соответствия GDPR
Согласно статье 5 GDPR, персональные данные должны обрабатываться законно и прозрачно. Документирование редактирования электронной почты демонстрирует соблюдение требований. Запишите обработанные документы, дату редактирования, использованный метод и правовую основу.
Документация PDF Redaction GDPR представляет собой документ о соответствии требованиям, демонстрирующий ответственное обращение с данными.
Редактирование адресов электронной почты в отсканированных документах
Отсканированные PDF-файлы сохраняют адреса электронной почты в виде изображений. Текстовый поиск их не найдет. Вручную отсканируйте каждую страницу на наличие шаблона знака at. Нарисуйте непрозрачные прямоугольники над адресами электронной почты. Сгладьте документ, чтобы сделать редактирование постоянным.
PDF Redaction отсканированных адресов электронной почты требует визуального осмотра. OCR может распознать или не распознать текст электронного письма. Не полагайтесь на OCR, чтобы найти то, что вам нужно отредактировать.
Создание протокола проверки исправлений
После редактирования адресов электронной почты попросите второго человека проверить редактирование. Второй рецензент ищет в документе оставшиеся видимые адреса электронной почты и проверяет поля метаданных. Две пары глаз улавливают то, что упускает одна.
Протокол проверки PDF Privacy для двух человек подходит для документов, пропущенный адрес электронной почты которых может иметь юридические или нормативные последствия.
Обработка адресов электронной почты в полях формы PDF
PDF-формы могут содержать адреса электронной почты в текстовых полях, раскрывающихся списках или скриптах проверки JavaScript. Проверьте поля формы на наличие адресов электронной почты. Отредактируйте или очистите содержимое поля. Скрытое поле формы с адресом электронной почты — это ожидающая утечка данных.
Проверка полей формы безопасности PDF для адресов электронной почты является частью полного редактирования. Данные формы отделены от содержимого страницы и требуют отдельного внимания.
Использование инструментов редактирования на основе шаблонов для форматов электронной почты
Расширенные инструменты редактирования могут автоматически идентифицировать и редактировать текст, соответствующий шаблонам адресов электронной почты, во всех документах. Инструмент ищет шаблон регулярного выражения адреса электронной почты и применяет редактирование к каждому совпадению. Это быстрее, чем ручной поиск документов с большим количеством адресов электронной почты.
Автоматизированный шаблон PDF Redaction масштабируется для документов с десятками адресов электронной почты, распределенных по множеству страниц. Ручной поиск становится непрактичным при достижении определенного объема.
Редактирование частичных адресов электронной почты и имен пользователей
Иногда в редактировании нуждается только домен или только имя пользователя. Например, редактирование имени пользователя, но оставление домена видимым, показывает, что электронное письмо было отправлено из определенной организации без идентификации личности. Частичное редактирование требует более точного выбора, чем полное редактирование.
Частичное редактирование компонентов электронной почты PDF Privacy обеспечивает более детальный контроль над тем, какая информация защищается, а какая раскрывается.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.