Перекрестные ссылки в документе Word, например ссылки на заголовки, рисунки, таблицы и номера страниц, представляют собой динамические поля, которые обновляются при изменении документа. Преобразование документа в PDF должно сохранить эти ссылки в виде кликабельных ссылок, но настройки экспорта Word в PDF по умолчанию часто нарушают их. Перекрестная ссылка с надписью «См. раздел 3.2 на стр. 14»; в Word становится статическим текстом в PDF. Текст ссылки есть, но ссылка не работает. Сохранение активных перекрестных ссылок во время экспорта PDF требует определенных настроек, а в некоторых случаях — проверки и исправления после экспорта. Это обеспечивает стабильные результаты каждой экспортной операции.
Основные выводы
Перекрестные ссылки Word основаны на внутренних кодах полей, которые ссылаются на другие части документа. Преобразование в PDF с активными перекрестными ссылками требует экспорта с включенными тегами структуры документа и сохранением ссылок. Функция «Экспорт в PDF» в Word включает эти параметры, но они не включены по умолчанию в стандартном рабочем процессе «Сохранить как PDF». Гиперссылки, указывающие на внешние URL-адреса, сохраняются более надежно, чем внутренние перекрестные ссылки.
Почему перекрестные ссылки в словах разрываются при экспорте PDF
Перекрестная ссылка Word — это код поля, а не статический текст. Код поля содержит такие инструкции, как «вставьте номер страницы закладки с именем РазделТри». Когда Word обрабатывает документ для экспорта в PDF, он должен преобразовать каждый код поля в его текущее значение и преобразовать разрешенный текст в поток содержимого PDF. Преобразование имеет две задачи: визуализировать видимый текст и создать кликабельную ссылку из этого текста на указанное место. Рендеринг видимого текста почти всегда успешен, поскольку для этого требуется только преобразовать код поля в текстовое значение. Создание ссылки завершается неудачно, если механизм экспорта PDF не сопоставляет целевой код поля с местом назначения ссылки PDF.
Техническая причина сбоя заключается в том, что система кодов полей Word и система назначения ссылок PDF используют разную внутреннюю адресацию. Код поля Word ссылается на другую часть документа, используя имя закладки или идентификатор заголовка. Система ссылок PDF ссылается на местоположение, используя номер страницы и положение на этой странице. Механизм экспорта должен преобразовать ссылку на закладку Word в координаты страницы PDF. Если этот перевод не удается, видимый текст отображается правильно, но ссылка отсутствует. Эта неудача молчит. Экспортированный PDF-файл выглядит правильно, и вы обнаружите неработающие перекрестные ссылки только тогда, когда вы или получатель нажмете на ссылку, и ничего не произойдет.
Настройки экспорта, сохраняющие перекрестные ссылки в виде PDF-ссылок
Если перекрестные ссылки на рисунки не работают, но перекрестные ссылки на заголовки работают, скорее всего, проблема связана с нумерацией подписей к рисункам в документе Word. Word хранит номера подписей к рисункам в виде полей SEQ, которые отличаются от полей ссылок на заголовки. Обновление всех полей в документе перед экспортом путем нажатия клавиш Ctrl+A, а затем F9 позволяет устранить большинство случаев, когда перекрестные ссылки на рисунки нарушаются во время экспорта.
Чтобы сохранить перекрестные ссылки в виде интерактивных ссылок, используйте «Файл», «Сохранить как», «PDF» и нажмите кнопку «Параметры». В диалоговом окне «Параметры» установите флажок «Создавать закладки с использованием заголовков». для создания структуры закладок PDF на основе стилей заголовков документа. Установите флажок «Теги структуры документа для обеспечения доступности». чтобы включить структурированные навигационные данные, необходимые для перекрестных ссылок. В разделе «Оптимизировать для» выберите «Стандартный (публикация в Интернете и печать)»; а не «Минимальный размер». Параметр «Стандартный» включает данные назначения ссылки, которые параметр «Минимальный размер» исключает.
После экспорта откройте PDF-файл и проверьте несколько перекрестных ссылок из разных разделов документа. Щелкните ссылку на рисунок, ссылку на заголовок раздела и ссылку на номер страницы. Каждый должен перейти в правильное место. Если некоторые ссылки работают, а другие нет, проблема, скорее всего, связана с конкретными кодами полей в документе Word, а не с настройками экспорта. Перекрестные ссылки на заголовки, в которых используются встроенные стили заголовков Word, являются наиболее надежными. Перекрестные ссылки на пользовательские закладки или пронумерованные элементы с использованием пользовательских стилей списков менее надежны, и их, возможно, придется заново создавать в PDF-файле после экспорта. Конвертер Word-to-PDF WukongPDF сохраняет места назначения перекрестных ссылок, сопоставляя закладки Word с именованными местами назначения PDF, что является более прямым переводом, чем стандартный подход на основе координат.
Исправление неработающих перекрестных ссылок после экспорта
Если перекрестные ссылки повреждены после экспорта, наиболее надежным решением будет вручную добавить места назначения ссылок PDF в указанные места и связать текст ссылки с этими местами назначения. В Adobe Acrobat Pro с помощью инструмента «Ссылка» нарисуйте прямоугольник вокруг текста ссылки и установите для действия ссылки значение «Перейти к просмотру страницы». Перейдите к указанному местоположению и установите пункт назначения. Это ручная работа, но каждая ссылка занимает всего несколько секунд. Для документов, в которых точность перекрестных ссылок имеет решающее значение, а количество неработающих ссылок невелико, связывание вручную выполняется быстрее, чем устранение неполадок в настройках экспорта.
Для документов со многими неработающими перекрестными ссылками подумайте, является ли документ кандидатом на связывание по шаблону. Если все перекрестные ссылки имеют единый формат, например «См. раздел X.Y», где XY — номер раздела, который отображается в качестве заголовка в документе, автоматизированные инструменты могут сканировать PDF-файл на наличие этого шаблона и создавать ссылки на соответствующие заголовки. Инструменты связывания на основе шаблонов доступны в некоторых пакетах редактирования PDF и могут обрабатывать сотни перекрестных ссылок за секунды.
Предотвращение проблем с перекрестными ссылками в будущих документах
После настройки правильной конфигурации экспорта сохраните ее как пользовательский стиль PDF в Word. Откройте «Файл», «Сохранить как», «PDF», нажмите «Параметры», настройте все параметры сохранения перекрестных ссылок, а затем сохраните комбинацию как пользовательский набор настроек с описательным именем. Предустановка отображается в раскрывающемся списке параметров экспорта PDF для всех будущих операций экспорта и устраняет необходимость каждый раз перенастраивать параметры.
Прежде чем обрабатывать длинный образец, проверьте настройки экспорта на небольшом образце документа. Создайте двухстраничный документ Word с одним заголовком и одной перекрестной ссылкой на этот заголовок. Экспортируйте его с выбранными вами настройками и проверьте, работают ли перекрестные ссылки в PDF-файле. После подтверждения примените те же настройки ко всему документу. Пример теста занимает две минуты и позволяет избежать разочарований, связанных с обнаружением неработающих перекрестных ссылок после экспорта 200-страничного документа.
Наиболее эффективной мерой предотвращения является использование встроенных стилей заголовков Word и встроенного диалогового окна перекрестных ссылок для всех внутренних ссылок. Не вводите вручную справочный текст, например «См. стр. 12». как статический текст. Встроенная функция перекрестных ссылок вставляет код поля, который механизм экспорта PDF может преобразовать в место назначения ссылки. Введенный вручную текст ссылки не имеет кода поля и не может стать ссылкой независимо от настроек экспорта.
Обновите все поля в документе непосредственно перед экспортом в PDF. Нажмите Ctrl+A, чтобы выбрать весь документ, затем нажмите F9, чтобы обновить все поля. Это гарантирует, что номера страниц в перекрестных ссылках будут отражать окончательную нумерацию страниц, созданную при экспорте PDF. Устаревший код поля, ссылающийся на номер страницы из предыдущего сеанса редактирования, будет неправильным в PDF-файле, даже если ссылка работает. Сочетание обновленных полей и правильных настроек экспорта создает перекрестные ссылки PDF, которые являются точными и кликабельными.
Часто задаваемые вопросы
Сохранятся ли перекрестные ссылки, если PDF-файл позже будет сжат или оптимизирован? Перекрестные ссылки хранятся в виде аннотаций PDF, которые большинство инструментов сжатия оставляют нетронутыми. Однако агрессивная оптимизация, разрушающая структуру документа, может удалить аннотации ссылок. После сжатия PDF-файла с перекрестными ссылками проверьте несколько ссылок, чтобы убедиться, что они сохранились. Если ссылки не работают после сжатия, повторно экспортируйте из исходного документа Word и используйте инструмент сжатия, который явно сохраняет аннотации ссылок.
Могу ли я добавить перекрестные ссылки в PDF-файл, созданный на основе отсканированного документа? Отсканированные PDF-файлы представляют собой изображения и не содержат текста, на который можно ссылаться в традиционном смысле. Вам нужно будет сначала запустить OCR, чтобы создать текстовый слой, а затем вручную добавить места назначения ссылок и аннотации. Этот процесс полностью ручной и практичен только для коротких документов. Для отсканированных документов рассмотрите возможность добавления титульной страницы с оглавлением, созданным вручную, а не пытайтесь добавлять перекрестные ссылки по всему тексту.
Сохранятся ли перекрестные ссылки, если я распечатаю их в формате PDF вместо использования команды «Сохранить как»?
Виртуальный принтер Microsoft Print to PDF обычно не сохраняет никаких ссылок, включая перекрестные ссылки и гиперссылки. Путь печати выравнивает все интерактивные элементы. Всегда используйте «Сохранить как PDF» для документов, в которых важно сохранение ссылок.
Можно ли добавлять перекрестные ссылки в PDF-файл, созданный не в Word?
Да. Большинство редакторов PDF позволяют создавать аннотации ссылок, которые ведут к определенным страницам или именованным местам назначения в документе. Эти созданные вручную ссылки функционируют так же, как и сохраненные перекрестные ссылки. Этот процесс аналогичен исправлению неработающих перекрестных ссылок после экспорта.
Почему мои перекрестные ссылки работают в PDF-файле на моем компьютере, но не работают на компьютере коллеги?
Назначения ссылок PDF хранятся в файле и не зависят от читателя. Если ссылки работают в одном ридере, а в другом нет, проблема в ридере, а не в файле. Возможно, в программе чтения PDF-файлов коллеги отключена навигация по ссылкам, или программа чтения может не поддерживать конкретный тип назначения ссылки, используемый в PDF-файле. Сохранение справочного документа с правильной конфигурацией экспорта обеспечивает единообразное качество вывода для всех членов команды, создающих PDF-файлы из Word.