PDF стал форматом по умолчанию для обмена практически любыми профессиональными материалами, что привело к некоторым ситуациям, когда это действительно неправильный выбор. Сильные стороны формата (фиксированная компоновка, универсальная совместимость, сложность редактирования) в определенных контекстах становятся недостатками. Знание того, когда не следует использовать PDF, избавит людей, с которыми вы работаете, от реальных разногласий, а иногда и вас от создания проблемы, которую вам придется исправлять позже.
Когда получателю необходимо отредактировать контент
PDF — это формат публикации. Отправка PDF, когда вы ожидаете, что получатель внесет изменения — заполнит разделы, реструктурирует контент, добавит собственный материал — отправляет неправильный инструмент для этой работы. Они либо будут бороться с редактором PDF, пытаясь внести изменения, которые в Word займут секунды, либо сначала преобразуют его в редактируемый формат, что приведет к потенциальной потере качества в процессе.
Если контент передается туда и обратно для проверки, совместного редактирования или завершения — отправьте документ Word, ссылку на документ Google или любой другой редактируемый формат, который действительно нужен получателю. Сохраните преобразование Word в PDF для окончательной версии, которая выйдет как готовый результат, а не для документов, которые все еще находятся в разработке.
Когда контент изменится после его отправки
PDF статичен по своей конструкции. После того, как вы его отправите, у получателя будет моментальный снимок документа. Если основное содержимое меняется (обновляется политика, меняются цены, пересматривается процедура), люди, получившие PDF, имеют устаревшую версию и могут не знать об этом.
Для живых документов — политик компании, справочников сотрудников, кратких описаний текущих проектов, часто задаваемых вопросов, справочных руководств — более подходящей является общая ссылка на облачный документ. Когда вы обновляете документ, все, у кого есть ссылка, автоматически получают текущую версию. PDF Format снимок контента, который регулярно меняется, создает проблему управления версиями, которая со временем усугубляется.
Когда ваша аудитория в основном пользуется мобильными устройствами
Просмотр PDF формата A4 или Letter на экране телефона вызывает разочарование. Текст слишком мал, чтобы его можно было прочитать без увеличения, увеличение означает потерю контекста, а горизонтальная прокрутка необходима для контента, который не умещается по ширине экрана. Фиксированный макет, который делает PDF надежным на настольных компьютерах, становится препятствием на мобильных устройствах.
Если основной аудиторией вашего контента являются мобильные пользователи (документ для клиентов, информационный бюллетень, практическое руководство), подумайте, что лучше им подойдет: веб-страница, электронное письмо или формат, оптимизированный для мобильных устройств. Если PDF требуется по другим причинам (архивирование, печать, официальная отправка), имейте в виду, что удобство чтения на мобильных устройствах будет неоптимальным, и создавайте соответствующий дизайн: более крупные шрифты, более короткие длины строк, макеты в одну колонку и минимальное использование деталей мелкого шрифта.
Когда вам нужно, чтобы контент был доступен для поиска в Интернете
Поисковые системы могут индексировать PDF, но делают это менее тщательно, чем HTML-страницы. PDF не поддерживают внутренние ссылки, навигационную цепочку, разметку структурированных данных или семантические сигналы, которые помогают поисковым системам понимать и ранжировать контент. Хорошо структурированная веб-страница обгонит эквивалентную PDF в результатах поиска по большинству запросов.
Если цель состоит в том, чтобы сделать контент доступным для поиска с помощью поиска — сообщение в блоге, статья в базе знаний, руководство по продукту — HTML — лучший формат. PDF работает, когда контент предназначен для загрузки и использования в автономном режиме, а не тогда, когда основной целью является видимость в органическом поиске. Публикация 40-страничного руководства в формате PDF вместо веб-страницы приводит к потере поискового трафика.
Когда несколько человек должны работать над этим одновременно
PDF не имеет возможности совместной работы в реальном времени. Несколько человек могут добавлять аннотации в PDF, но они не могут одновременно редактировать содержимое, видеть изменения друг друга в реальном времени или разрешать конфликты между параллельными изменениями. Для любого документа, который требует участия команды во время создания (предложение, составленное несколькими авторами, отчет с участием нескольких отделов), платформа для совместной работы является подходящей средой.
Для этого созданы Google Docs, Microsoft 365, Notion и подобные инструменты. PDF появляется в конце процесса совместной работы, когда контент окончательно доработан и его необходимо опубликовать или распространить в фиксированном формате.
Когда интерактивность является частью опыта
PDF-файлы могут содержать ограниченную интерактивность — заполняемые поля форм, кликабельные гиперссылки, встроенное видео в Acrobat — но они являются плохой заменой по-настоящему интерактивных цифровых возможностей. Процесс регистрации клиентов, конфигуратор продукта, интерактивный тест, информационная панель — все это должно быть в браузере, а не в PDF.
Тест прост: нужно ли пользователю делать что-то большее, чем просто читать, заполнять или печатать? Если для взаимодействия требуются варианты навигации, динамический контент или что-то еще, что реагирует на ввод пользователя не только при заполнении формы, PDF — неправильный контейнер. Вместо этого используйте веб-приложение, целевую страницу или специальный инструмент.
PDF — отличный формат, но не для всего
PDF — это подходящий формат для готовых документов, которые должны везде выглядеть одинаково, надежно архивироваться или подаваться официально. Это неправильный формат для контента, который находится в разработке, контента, который регулярно обновляется, контента, предназначенного в первую очередь для мобильных устройств или поиска, или контента, требующего совместной работы в режиме реального времени. Соответствие формата реальному варианту использования (вместо использования по умолчанию PDF, потому что он знаком) делает контент более полезным для всех, кто его получает.