Преобразование диаграмм и графиков Excel в PDF кажется простым — и обычно это так. Но в зависимости от того, как вы это сделаете, вы можете получить обрезанные диаграммы, отсутствующие легенды, цвета, не соответствующие экранной версии, или файл настолько большого размера, что поделиться им будет невозможно. Несколько обдуманных решений перед экспортом определяют разницу между чистым результатом и результатом, требующим исправления.
Что вы на самом деле конвертируете
Диаграммы Excel представляют собой векторные объекты, когда они находятся внутри Excel — они отображаются на основе данных, а не сохраняются в виде фиксированных изображений. Когда вы конвертируете книгу в PDF, Excel отображает эти диаграммы в PDF в момент экспорта. Качество рендеринга зависит от настроек экспорта, а также от размера и расположения диаграмм на листе.
Это отличается от сохранения диаграммы в виде изображения (PNG, JPG) и последующего добавления ее в PDF — этот процесс растрирует диаграмму с фиксированным разрешением. Встроенное преобразование Excel в PDF сохраняет диаграмму как высококачественную визуализацию без ограничения разрешения, что является одной из причин использовать ее вместо маршрута изображения для большинства целей.
Экспорт отдельной диаграммы как отдельной PDF
Если вам нужна только диаграмма, а не окружающие ее данные электронной таблицы, щелкните диаграмму, чтобы выбрать ее, затем перейдите в меню «Файл» > Распечатать. Если выбрана диаграмма, в предварительном просмотре Excel отображается диаграмма, заполняющая страницу, а не вся электронная таблица. Выберите «Сохранить как PDF» или принтер PDF, и вы получите PDF, содержащий только диаграмму, размер которой соответствует странице.
Перед экспортом внимательно проверьте предварительный просмотр печати. Диаграмма должна заполнять страницу, не обрезая ее по краям. Если диаграмма выходит за пределы области печати, измените ее размер в Excel (перетащите границы диаграммы) или отрегулируйте поля страницы перед экспортом. То, что вы видите в предварительном просмотре, соответствует тому, что вы получаете в PDF.
Экспорт диаграмм вместе с данными
Если диаграмма должна отображаться рядом с вспомогательными данными — графиком, под которым видна основная таблица, — сначала установите область печати. В Excel выберите ячейки и диаграмму, которые вы хотите включить, перейдите в раздел «Макет страницы» > Область печати > Установите область печати, затем экспортируйте. В PDF отображается только выбранный диапазон.
Перед экспортом проверьте следующие настройки в макете страницы:
- Ориентация. широкие диаграммы часто лучше работают в альбомной ориентации. Переключитесь с книжной ориентации на альбомную, если диаграмма обрезается с правой стороны.
- Масштаб: «По размеру листа на одной странице»; Параметр «Масштабировать по размеру» может помочь, если содержимое слишком широкое, но используйте его осторожно — слишком маленькое масштабирование делает подписи диаграммы и точки данных неразборчивыми.
- Поля: узкие поля дают диаграммам больше места. Макет страницы > Поля > В узком режиме используются поля размером 0,75 дюйма вместо значения по умолчанию в 1 дюйм, что может быть разницей между четкой посадкой диаграммы и слегка обрезанной.
Когда цвета в PDF выглядят иначе
В диаграммах Excel используются цвета RGB, предназначенные для отображения на экране. При преобразовании в PDF и последующей печати эти цвета преобразуются в CMYK, что может привести к изменению определенных оттенков — особенно яркого синего, зеленого и оранжевого. Если точность цветопередачи имеет значение для конечного результата, проверьте PDF на калиброванном экране, прежде чем отправлять его на печать.
Для диаграмм, которые будут просматриваться только на экране — в электронной почте, в общем PDF, на презентации — сдвиг цвета при преобразовании CMYK не имеет значения. Цвета в PDF будут достаточно близко соответствовать экранной версии для практических целей.
Преобразование файлов Excel без установленного Excel
Если Excel недоступен — вы используете компьютер без Office или получили файл .xlsx и вам необходимо быстро его преобразовать — инструмент Excel в PDF от WukongPDF на сайте www.wukongpdf.com преобразует файлы Excel, включая диаграммы, прямо в браузере. Загрузите файл .xlsx и загрузите PDF без установки Excel.
Качество вывода диаграмм в целом хорошее для стандартных типов диаграмм — столбчатых, линейных, круговых, точечных. Сложные диаграммы с пользовательским форматированием, несколькими осями или специализированными типами диаграмм могут отображаться с небольшими отличиями от исходной версии Excel. Для получения важных результатов, где важен точный внешний вид диаграммы, по возможности используйте собственный экспорт Excel и проверяйте результат перед распространением.
Управление размером файла после преобразования
Книги Excel со многими диаграммами или диаграммами, содержащими большие наборы данных, могут создавать значительные файлы PDF. Если полученный файл слишком велик для удобного совместного использования, после экспорта запустите его с помощью инструмента PDF Compression. Сжатие WukongPDF хорошо справляется с объемными диаграммами PDF — векторная визуализация диаграмм эффективно сжимается без потери качества, которую можно наблюдать при сжатии растровых изображений. Среднее сжатие обычно уменьшает объем PDF с диаграммами на 40–60 % без заметной визуальной разницы.