Что такое PDF-закладки и почему они важны
Закладки PDF — это интерактивные навигационные ссылки, которые появляются на боковой панели большинства программ просмотра PDF-файлов. Они функционируют как интерактивное оглавление, позволяя читателям переходить непосредственно к определенным разделам документа одним щелчком мыши. В PDF-файле с закладками значительно легче ориентироваться, чем в PDF-файле без него, особенно в случае длинных документов, таких как отчеты, руководства и электронные книги, прокрутка которых для поиска определенного раздела занимает много времени и является неточной.
Правильные стили заголовков в Word преобразуются непосредственно в структуру закладок с возможностью навигации в экспортированном PDF-файле.
Закладки делают длинные документы удобными для использования, позволяя читателям перейти к любому разделу одним щелчком мыши.
При экспорте документа Word в документ PDF стили заголовков, примененные вами в Word, становятся структурой закладок в PDF-файле. Заголовок 1 в Word становится закладкой верхнего уровня. Заголовок 2 становится подзакладкой, вложенной в предыдущий заголовок 1. Такое автоматическое преобразование структуры документа в структуру навигации является одной из наиболее полезных функций процесса экспорта PDF и не требует никаких дополнительных действий, кроме правильного использования стилей заголовков в исходном документе.
Документ без закладок заставляет читателей прокручивать или использовать функцию поиска для поиска определенного контента. Для 50-страничного отчета найти раздел 4.3 без закладок означает прокрутить три предыдущих раздела или предположить, что раздел 4.3 начинается примерно со страницы 35. При наличии закладок читатель переходит непосредственно к разделу 4.3 с боковой панели, независимо от того, на какой странице он находится. Такое удобство навигации ожидается в профессиональных документах, и его отсутствие сразу же замечается читателями, привыкшими работать с хорошо структурированными PDF-файлами.
Как создать документ Word с заголовками, которые станут закладками PDF
Примените стили заголовков к заголовкам разделов в Microsoft Word. Выделите текст, который хотите сделать закладкой, и примените «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3» из галереи «Стили» на вкладке «Главная». Заголовок 1 предназначен для основных разделов. Заголовок 2 предназначен для подразделов основного раздела. Заголовок 3 предназначен для подразделов внутри подраздела. Эта иерархическая структура напрямую преобразуется в иерархию закладок PDF.
Используйте стили заголовков последовательно во всем документе. В заголовке каждого раздела на одном организационном уровне должен использоваться один и тот же стиль заголовка. Несогласованность, например использование заголовка 2 для некоторых подразделов и ручное форматирование полужирного текста для других, приводит к неполной структуре закладок, при которой некоторые разделы отображаются на боковой панели PDF, а другие отсутствуют.
Настройте внешний вид заголовка с помощью инструментов изменения стиля Word. Вы можете изменить шрифт, размер, цвет и интервал любого стиля заголовка, не влияя на его роль в структуре документа. Внешний вид заголовков и их структурная роль как генераторов закладок независимы. Настройте внешний вид в соответствии с дизайном вашего документа, сохраняя при этом структурную функцию стилей заголовков.
Параметры PDF Export в Word включают параметры, влияющие на создание закладок. В диалоговом окне параметров PDF, доступном через кнопку «Параметры» в диалоговом окне «Сохранить как PDF», убедитесь, что установлен флажок «Создавать закладки с использованием заголовков». Этот параметр указывает Word преобразовать стили заголовков в закладки PDF. Если этот параметр не отмечен, закладки не создаются независимо от того, насколько хорошо в вашем документе используются стили заголовков.
Экспорт документа Word в PDF с закладками в Windows и Mac
В Windows перейдите в «Файл», выберите «Экспорт» и выберите «Создать документ PDF/XPS». Нажмите кнопку «Создать PDF/XPS». В диалоговом окне сохранения нажмите кнопку «Параметры». В разделе «Включить непечатаемую информацию» установите флажок «Создавать закладки с использованием заголовков». Выберите уровни заголовков, которые вы хотите включить в качестве закладок. Вы можете включить только заголовки верхнего уровня или все уровни заголовков до заголовка 9. Нажмите «ОК», выберите место сохранения и нажмите «Опубликовать».
На Mac перейдите в «Файл», выберите «Сохранить как» и выберите «PDF» в раскрывающемся списке форматов. Перед сохранением нажмите кнопку «Параметры», если она доступна, и отметьте опцию создания закладок из заголовков. Версия Word для Mac имеет меньше возможностей экспорта PDF, чем версия для Windows, но базовое преобразование заголовка в закладку работает таким же образом.
После экспорта откройте PDF-файл и убедитесь, что закладки отображаются на боковой панели. В большинстве программ просмотра PDF-файлов панель закладок доступна с помощью значка на боковой панели или пункта меню «Вид». Разверните дерево закладок, чтобы увидеть все уровни. Щелкните каждую закладку, чтобы убедиться, что она переходит в правильный раздел. Отсутствие или неправильное расположение закладок указывает на то, что стили заголовков применялись в исходном документе Word непоследовательно.
Инструменты PDF Export WukongPDF могут добавлять закладки к существующим PDF-файлам на основе обнаруженного текста заголовка, даже если исходный документ не был экспортирован с включенным созданием закладок. Это апостериорное добавление закладок полезно для PDF-файлов, полученных от других людей, которым не хватает правильной структуры навигации.
Формат PDF хранит закладки как часть структуры документа. Закладки не влияют на внешний вид страниц PDF. Они существуют только на боковой панели навигации. Документ с закладками выглядит идентично документу без закладок при просмотре в полностраничном режиме. Разница заключается в том, насколько легко читатель может перейти к конкретному контенту.
Добавление закладок в существующий PDF-файл, в котором они отсутствуют
Если вы получили PDF-файл без закладок и не можете запросить повторный экспорт из исходного документа Word, некоторые инструменты могут добавить закладки постфактум. Adobe Acrobat Pro может автоматически определять заголовки в PDF-файле на основе размера шрифта и шаблонов форматирования, а также создавать закладки на основе обнаруженных заголовков. Для автоматического обнаружения требуется, чтобы заголовки визуально отличались от основного текста, что справедливо для большинства профессионально отформатированных документов.
Создание закладок вручную — это вариант для коротких документов или документов, автоматическое обнаружение которых не удается. В большинстве редакторов PDF с поддержкой закладок вы можете перейти на страницу, выбрать инструмент закладок и создать новую закладку в текущей позиции страницы.
Введите имя закладки, и оно появится на боковой панели навигации. Создание вручную удобно для документов объемом до 20 страниц. Для более длинных документов автоматическое обнаружение существенно экономит время.
Инструменты редактирования PDF WukongPDF могут автоматически создавать закладки на основе обнаруженных заголовков, добавляя навигацию к PDF-файлам, которые были экспортированы без них. Загрузите PDF-файл, запустите инструмент создания закладок и загрузите версию с закладками. Инструмент анализирует форматирование и макет текста, чтобы определить кандидатов на заголовок, создавая удобную для навигации структуру документа из ранее плоского PDF-файла.
Для очень длинных документов, таких как руководства, учебники или нормативные документы, которые занимают сотни страниц, закладки — это не просто удобство. Они необходимы для удобства использования. 300-страничное техническое руководство без закладок практически неперемещаемо. Читатель должен прокручивать или использовать текстовый поиск, чтобы найти определенные разделы, а текстовый поиск работает только в том случае, если читатель знает точную терминологию, используемую в заголовке раздела. Закладки наглядно отображают структуру документа и позволяют читателям перейти к любому разделу одним щелчком мыши.
Закладки также поддерживают требования доступности для цифровых документов. Пользователи программ чтения с экрана полагаются на закладки для эффективной навигации по длинным PDF-файлам так же, как зрячие пользователи полагаются на оглавление.
Правильно созданный PDF-файл с закладками соответствует стандартам доступности, включая требования PDF/UA и WCAG 2.1 к структуре документа с возможностью навигации. Создание закладок на основе стилей заголовков — это самый простой способ удовлетворить эти требования доступности.
Отправляя PDF-файл с закладками получателям, которые, возможно, не знакомы с панелью закладок, включите в электронное письмо или введение в документ краткое примечание, объясняющее, как получить доступ к закладкам. Многие пользователи PDF никогда не открывают боковую панель и не знают, что документ имеет интерактивную структуру навигации. Простая инструкция по поиску значка закладки на боковой панели средства просмотра PDF-файлов может значительно улучшить качество обслуживания получателя.
Для документов, которые будут читаться в основном на экране, закладки, возможно, более важны, чем печатная страница оглавления. Оглавление требует, чтобы читатель запомнил номер страницы, прокрутил ее до этой страницы и визуально нашел раздел. Закладка одним щелчком мыши переносит читателя прямо в раздел. Для чтения с экрана закладки являются превосходным механизмом навигации, и каждый документ, предназначенный для чтения с экрана, должен включать их.
Закладки могут быть вложены на несколько уровней, чтобы отразить полную иерархию документа. Трехуровневая структура закладок с главами, разделами и подразделами позволяет читателям переходить к любому уровню детализации, который им нужен. Большинство программ просмотра PDF-файлов отображают вложенные закладки в виде расширяемого дерева, поэтому читатели могут свернуть разделы, которые им не интересны, и развернуть нужные разделы. Эта навигация по дереву является быстрой и интуитивно понятной для всех, кто использовал файловый браузер или структуру папок электронной почты.
При экспорте из Word закладки создаются только на основе стилей заголовков. Другие элементы документа, которые могут служить полезными точками навигации, например подписи к рисункам, заголовки таблиц или записи указателя, не преобразуются автоматически в закладки. Для документов, в которых эти элементы нуждаются в навигации по закладкам, добавьте закладки вручную после экспорта PDF с помощью редактора PDF, поддерживающего создание закладок.
Закладки также улучшают работу с PDF при печати документа. Хотя сами закладки не отображаются на печатных страницах, PDF-файл с хорошо структурированным деревом закладок обычно имеет хорошо структурированную иерархию заголовков, благодаря чему в документе легче ориентироваться как при печати, так и на экране. Стили заголовков, которые создают закладки, также создают логическую схему документа, удобную для всех форм чтения.