Зачем конвертировать PDF в Документы Google для редактирования
Документы Google бесплатны, работают в любом браузере и автоматически сохраняют документы на Google Диск. Преобразование PDF в формат, совместимый с Word, который можно открыть в Google Docs, позволяет редактировать содержимое документа без покупки или установки какого-либо программного обеспечения для редактирования PDF-файлов. В результате преобразования PDF-содержимое будет добавлено на ваш Google Диск в виде редактируемого документа, которым вы сможете делиться, работать над ним совместно и получать к нему доступ с любого устройства.
Google Диск сохраняет исходный PDF-файл вместе с преобразованным документом Google Docs для удобства использования.
Качество преобразования значительно улучшилось, но для сложных документов по-прежнему требуется ручная очистка.
PDF Converter, встроенный в Google Диск, автоматически выполняет преобразование, когда вы открываете PDF-файл с помощью Google Docs. Преобразование извлекает текст, изображения и базовое форматирование из PDF-файла и создает документ Google Docs. Качество конвертации зависит от сложности исходного PDF. Простой текстовый документ конвертируется без проблем. Сложный документ с несколькими столбцами, встроенными таблицами и пользовательскими шрифтами требует дополнительной очистки вручную после преобразования.
Для пользователей, которые в основном работают в Google Workspace, преобразование PDF-файлов в Google Docs интегрирует PDF-содержимое в существующий рабочий процесс.
Отчет в формате PDF, преобразованный в Документы Google, может редактироваться одновременно несколькими членами команды, при этом изменения отслеживаются и сохраняются автоматически. Преобразованный документ можно экспортировать обратно в PDF после завершения редактирования, выполняя обратный путь от PDF к редактируемому документу и обратно.
Шаг за шагом: преобразование PDF в Документы Google
Загрузите PDF-файл на Google Диск, перетащив его в веб-интерфейс Диска, нажав кнопку «Создать» и выбрав «Загрузить файл» или сохранив PDF-файл непосредственно на Диске из Gmail или другого приложения Google. Когда PDF-файл окажется на Диске, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Открыть с помощью», затем выберите «Документы Google». Google Диск преобразует PDF-файл в документ Google Docs и открывает его в новой вкладке браузера.
Преобразование может занять от нескольких секунд до минуты в зависимости от размера и сложности PDF-файла. Во время преобразования Google Диск извлекает текст, пытается идентифицировать заголовки, списки и таблицы и размещает изображения примерно в их исходных положениях. Преобразованный документ появится в Документах Google с исходным именем PDF-файла и значком Документов Google, указывающим, что теперь это редактируемый документ.
Исходный PDF-файл остается неизменным на Google Диске. Google Docs создает новый документ из содержимого PDF. Оба файла существуют на вашем Диске. Исходный PDF-файл служит справочным материалом при редактировании версии Google Docs. Если при преобразовании возникают ошибки, вы можете сравнить отредактированный документ с исходным PDF-файлом, чтобы убедиться в точности.
После редактирования документа Google Docs экспортируйте его обратно в PDF, перейдя в раздел «Файл», «Загрузить» и выбрав «PDF Document». Экспортированный PDF-файл включает в себя все ваши изменения, и его можно публиковать, распечатывать или архивировать, как и любой другой PDF-файл. При двустороннем преобразовании ваши изменения сохраняются при создании стандартного PDF-файла.
Чего ожидать от качества преобразования
Текст преобразуется наиболее надежно. Абзацы, предложения и слова обычно передаются правильно, с сохранением исходного текстового содержимого. Стили шрифтов, такие как жирный, курсив и подчеркивание, обычно сохраняются при преобразовании. Размеры и цвета шрифтов могут измениться, поскольку в Документах Google используются шрифты по умолчанию, отличные от исходного PDF-файла, и при преобразовании шрифты PDF могут быть сопоставлены с ближайшими доступными шрифтами Документов Google.
Изображения преобразуются, но могут смещаться. Преобразование помещает изображения примерно в их исходные места в текстовом потоке. Изображения, привязанные к определенным позициям в PDF-файле, могут отображаться вместе с текстом в Документах Google. Сложные макеты изображений, в том числе изображения с обтеканием текстом, могут потребовать ручной настройки после преобразования.
Таблицы конвертируются с переменным успехом. Простые таблицы с четкими границами ячеек обычно преобразуются правильно. Таблицы с объединенными ячейками, вложенными заголовками или нерегулярной структурой могут быть фрагментированы или смещены в выходных данных Документов Google. После преобразования внимательно просмотрите каждую таблицу и вручную откорректируйте все ячейки, которые были объединены, разделены или смещены в процессе преобразования.
Функции PDF Editor в Документах Google предназначены для редактирования документов, а не для реконструкции PDF-файлов. Будьте готовы потратить некоторое время на очистку преобразованного документа, особенно для сложных PDF-файлов. Время очистки обычно меньше, чем время, необходимое для перепечатки документа с нуля, что является практическим сравнением при оценке целесообразности преобразования.
Советы по улучшению преобразования PDF в Документы Google
Исходное качество PDF напрямую влияет на успех преобразования. PDF-файл, созданный непосредственно в текстовом процессоре, например документ Word, экспортированный в PDF, преобразуется лучше, чем отсканированный PDF-файл, поскольку текст уже сохранен в виде символов, а не в виде изображений. Если вы контролируете процесс создания PDF-файла, экспорт из исходного приложения с настройками сохранения текста обеспечивает наилучшее преобразование.
Для отсканированных PDF-файлов запустите распознавание текста перед преобразованием в Документы Google. Google Диск включает встроенную функцию оптического распознавания символов, которая активируется при открытии отсканированного PDF-файла с помощью Google Docs.
OCR распознает текст на отсканированных изображениях и создает редактируемый текстовый слой. Точность распознавания зависит от качества сканирования. Чистые сканы с высоким разрешением обеспечивают лучшее распознавание, чем сканы с низким разрешением или искаженные.
Конвертер PDF в Word WukongPDF позволяет создавать редактируемые документы, которые можно загрузить на Google Диск и открыть с помощью Google Docs. Преобразование сохраняет текст, форматирование и структуру таблиц, создавая выходные данные, которые требуют меньше ручной очистки, чем прямое преобразование Google Docs для сложных документов. Использование специального инструмента преобразования в качестве этапа предварительной обработки перед редактированием Документов Google может значительно сэкономить время на очистку важных или сложных PDF-файлов.
Для PDF-файлов, содержащих смесь текста и сложного форматирования, двухэтапный рабочий процесс преобразования часто дает лучшие результаты. Сначала преобразуйте формат PDF в Word с помощью специального конвертера PDF в Word, который обычно обрабатывает сложное форматирование лучше, чем прямое преобразование Документов Google. Затем загрузите файл Word на Google Диск и откройте его с помощью Google Docs, который обеспечивает более плавное преобразование Word в Docs, чем преобразование PDF в Docs. Этот двухэтапный подход добавляет к процессу несколько минут, но может значительно сократить объем ручной очистки, необходимой для сложных документов.
Документы Google автоматически сохраняют все изменения и ведут полную историю версий. После того, как вы потратите время на очистку преобразованного PDF-файла, история версий станет страховкой от случайного удаления или ошибок форматирования. Вы можете просмотреть предыдущие версии документа и восстановить любое предыдущее состояние. Такое автоматическое управление версиями означает, что вы можете экспериментировать с изменениями форматирования, зная, что предыдущую версию всегда можно восстановить.
Преобразование Документов Google обрабатывает распространенные элементы форматирования, включая жирный шрифт, курсив, подчеркнутый текст, базовые списки и простые таблицы. К элементам, которые обычно плохо переносят преобразование, относятся текстовые поля, сложные многоколоночные макеты, встроенные шрифты и расширенное форматирование, например буквицы или обтекание изображений текстом. Понимание этих ограничений поможет вам установить реалистичные ожидания и спланировать ручную очистку, которая потребуется после преобразования.
Google Docs по умолчанию помещает преобразованный документ в корень вашего Google Диска. После преобразования переместите документ в соответствующую папку проекта и переименуйте его, если имя по умолчанию, основанное на исходном имени файла PDF, недостаточно информативно. Выполнение этих организационных шагов сразу после преобразования не позволит документу потеряться среди множества файлов в корне загруженного Google Диска.
совместное редактирование, поделитесь преобразованным документом Google Docs со своими соавторами, используя настройки общего доступа на Google Диске. Несколько человек могут просматривать и редактировать документ одновременно, при этом изменения каждого человека отображаются в режиме реального времени. Комментарии и предложения можно добавлять без изменения текста документа, что поддерживает рабочие процессы проверки и утверждения, которые сложно реализовать напрямую с файлами PDF.
Качество преобразования PDF в Документы Google значительно улучшилось за последние годы, поскольку Google инвестировал в технологию лучшего понимания документов. Документы, которые пять лет назад могли бы привести к почти непригодным для использования преобразованиям, теперь преобразуются с приемлемой точностью. Хотя ручная очистка по-прежнему необходима для сложных документов, объем необходимой очистки существенно снизился.
Преобразование Документов Google лучше всего работает с PDF-файлами, которые изначально были созданы из документов текстового редактора. PDF-файлы, которые начинались как презентации PowerPoint, электронные таблицы Excel или экспортированные приложения для проектирования, могут конвертироваться менее четко, поскольку их макеты фундаментально отличаются от макета плавного текста, который ожидает Google Docs. Понимание типа исходного документа помогает предсказать, насколько хорошо будет работать преобразование и какой объем ручной очистки уйдет в бюджет.
Возможность конвертировать PDF-файлы в Google Docs для редактирования является частью более широкой тенденции к совместимости облачных документов. По мере того, как все больше организаций переносят свои рабочие процессы с документами на облачные платформы, возможность плавного перемещения контента между форматами PDF, текстовой обработки и совместной работы становится все более важной. Понимание этого рабочего процесса преобразования позволяет вашим навыкам работы с документами соответствовать тому, как современные организации фактически работают с документами в разных форматах и на разных платформах.
Документы Google поддерживают экспорт отредактированного документа обратно в PDF, в формат Word, в обычный текст и в некоторые другие форматы. Такая гибкость экспорта означает, что преобразование Документов Google может служить промежуточным шагом для преобразования PDF-файла в любой формат, который могут экспортировать Документы Google.
PDF-файлы, которые будут редактироваться совместно командой, подход Google Docs часто более практичен, чем передача PDF-файла по электронной почте, поскольку несколько человек могут работать над документом одновременно и видеть изменения друг друга в режиме реального времени.