В вашем документе Word есть оглавление, перекрестные ссылки на рисунки и разделы, сноски со ссылками туда и обратно, а также гиперссылки на внешние веб-сайты. Вы экспортируете его в PDF, открываете результат и нажимаете на перекрестную ссылку с надписью «См. раздел 3.2 на странице 14». Ничего не происходит. Ссылка является мертвым текстом. Кликабельная структура, упрощающая навигацию по документу Word, не сохранилась после преобразования.
Перекрестные ссылки, гиперссылки и записи оглавления могут пережить преобразование из Word в PDF, но только если включены правильные настройки экспорта и в документе используются встроенные функции Word, а не обходные пути вручную. Разница между PDF-файлом, в котором каждая ссылка является рабочей ссылкой, и PDF-файлом, в котором каждая ссылка представляет собой мертвый текст, сводится к нескольким настройкам, проверка которых занимает несколько секунд.
Основной принцип: используйте встроенные функции Word, а не ручное форматирование
Каждая функция Word, создающая интерактивную ссылку во время преобразования Word в PDF, зависит от того, в каком документе используются автоматизированные инструменты Word, а не ввод текста вручную. Оглавление, созданное с помощью «Вставки», «Оглавление» будет экспортироваться как интерактивные записи. Оглавление, введенное вручную в виде обычного текста, будет экспортировано как мертвый текст. Перекрестные ссылки, вставленные с помощью «Вставки». Перекрестные ссылки будут экспортированы как кликабельные ссылки. Текст, который вы набрали вручную как «См. стр. 14». будет экспортироваться как мертвый текст, поскольку Word не может узнать, что это ссылка.
Этот принцип распространяется на каждый навигационный элемент. Используйте «Вставка», «Гиперссылка» для внешних URL-адресов, а не вводите «www.example.com». как обычный текст и используя автоматическое форматирование Word, чтобы он выглядел как ссылка. Используйте «Вставка», «Закладка», чтобы создать опорные точки для внутренней навигации. Используйте встроенные стили заголовков Word: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3, а не форматируйте текст вручную, чтобы он выглядел как заголовки с жирным шрифтом и изменением размера шрифта. Каждая встроенная функция генерирует в документе структурированные данные, которые механизм экспорта PDF может преобразовать в работающие PDF-ссылки, закладки и перекрестные ссылки.
Настройка параметров экспорта PDF для рабочих ссылок
При экспорте из Word в PDF с помощью команд «Файл», «Сохранить как», «PDF» или «Файл», «Экспорт», «Создать PDF» настройки по умолчанию не всегда сохраняют интерактивные элементы. Нажмите кнопку «Параметры» в диалоговом окне «Сохранить как PDF», чтобы открыть настройки экспорта. В разделе «Включить непечатаемую информацию» убедитесь, что параметр «Создавать закладки с использованием заголовков» проверяется. Это преобразует стили заголовков в закладки PDF. Убедитесь, что "Свойства документа" Этот флажок установлен, если вы хотите, чтобы метаданные PDF включали название и автора документа Word. В разделе «Параметры PDF» установите флажок «Соответствует ISO 19005-1 (PDF/A)». только в том случае, если вам необходимо соответствие требованиям к архивированию PDF/A и вы понимаете, что этот параметр может отключить некоторые интерактивные функции.
Самая важная настройка перекрестных ссылок вообще не находится в диалоговом окне «Параметры». Это находится в основных настройках Word. Перейдите в «Файл», «Параметры», «Дополнительно» и прокрутите до раздела «Показать содержимое документа». Убедитесь, что параметр «Показывать коды полей вместо их значений»; не отмечен. Если коды полей отображаются, при экспорте в PDF будет экспортирован необработанный текст кода поля, например "{ REF _Ref12345 \h }" вместо разрешенного ссылочного текста. В экспортированном PDF-файле вместо номеров страниц и заголовков разделов будут отображаться коды полей, что намного хуже, чем неработающие ссылки.
Как убедиться, что перекрестные ссылки сохранились после преобразования
После экспорта PDF не думайте, что все работает. Откройте PDF-файл и методично протестируйте несколько ссылок. Щелкните запись оглавления. Он должен перейти к соответствующему заголовку. Щелкните перекрестную ссылку, например «См. рис. 3 на странице 7». Должен перейти к рисунку 3. Щелкните внешнюю гиперссылку. Он должен открыть URL-адрес в браузере по умолчанию. Если что-то из этого не удалось, значит, необходимо изменить настройки экспорта или в исходном документе используется ручное форматирование вместо встроенных функций.
Сноски и концевые сноски заслуживают особого внимания, поскольку они содержат двунаправленные ссылки. Щелкните номер ссылки на сноску в основном тексте. Он должен перейти к сноске внизу страницы. Затем найдите обратную ссылку в самой сноске, которая позволяет вернуться к контрольной точке в основном тексте. Word экспортирует как нисходящие, так и восходящие ссылки, если в документе используются «Вставка», «Сноска», а не введенные вручную надстрочные индексы. Ручные номера сносок мертвы с обоих концов.
Что делать, если перекрестные ссылки разрываются во время экспорта
Если перекрестные ссылки в экспортированном PDF-файле повреждены, исправление находится в исходном документе Word, а не в PDF-файле. Вернитесь в Word и убедитесь, что каждая перекрестная ссылка была создана с помощью команды «Вставка», «Перекрестная ссылка», а не введена вручную. Обновите все поля, нажав Ctrl+A, чтобы выбрать все, затем F9, чтобы обновить все поля. Это заставляет Word пересчитывать каждую перекрестную ссылку, запись оглавления и код поля. Устаревшие кэши полей могут привести к тому, что ссылки будут указывать на неправильные страницы или отображать текст ошибки вместо предполагаемой ссылки. После обновления повторно экспортируйте в PDF и еще раз проверьте ссылки.
Если обновление полей не устраняет проблему, возможно, документ содержит неверные коды полей. Нажмите Alt+F9, чтобы переключить отображение кода поля. Найдите поля перекрестных ссылок, в которых отображаются сообщения об ошибках, например «Ошибка!». Справочный источник не найден." Эти неработающие ссылки необходимо воссоздать в Word, прежде чем документ сможет создать чистый PDF Export. Удалите неработающую перекрестную ссылку, перейдите к целевому местоположению, вставьте закладку, вернитесь к расположению ссылки и вставьте новую перекрестную ссылку, указывающую на эту закладку. Этот процесс ручного восстановления утомителен, но это единственный надежный способ исправить неработающую перекрестную ссылку.
Преобразование с помощью Google Docs и других текстовых процессоров
Документы Google обрабатывают PDF Links и перекрестные ссылки иначе, чем Word. Когда вы загружаете документ Google в формате PDF, гиперссылки на внешние URL-адреса сохраняются и остаются доступными для кликов. Заголовки, отформатированные с помощью встроенных стилей заголовков Документов Google, автоматически становятся закладками PDF. Однако Документы Google не поддерживают перекрестные ссылки на определенные разделы или номера страниц, как это делает Word. Если ваш документ Google содержит внутреннюю навигацию, используйте «Вставка», «Закладка» для создания привязок и «Вставка», «Ссылка», чтобы создать ссылки на эти закладки. Эти ссылки на закладки сохраняются при экспорте PDF и обеспечивают функциональную внутреннюю навигацию в полученном PDF-файле.
Apple Pages обрабатывает экспорт PDF аналогичным образом. Внешние гиперссылки сохраняются. Оглавление, созданное с помощью функции «Вставка» на странице «Оглавление», экспортируется как интерактивные записи. Перекрестные ссылки между разделами изначально не поддерживаются в Pages, поэтому документы, требующие внутренних перекрестных ссылок, лучше создавать в Word, который имеет наиболее развитую систему перекрестных ссылок среди основных текстовых процессоров. Инструмент преобразования Word в PDF WukongPDF обрабатывает документы с неизмененной структурой перекрестных ссылок, а для документов, в которых настройки экспорта были пропущены во время создания, инструменты редактирования PDF могут добавлять гиперссылки вручную для замены неработающих ссылок, хотя добавление ссылок вручную происходит намного медленнее, чем правильные настройки экспорта с первого раза.