Вы создаете PDF-файл в Microsoft Word, прикрепляете его к электронному письму и отправляете клиенту. Чего вы можете не осознавать, так это того, что файл несет в себе невидимый багаж: ваше имя, название вашей компании, дату и время создания документа, используемую вами версию программного обеспечения и, возможно, даже путь к файлу на вашем компьютере, раскрывающий внутренние имена серверов или структуры папок. Если документ содержит изображения, эти изображения могут содержать координаты GPS, показывающие, где именно была сделана фотография.
Метаданные PDF — это цифровой эквивалент заметок на полях печатного документа. На странице его не видно, но прочитать может любой, кто умеет смотреть. Для большинства повседневных документов эта информация безвредна. Для контрактов, юридических документов, конфиденциальных отчетов и любых документов, в которых важна конфиденциальность, раскрытие метаданных может стать серьезной проблемой. Удаление его перед отправкой занимает меньше минуты. Редактор PDF с возможностями очистки метаданных упрощает этот процесс.
Какие метаданные находятся внутри типичного PDF-файла
PDF-файл хранит метаданные в двух местах. Словарь информации о документе содержит поля, заданные создающим приложением: название, автор, тема, ключевые слова, создатель (приложение, создавшее файл), производитель (приложение, изменившее его последним), дата создания и дата изменения. Эти поля легко просмотреть, открыв свойства документа в любой программе просмотра PDF. В типичном офисном документе поле «Автор» содержит имя человека, создавшего файл, полученное из его профиля программного обеспечения, которое может быть его полным именем или именем пользователя.
Расширяемая платформа метаданных, или XMP, — это второй, более подробный уровень метаданных, встроенный во внутреннюю структуру PDF-файла. XMP может содержать все, что содержится в словаре информации о документе, а также дополнительные поля: информацию об авторских правах, историю изменений, время редактирования, координаты GPS из встроенных изображений и настраиваемые поля метаданных, добавляемые создающим программным обеспечением. Данные XMP хранятся в формате XML и могут быть гораздо более обширными, чем предполагают основные свойства документа. PDF-файл, который выглядит чистым в диалоговом окне «Свойства документа», может по-прежнему содержать обширные метаданные XMP.
Изображения, встроенные в PDF-файл, добавляют свои собственные метаданные, в первую очередь данные EXIF из цифровых фотографий и снимков экрана. EXIF может включать модель камеры, дату и время съемки фотографии, GPS-координаты местоположения и программное обеспечение, используемое для редактирования изображения. Фотография прототипа продукта, вставленная в предложение в формате PDF, может указать точное местоположение исследовательского центра компании с помощью GPS-тегов. Это тип непреднамеренной утечки информации, которую предотвращает удаление PDF Metadata.
Как просмотреть и удалить метаданные с помощью Adobe Acrobat Pro
Откройте PDF-файл в Adobe Acrobat Pro. Перейдите в «Файл», «Свойства» и перейдите на вкладку «Описание». Отобразятся поля словаря информации о документе. Вы можете вручную очистить каждое поле, выделив текст и удалив его. Однако очистка полей в свойствах не удаляет метаданные XMP или скрытые данные. Он очищает только видимые поля метаданных.
Для полного удаления метаданных используйте функцию Sanitize Document в Acrobat. Перейдите в «Инструменты», «Редактировать» и выберите «Очистить документ». Этот инструмент удаляет все метаданные, включая XMP, свойства документа, комментарии, скрытые слои, встроенные вложения файлов и скрытый текст. Он также выравнивает поля формы и удаляет JavaScript. Sanitize Document — это ядерная опция для обеспечения конфиденциальности документов одним щелчком мыши. Он удаляет все, что не отображается в содержимом страницы. Компромисс заключается в том, что он также удаляет функциональность: поля формы больше не будут доступны для заполнения, ссылки могут быть удалены, а все встроенные файлы будут удалены. Используйте Sanitize Document, когда конфиденциальность имеет высший приоритет и можно пожертвовать функциональностью. Используйте редактирование метаданных вручную, если вам нужно удалить идентифицирующую информацию, сохранив при этом интерактивные функции документа.
Как удалить метаданные с помощью инструментов браузера
WukongPDF обеспечивает очистку метаданных через редактор свойств документа. Откройте PDF-файл, откройте панель свойств и очистите поля «Автор», «Заголовок», «Тема» и «Ключевые слова». Для более тщательной очистки инструменты PDF Privacy могут удалять метаданные XMP и встроенные данные EXIF из изображений в PDF-файле. Очищенный файл загружается как новый PDF-файл, оставляя оригинал нетронутым. Этот подход доступен из любого браузера в любой операционной системе и не требует установки программного обеспечения.
Подход PDF Metadata на основе браузера особенно полезен, когда вы получаете PDF-файл от кого-то другого и вам необходимо переслать его, не раскрывая метаданные следующего получателя. Откройте файл в WukongPDF, очистите метаданные, загрузите очищенную версию и отправьте ее. Имя исходного отправителя, версия программного обеспечения и история редактирования удаляются, прежде чем документ продвигается дальше по цепочке распространения.
Удаление данных о местоположении GPS из изображений внутри PDF-файлов
Данные EXIF, встроенные в изображения PDF, особенно опасны, поскольку они невидимы для любого стандартного средства просмотра метаданных PDF. Открыв файл, свойства не покажут вам координаты GPS. Вам нужен инструмент, который специально сканирует и удаляет данные EXIF из встроенных изображений. Некоторые специальные инструменты удаления EXIF могут обрабатывать PDF-файлы, извлекать каждое изображение, удалять данные EXIF и повторно вставлять очищенное изображение. Это сохранит внешний вид документа, удалив при этом скрытые данные о местоположении.
Самый безопасный рабочий процесс для документов с большим количеством изображений — удалить данные EXIF из изображений перед вставкой их в исходный документ. В Windows щелкните правой кнопкой мыши файл изображения, выберите «Свойства», перейдите на вкладку «Сведения» и нажмите «Удалить свойства и личную информацию». На Mac используйте инструменты приложения «Просмотр», «Инспектор отображения», вкладку «GPS», чтобы просмотреть и удалить данные о местоположении. Удаление EXIF на уровне изображений гарантирует, что ни один PDF-файл, созданный из этих изображений, не будет содержать информацию о местоположении, независимо от того, какой инструмент создания PDF-файлов вы используете.
Когда удаление метаданных имеет наибольшее значение
Некоторые профессии и ситуации делают удаление метаданных обязательным, а не необязательным. Ожидается, что юридические фирмы, подающие документы в суды, будут удалять метаданные, которые могут раскрыть результаты работы адвоката, общение с клиентами или историю внутренних изменений. Многие суды теперь требуют наличия PDF-файлов без метаданных в рамках своих технических стандартов электронной подачи документов. Правительственные учреждения, публикующие документы в соответствии с законами о свободе информации, должны удалять метаданные, которые могут идентифицировать отдельных сотрудников или внутренние процессы. Журналисты, делящиеся документами из источников, должны удалять метаданные, которые могут раскрыть личность или местонахождение источника.
Для деловых документов риск более тонкий. Предложение, отправленное клиенту, может содержать метаданные, показывающие, что оно было создано на основе шаблона, изначально созданного для другого клиента, с именем этого клиента, встроенным в свойства документа. Контракт, заключенный между двумя компаниями, может содержать историю изменений, показывающую позиции предыдущих переговоров. Эти воздействия не являются злонамеренными, но их можно предотвратить. Привычка очищать метаданные PDF Security перед отправкой любого документа за пределы организации — это не требующая усилий PDF Security практика, которая устраняет целую категорию потенциальных затруднений и ответственности.