Зачем объединять несколько отсканированных страниц в один PDF
Сканирование многостраничного документа на сканере, который создает по одному файлу на странице, оставляет вам коллекцию отдельных файлов вместо одного полного документа. Десятистраничный контракт превращается в десять отдельных PDF-файлов. Пятистраничная форма заявки превращается в пять файлов. Стопка квитанций превращается в папку отдельных сканов. Объединение этих отдельных отсканированных страниц в один документ Merge PDF восстанавливает исходную форму документа как одного унифицированного файла.
Объединение отсканированных страниц в один PDF-файл восстанавливает исходный вид документа как единого унифицированного файла.
Объединенный PDF-файл сохраняет исходное качество сканирования без дополнительного сжатия или потери качества.
Страницы Отсканированные PDF из многостраничного документа должны быть расположены в правильном порядке. Первой страницей контракта должна быть первая страница объединенного PDF-файла. Страница подписи должна быть последней. Объединение страниц в правильной последовательности позволяет получить документ, который читается естественно от начала до конца.
Страницы PDF, созданные путем объединения сканирований, представляют документ в том виде, в котором он существовал изначально. Читатель, прокручивающий объединенный PDF-файл, видит страницы документа по порядку, как если бы он держал в руках исходный бумажный документ. Объединенный PDF-файл можно опубликовать, распечатать, заархивировать или в дальнейшем обрабатывать как единый документ.
Объединение отсканированных страниц в один PDF-файл также делает документ более удобным для обмена. Отослать кому-то десять отдельных файлов и попросить прочитать их по порядку — значит внести путаницу.
Отправка им одного PDF-файла со всеми страницами подряд — это обычный обмен документами. Получатель открывает один файл, пролистывает страницы и получает весь документ.
Как объединить отсканированные страницы с помощью встроенных инструментов в Windows и Mac
В Windows функция «Печать в PDF» позволяет объединить несколько отсканированных страниц в один PDF-файл без дополнительного программного обеспечения. Выберите все файлы отсканированных страниц в проводнике, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Печать». В диалоговом окне печати выберите Microsoft Print to PDF в качестве принтера. Выберите макет, который для объединения сканирований должен быть «Фото на всю страницу», чтобы печатать каждое сканированное изображение в полном размере страницы. Нажмите «Печать», выберите место сохранения и имя файла, и выбранные сканы объединятся в один PDF-файл.
На Mac программа «Просмотр» может объединять отсканированные страницы путем перетаскивания. Откройте первую отсканированную страницу в режиме предварительного просмотра и отобразите боковую панель «Миниатюры» в меню «Вид». Перетащите дополнительные файлы отсканированных страниц из Finder на боковую панель миниатюр в то место, где вы хотите, чтобы они отображались. Расположите миниатюры в правильном порядке страниц, перетаскивая их вверх или вниз. Сохраните документ, и все отсканированные страницы объединятся в один PDF-файл.
Оба метода создают PDF-файл, в котором каждая отсканированная страница представляет собой полностраничное изображение. Исходное качество сканирования сохраняется. Размер объединенного PDF-файла примерно равен сумме размеров файлов отдельных отсканированных страниц. В процессе объединения не происходит никакого дополнительного сжатия или потери качества.
Если отсканированные страницы имеют неодинаковую ориентацию, поверните отдельные страницы до или после объединения. Отсканированную страницу, которая отображается сбоку, можно повернуть в программе «Просмотр» на Mac или в редакторе PDF в Windows. Приведение всех страниц в одинаковую ориентацию перед отправкой объединенного документа избавляет получателя от необходимости поворачивать страницы во время чтения.
Использование специальных инструментов PDF для большего контроля над комбинацией отсканированных страниц
PDFsam Basic, бесплатный инструмент с открытым исходным кодом для Windows и Mac, предоставляет специальную функцию слияния для объединения PDF-файлов. Откройте PDFsam, выберите модуль «Объединить» и перетащите файлы отсканированных страниц в список слияния. Расположите файлы в правильном порядке страниц, перетаскивая строки вверх или вниз. Нажмите «Выполнить», чтобы создать объединенный PDF-файл.
Adobe Acrobat, как бесплатная версия Reader, так и платная версия Pro, могут объединять файлы с помощью инструмента «Объединить файлы». Добавьте отсканированные файлы страниц, настройте порядок страниц и нажмите «Объединить». Acrobat создает один PDF-файл со всеми страницами в указанном порядке. Версия Pro предоставляет дополнительные возможности для оптимизации размера файла и нормализации размера страницы.
Инструмент слияния WukongPDF на основе браузера объединяет PDF-файлы в любом браузере. Загрузите отсканированные файлы страниц в нужном порядке, при необходимости измените порядок страниц с помощью перетаскивания и загрузите объединенный результат. Браузерный подход работает в любой операционной системе без установки программного обеспечения и сохраняет исходное качество сканирования.
Для отсканированных страниц, имеющих разные форматы файлов, например некоторые страницы в формате PDF, а некоторые в формате JPEG, большинство инструментов слияния принимают смешанные входные форматы. Инструмент преобразует все входные файлы в страницы PDF и объединяет их в один документ. Такая обработка смешанного формата полезна, когда некоторые страницы были отсканированы в PDF, а другие сфотографированы как изображения JPEG.
Организация отсканированных страниц до и после объединения
Прежде чем объединять, назовите отдельные файлы отсканированных страниц с помощью числовых префиксов, чтобы контролировать порядок объединения. Файлы с именами 01-Page.pdf, 02-Page.pdf и т. д. отображаются в правильной последовательности при сортировке в алфавитном порядке. Большинство инструментов слияния обрабатывают файлы в алфавитном порядке, поэтому числовые префиксы обеспечивают правильный порядок независимо от исходных имен файлов.
После объединения сравните количество страниц объединенного PDF-файла с количеством отдельных отсканированных страниц. Показатели должны совпадать. Несоответствие указывает на то, что файл не был включен в объединение, что файл был включен дважды или что инструмент объединения добавил или удалил страницы.
Прокрутите объединенный PDF-файл от начала до конца в размере миниатюры. Убедитесь, что все страницы присутствуют, правильно ориентированы и расположены в правильном порядке. Эта визуальная проверка выявляет ошибки заказа и проблемы с ориентацией, которые легко не заметить при просмотре отдельных файлов.
Переименуйте объединенный PDF-файл, присвоив ему описательное имя, идентифицирующее документ. Объединенный PDF-файл под названием Scanned-Contract-Acme-2026.pdf расскажет вам, что это за документ, кто в нем участвует и когда он был создан. Объединенный PDF-файл с именем «Combined-Scans.pdf» не даст вам ничего полезного. Правильное присвоение имени в момент создания экономит усилия по открытию файла для последующей идентификации его содержимого.
Оптимизация комбинированного отсканированного PDF-файла для совместного использования и хранения
Отсканированные PDF-файлы могут быть большими, поскольку каждая страница представляет собой полное изображение. Десятистраничный документ, отсканированный с разрешением 300 точек на дюйм, может иметь размер от 20 до 50 мегабайт, что слишком велико для вложений в электронную почту.
После объединения страниц сожмите объединенный PDF-файл, чтобы уменьшить размер файла. Большинство инструментов сжатия PDF-файлов позволяют уменьшить отсканированный PDF-файл до 20–30 процентов от его исходного размера с приемлемым качеством для просмотра на экране.
Запустите OCR для объединенного PDF-файла, чтобы сделать его доступным для поиска. Комбинированный PDF-файл, созданный из отсканированных изображений страниц, не доступен для поиска, поскольку текст существует только в виде пикселей в изображениях. Запуск OCR добавляет невидимый текстовый слой с возможностью поиска за каждым изображением страницы. После OCR вы можете искать слова внутри документа и копировать из него текст.
Сохраните объединенный PDF-файл в место, где вы сможете найти его позже. Папка «Документы», специальная папка «Сканирования» или папка облачного хранилища, синхронизируемая со всеми вашими устройствами, — все это хорошие варианты. Конкретное местоположение имеет меньшее значение, чем последовательность постоянного сохранения объединенных сканов в одном и том же месте, чтобы вы знали, где искать, когда вам понадобится документ.
Формат файла отдельных сканированных страниц влияет на процесс объединения. Страницы, отсканированные в PDF, легче всего объединять, поскольку инструмент слияния обрабатывает их напрямую как страницы PDF. Страницы, отсканированные в JPEG или PNG, необходимо преобразовать в страницы PDF во время слияния, что добавляет этап преобразования. Большинство инструментов слияния прозрачно выполняют преобразование изображений в PDF, но размер выходного файла может быть больше, поскольку файлы изображений сжимаются менее эффективно, чем изображения страниц в формате PDF.
Для отсканированных страниц с разными цветовыми режимами (некоторые в цвете, а некоторые в черно-белом режиме) объединенный PDF-файл сохраняет исходную информацию о цвете для каждой страницы. Цветные страницы остаются цветными. Черно-белые страницы остаются монохромными. Этот смешанный вид приемлем для большинства целей. Чтобы обеспечить единообразный вид, перед объединением преобразуйте все страницы в единый цветовой режим.
Общий размер PDF-файла примерно равен сумме размеров отдельных файлов сканирования. Если каждая отсканированная страница имеет размер 2 мегабайта и вы объединяете 10 страниц, общий PDF-файл составит примерно 20 мегабайт. Сжимайте объединенный PDF-файл после объединения, если размер файла слишком велик для электронной почты или хранилища. Сжатие обычно позволяет уменьшить размер файла отсканированных PDF-файлов на 50–70 процентов.
Для отсканированных документов, которые будут отправлены в государственные органы, суды или другие официальные органы, перед объединением проверьте требования к отправке. Некоторым агентствам требуются отдельные файлы страниц. Другим требуется один объединенный PDF-файл. Некоторые требуют определенных соглашений об именах файлов. Проверка требований перед обработкой позволяет избежать отклонения заявок.
Если отсканированные страницы содержат файлы разных типов, например PDF и JPEG, стандартизируйте их перед объединением для получения наиболее согласованных результатов. Сначала преобразуйте любые файлы, отличные от PDF, в PDF, а затем объедините все страницы PDF. Большинство инструментов слияния работают со смешанными форматами, но стандартизация устраняет потенциальные проблемы совместимости форматов.
Если объединенный отсканированный PDF-файл предназначен для долгосрочного архивирования, сохраните его в формате PDF/A, если ваш инструмент объединения поддерживает его. PDF/A — это архивный стандарт PDF, который гарантирует, что документ останется читабельным спустя десятилетия. Он обеспечивает соблюдение таких требований, как встроенные шрифты и независимый от устройства цвет, которые улучшают долгосрочную сохранность.