Зачем подписывать PDF-файлы в Windows без печати
Традиционный рабочий процесс подписания отнимает время и ресурсы. Кто-то отправляет вам по электронной почте PDF-файл.
Вы загружаете его, распечатываете на бумаге, подписываете распечатанную страницу ручкой, сканируете подписанную страницу обратно в цифровой файл и отправляете ее обратно по электронной почте. Этот процесс требует бумаги, чернил, обслуживания принтера и не менее десяти минут вашего времени для задачи, которая должна занимать 30 секунд. Подписание PDF-файла непосредственно на компьютере с Windows исключает каждый физический шаг.
Цифровая подпись, размещенная непосредственно в PDF-файле, устраняет необходимость распечатывать, подписывать и сканировать документ.
Юридическая сила электронных подписей установлена законом в большинстве юрисдикций для большинства типов документов.
Операция Sign PDF в Windows помещает вашу подпись непосредственно в цифровой документ. Подписанный PDF-файл выглядит чище, чем отсканированная распечатка, поскольку в нем нет артефактов сканирования, неравномерного освещения и текстуры бумаги. Подпись появляется именно там, где вы ее разместили, и имеет именно тот размер, который вы указали. В результате получается подписанный документ профессионального вида.
Возможности Цифровая подпись в Windows варьируются от простых визуальных подписей, которые размещают изображение вашей подписи на странице, до криптографически проверяемых цифровых подписей, которые удостоверяют вашу личность и обнаруживают любые последующие изменения в документе.
Для большинства личных и деловых документов достаточно визуальной подписи. Для регулируемых документов, требующих криптографической проверки, Windows поддерживает цифровые подписи на основе сертификатов с помощью различных приложений.
PDF Tools в Windows предоставляет несколько способов подписи: от встроенных функций операционной системы до специальных приложений PDF. Понимание того, какие пути доступны и какие из них лучше всего соответствуют вашим потребностям, избавляет от необходимости печатать и сканировать.
Создание образа цифровой подписи в Windows
Прежде чем вы сможете подписывать PDF-файлы цифровой подписью, вам понадобится чистое изображение подписи. Лучший метод создает подпись, которая выглядит так, будто вы подписали документ ручкой. Подпишите свое имя на чистом белом листе бумаги ручкой с темными чернилами. Подпись должна быть больше, чем вам нужно, поскольку уменьшение большой подписи дает более чистые результаты, чем увеличение маленькой.
Отсканируйте или сфотографируйте подписанный документ. Планшетный сканер дает наилучший результат, поскольку он фиксирует подпись без искажений и при равномерном освещении. Камера телефона работает, если страница ровная и хорошо освещена. Откройте отсканированное изображение в редакторе изображений, даже в базовом приложении «Фотографии», входящем в состав Windows, и плотно обрежьте изображение вокруг подписи.
Сохраните изображение подписи в формате PNG с прозрачным фоном, если ваш редактор изображений поддерживает прозрачность. Прозрачный фон означает, что подпись сливается с документом без видимого белого прямоугольника вокруг нее. Если ваш редактор не поддерживает прозрачность, сохраните его в формате PNG с белым фоном. Белый прямоугольник вокруг подписи приемлем для большинства документов.
Сохраните изображение подписи в безопасном месте на вашем компьютере с Windows, например в папке «Документы» или в зашифрованной папке. Изображение можно использовать для подписи любого документа от вашего имени, поэтому защитите его соответствующим образом. Рассмотрите возможность создания нескольких стилей подписи, полной подписи и инициалов для разных контекстов подписи.
Windows включает в себя встроенный инструмент создания подписи в некоторых приложениях. Если у вас есть сенсорный экран или стилус, вы можете нарисовать свою подпись прямо на экране. Качество нарисованных подписей зависит от вашего устройства ввода. Стилус дает лучшие результаты, чем палец. Мышь дает наименее естественные результаты.
Подписание PDF-файла с помощью Microsoft Edge в Windows
Microsoft Edge, браузер по умолчанию в Windows, включает в себя базовую подпись PDF-файлов с помощью инструментов аннотирования. Откройте PDF-файл в Edge, щелкнув файл правой кнопкой мыши и выбрав «Открыть с помощью Microsoft Edge». PDF-файл отображается в окне браузера с панелью инструментов вверху.
Нажмите кнопку «Рисовать» на панели инструментов, чтобы активировать инструмент рисования. Выберите цвет и толщину ручки, соответствующие цвету чернил, который вы хотите использовать для подписи. Черный или темно-синий средней толщины создает наиболее естественный вид подписи. Используйте мышь, сенсорный экран или стилус, чтобы поставить свою подпись на документе.
Инструмент рисования Edge помещает вашу подпись в виде аннотации поверх страницы PDF. Подпись видна, но не встроена в качестве стандартного элемента подписи. Этот метод работает для быстрых и неформальных подписей. Получатель увидит вашу подпись на документе. Ограничением является то, что подпись представляет собой аннотацию, нарисованную от руки, а не размещенное изображение подписи.
Нарисовав подпись, сохраните PDF-файл. Edge сохраняет аннотированный PDF-файл с включенным в него рисунком. Откройте сохраненный файл и убедитесь, что подпись отображается правильно. Подписанный PDF-файл можно отправить по электронной почте, загрузить или поделиться им, как и любой другой PDF-файл. Получатель может открыть и просмотреть его в любой программе чтения PDF-файлов.
Использование бесплатных инструментов сторонних производителей для улучшения подписей PDF-файлов в Windows
Бесплатная версия Adobe Acrobat Reader поддерживает добавление подписей в PDF-файлы с помощью инструмента «Заполнить и подписать». Откройте PDF-файл в Acrobat Reader, нажмите «Заполнить и подписать» на панели инструментов и выберите «Подписать». Вы можете ввести свое имя курсивом, нарисовать подпись с помощью мыши или сенсорного экрана или загрузить изображение подписи, созданное ранее.
Acrobat Reader сохраняет вашу подпись для использования в будущем. Добавив свою подпись в инструмент, вы сможете применить ее к любому PDF-файлу двумя щелчками мыши. Подпись появится в указанном вами размере и положении. Вы также можете добавить текст, например ваше печатное имя, дату и должность, рядом с подписью.
PDF-XChange Editor предлагает бесплатную версию с возможностью подписи. Откройте PDF-файл, выберите инструмент «Штамп» и выберите создание штампа из файла изображения подписи. Штамп можно разместить на любой странице PDF, как и инструмент для подписи. Редактор PDF-XChange также поддерживает размещение нескольких подписей в одном документе.
Инструмент подписи WukongPDF на основе браузера работает в Windows через любой браузер. Загрузите PDF-файл, создайте или загрузите свою подпись, поместите ее в документ и загрузите подписанный PDF-файл. Подход на основе браузера исключает необходимость установки или обновления программного обеспечения PDF. Инструмент обрабатывает документ в памяти и не сохраняет вашу подпись или документ на внешних серверах.
Для повторяющихся потребностей в подписании выберите один метод подписи и стандартизируйте его. Создание подписи один раз и ее последовательное использование приводит к единообразным результатам для всех подписанных документов. Переключение между различными инструментами подписи и изображениями подписей создает противоречивый внешний вид, который могут заметить получатели.
Гарантия того, что ваша цифровая подпись будет выглядеть профессионально на подписанном PDF-файле
Расположите подпись точно над линией подписи. Большинство инструментов для подписи позволяют перетаскивать подпись, чтобы расположить ее, и перетаскивать углы, чтобы изменить ее размер. Уделите время правильному выравниванию подписи. Подпись, которая неуклюже располагается выше или ниже линии подписи, выглядит непрофессионально.
Размер подписи пропорционален тексту документа. Подпись, размер которой в два раза превышает размер окружающего текста, выглядит преувеличенной. Подпись вполовину меньшего размера выглядит робко. Подпись, примерно в два-три раза превышающая высоту текста документа, имеет естественные пропорции для большинства документов.
Добавьте свое печатное имя, должность и дату под подписью. Эта идентифицирующая информация устраняет любую двусмысленность относительно того, кто подписал и когда. Большинство инструментов подписи PDF-файлов поддерживают добавление текста рядом с подписью. Добавление этой информации превращает изображение подписи в полный блок подписи.
После подписания просмотрите документ в 100-процентном масштабе. Убедитесь, что подпись расположена правильно, имеет соответствующий размер и сопровождается необходимой идентифицирующей информацией. Проверьте каждую страницу, содержащую подпись. Эта окончательная проверка выявляет ошибки позиционирования перед отправкой документа.
Стоит отметить экологические преимущества цифровой подписи. Каждый документ с цифровой подписью исключает использование бумаги, чернил и энергии, которые были бы использованы при печати и сканировании. Для организации, которая ежегодно обрабатывает сотни подписанных документов, совокупная экономия на защите окружающей среды имеет большое значение.
Если ваш рабочий процесс требует подписания PDF-файлов, которые уже подписали другие люди, проверьте, являются ли существующие подписи сертифицированными цифровыми подписями, которые защищают документ от изменений. Добавление вашей подписи к заверенному документу может сделать предыдущие подписи недействительными. Для рабочих процессов с несколькими подписями убедитесь, что в документе разрешены дополнительные подписи, прежде чем добавлять свои.
Юридическая сила цифровых подписей зависит от юрисдикции и типа документа. В Соединенных Штатах Закон ESIGN и законы UETA на уровне штата устанавливают, что электронные подписи имеют ту же юридическую силу, что и рукописные подписи для большинства целей. В Европейском Союзе регламент eIDAS обеспечивает аналогичную правовую основу. Для подавляющего большинства личных и деловых документов цифровая подпись, примененная любым из описанных здесь методов, имеет юридическую силу.
Для документов, требующих подписи свидетеля в дополнение к вашей собственной, согласуйте это со свидетелем, чтобы он мог подписать PDF-файл после вас. Свидетель может использовать тот же метод подписи, чтобы добавить свою подпись рядом с вашей. Некоторые инструменты подписи PDF-файлов поддерживают последовательные рабочие процессы подписания, которые помогают нескольким подписывающим сторонам пройти этот процесс по порядку.
Храните подписанные PDF-файлы в специальной папке с четкими именами файлов, включающими имя документа, дату подписания и ваши инициалы. Этот архив подписанных документов содержит ссылку на то, что вы подписали и когда. В случае возникновения спора вы можете предоставить именно тот документ, который вы подписали, с датой, встроенной в имя файла и метаданные файла.