Masz szeroki arkusz kalkulacyjny Excel z 18 kolumnami danych finansowych. Eksportujesz go do pliku PDF, otwierasz wynik i brakuje ostatnich czterech kolumn. Nie mieściły się na szerokości strony, więc Excel je odciął i umieścił na drugiej stronie. Teraz Twój plik PDF ma stronę 1 z kolumnami od A do N i stronę 2 z kolumnami od O do R, całkowicie oddzieloną od wierszy, do których należą. Technicznie rzecz biorąc, dane istnieją, ale dokument nie nadaje się do użytku.
Dopasowanie wszystkich kolumn do jednej szerokości strony PDF jest najczęstszym wyzwaniem związanym z formatowaniem Excel do PDF. Arkusze kalkulacyjne Excel są przeznaczone do poziomego przewijania na ekranie, a nie do ograniczenia stałej szerokości strony drukowanej lub strony PDF. Rozwiązanie polega na dostosowaniu ustawień ustawień strony, które kontrolują sposób skalowania zawartości przez program Excel w celu dopasowania do szerokości strony.
Metoda 1: Użyj skali, aby dopasować ustawienie szerokości
Excel zawiera funkcję Skaluj, aby dopasować, która automatycznie zmniejsza zawartość, aby dopasować ją do szerokości strony. Przejdź do karty Układ strony na wstążce. W grupie Skaluj, aby dopasować ustaw Szerokość na „1 strona”. Ustaw wysokość na „Automatyczna” więc liczba stron zależy od zawartości. Excel oblicza procent skalowania niezbędny do dopasowania wszystkich kolumn na jednej stronie. Obliczoną skalę można zobaczyć w polu Skala. Typowy szeroki arkusz kalkulacyjny z 18 kolumnami może zostać przeskalowany do 65% lub 70% pierwotnego rozmiaru.
Metoda skalowania jest szybka, wymaga jednej zmiany ustawienia, ale ma ograniczenia. Tekst przeskalowany poniżej 60% staje się trudny do odczytania, szczególnie dla użytkowników powyżej 40. roku życia lub korzystających z mniejszych ekranów. Jeśli program Excel obliczy skalę poniżej 60%, arkusz kalkulacyjny jest za szeroki dla tej metody i konieczna jest zmiana układu, a nie skalowanie. Zaakceptowanie skali 55% powoduje utworzenie pliku PDF, który technicznie pasuje do wszystkich kolumn, ale jest funkcjonalnie nieczytelny. Lepszym rozwiązaniem w tym momencie jest zmiana orientacji strony, zmniejszenie rozmiaru czcionki lub logiczne podzielenie danych, zamiast na siłę umieszczać je wszystkie na jednej stronie.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Metoda 2: Zmień orientację strony na poziomą
Przejście z portretu na poziom zapewnia około 35% więcej przestrzeni w poziomie. Standardowa strona listowa ma szerokość 8,5 cala w pionie i 11 cali w poziomie. Te dodatkowe 2,5 cala często mieszczą kilka ostatnich odciętych kolumn. Przejdź do karty Układ strony, kliknij opcję Orientacja i wybierz opcję Pozioma. Sprawdź podgląd wydruku, aby upewnić się, że wszystkie kolumny pasują. Jeśli nadal nie pasują, połącz orientację poziomą ze skalowaniem, aby uzyskać rozwiązanie dwuetapowe: poziomo dla maksymalnej szerokości, a następnie Skaluj, aby dopasować dla pozostałego nadmiaru.
Metoda 3: Ustaw określony obszar wydruku
Jeśli arkusz kalkulacyjny zawiera pomocnicze kolumny, notatki, obliczenia lub dane referencyjne, które nie muszą pojawiać się w pliku PDF, zdefiniuj obszar wydruku zawierający tylko te kolumny, które chcesz udostępnić. Wybierz zakres komórek, które powinny pojawić się w pliku PDF. Przejdź do opcji Układ strony, obszar wydruku i wybierz opcję Ustaw obszar wydruku. Podczas eksportowania do pliku PDF uwzględniany jest tylko wybrany zakres. Ukryte kolumny pozostają w arkuszu kalkulacyjnym w celach informacyjnych, ale nie ma ich w pliku PDF.
Techniką uzupełniającą jest ukrywanie kolumn przed eksportem. Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek dowolnej kolumny, którą chcesz wykluczyć, i wybierz Ukryj. Ukryta kolumna pozostaje w danych arkusza kalkulacyjnego, ale nie pojawia się w pliku PDF. Odkryj po wyeksportowaniu. Jest to szybsze niż ustawienie obszaru wydruku dla jednorazowego eksportu i pozwala uzyskać ten sam rezultat: czystszy plik PDF zawierający tylko te kolumny, które odbiorca potrzebuje.
Metoda 4: Ręczne dopasowywanie szerokości kolumn i rozmiarów czcionek
Zanim zastosujesz agresywne skalowanie, ręcznie dostosuj szerokość kolumn, aby wyeliminować marnowanie miejsca. Wiele arkuszy kalkulacyjnych ma kolumny szersze, niż wymaga tego ich zawartość. Kliknij dwukrotnie prawą krawędź każdego nagłówka kolumny, aby automatycznie dopasować szerokość kolumny do zawartości najdłuższej komórki. Często pozwala to odzyskać znaczną przestrzeń poziomą w wielu kolumnach, szczególnie w przypadku kolumn zawierających krótkie dane, takie jak daty, identyfikatory lub wartości walut, w szerokich kolumnach o domyślnej szerokości.
Zmniejsz rozmiar czcionki o jeden lub dwa punkty. Zmniejszenie tekstu w całym arkuszu kalkulacyjnym z 11 do 10 punktów zmniejsza całkowitą szerokość tekstu o około 9% i jest ledwo zauważalne dla czytelników. Dalsze obniżanie do 9 punktów należy zarezerwować dla arkuszy kalkulacyjnych, które będą drukowane w pełnym rozmiarze lub oglądane na dużych ekranach. Skumulowany efekt automatycznego dopasowywania kolumn i zmniejszania rozmiaru czcionki o jeden punkt często wystarcza, aby zmieścić dwie lub trzy dodatkowe kolumny na stronie, co często jest wszystkim, czego potrzeba.
Eksport do pliku PDF z prawidłowymi ustawieniami
Po skonfigurowaniu ustawień strony przejdź do Plik, Zapisz jako i wybierz PDF. Przed kliknięciem Zapisz kliknij Opcje. W sekcji Publikuj co wybierz opcję „Aktywne arkusze”. aby wyeksportować tylko bieżący arkusz lub „Cały skoroszyt” aby wyeksportować wszystkie arkusze jako osobne strony w pliku PDF. Sprawdź, czy zakres stron jest prawidłowy. Jeśli ustawisz obszar wydruku, niezależnie od tego ustawienia, wyeksportowany zostanie tylko ten obszar.
Po wyeksportowaniu otwórz plik PDF i przewiń każdą stronę. Sprawdź, czy na każdej stronie pojawiają się wszystkie kolumny. Sprawdź, czy żadne wiersze nie są podzielone poza granice strony, tak aby połowa wiersza znajdowała się na dole jednej strony, a druga połowa na górze następnej. Jeśli wiersze się dzielą, wróć do programu Excel, przejdź do opcji Układ strony, Podziały i wstaw ręczne podziały stron w odpowiednich granicach wierszy. Korekty w Drukowanie PDF zajmują kilka dodatkowych minut i dają profesjonalny rezultat, w którym każda strona jest samodzielna i czytelna. Narzędzie WukongPDF do konwersji pliku Excel do pliku PDF automatycznie stosuje te optymalizacje skalowania i układu podczas konwersji arkuszy kalkulacyjnych, zapisując ręczne kroki konfiguracji w przypadku arkuszy kalkulacyjnych wymagających specjalnej obsługi.
Kiedy nic innego nie działa, a arkusz kalkulacyjny rzeczywiście zawiera zbyt wiele kolumn, aby zmieścić się czytelnie na pojedynczej stronie, podziel dane logicznie, a nie na siłę. Grupuj powiązane kolumny i eksportuj je jako osobne pliki PDF: arkusz podsumowujący z kluczowymi wskaźnikami, arkusz szczegółowy z danymi na poziomie transakcji. Odbiorcy otrzymują ukierunkowane dokumenty dostosowane do ich potrzeb, a nie pojedynczy plik PDF, w którym muszą dopasować wiersze na niepołączonych stronach. Jest to lepszy projekt dokumentu, a nie techniczne obejście. Eksport PDF, który uwzględnia ograniczenia formatu strony, jest bardziej użyteczny niż ten, który je ignoruje.
W przypadku arkuszy kalkulacyjnych z zablokowanymi panelami lub podzielonymi widokami w programie Excel na uwagę zasługuje zachowanie eksportu PDF. Zamrożone okienka sprawiają, że wiersze lub kolumny nagłówków są widoczne podczas przewijania danych na ekranie, ale nie mają wpływu na wydruk PDF. Zablokowany wiersz nagłówka nie jest automatycznie powtarzany u góry każdej drukowanej strony. Aby wiersze nagłówka pojawiały się na każdej stronie pliku PDF, należy skonfigurować opcję Drukuj tytuły w oknie dialogowym Ustawienia strony. Przejdź do Układ strony, Drukuj tytuły i ustaw w górnym polu Wiersze do powtórzenia na zakres zawierający wiersze nagłówka, zazwyczaj 1 USD: 1 USD za pojedynczy wiersz nagłówka. To ustawienie informuje program Excel, aby drukował te wiersze u góry każdej strony pliku PDF. Bez tego strona 2 i kolejne nie będą miały nagłówków kolumn, pozostawiając odbiorcy odgadnięcie, która kolumna jest która. Jest to częste niedopatrzenie, które sprawia, że wielostronicowe pliki PDF w arkuszach kalkulacyjnych są znacznie trudniejsze do odczytania niż jednostronicowe.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.