Linie siatki programu Excel, czyli jasnoszare linie oddzielające komórki na ekranie, domyślnie nie są drukowane. Podczas eksportowania arkusza programu Excel do pliku PDF dane są drukowane, ale siatka nie. Arkusz kalkulacyjny bez linii siatki jest trudniejszy do odczytania, ponieważ brakuje wizualnej struktury oddzielającej jedną komórkę od drugiej. Liczby unoszą się w białej przestrzeni bez granic definiujących ich relacje.
Linie siatki to różnica między arkuszem kalkulacyjnym wyglądającym jak tabela a arkuszem wyglądającym jak rozproszone liczby.
Drukowanie pliku Excel do formatu PDF z liniami siatki wymaga zmiany ustawień w programie Excel przed eksportem. Narzędzia do konwersji Drukowanie PDF WukongPDF obsługują etap eksportu, a poniższa konfiguracja gwarantuje, że linie siatki, nagłówki wierszy i kolumn oraz układ strony zostaną poprawnie przeniesione z arkusza kalkulacyjnego do pliku PDF.
Ustawienie sterujące drukowaniem linii siatki
W programie Excel linie siatki są funkcją wyświetlania, a nie funkcją formatowania. Pojawiają się na ekranie, aby pomóc Ci poruszać się po arkuszu kalkulacyjnym, ale nie są częścią formatowania komórek i domyślnie nie są drukowane. Aby je wydrukować, otwórz kartę Układ strony i zaznacz pole Drukuj w obszarze Linie siatki w grupie Opcje arkusza. To ustawienie informuje program Excel, aby uwzględniał linie siatki ekranu na wydruku oraz w każdym pliku PDF utworzonym na podstawie wydruku.
Ustawienie Drukuj linie siatki dotyczy całego arkusza. Nie można selektywnie drukować linii siatki dla niektórych komórek, a dla innych nie. Jeśli potrzebujesz obramowań selektywnych, użyj formatowania obramowań komórek zamiast polegać na liniach siatki. Obramowania komórek są częścią formatu komórki i są drukowane niezależnie od ustawienia linii siatki. W przypadku arkuszy kalkulacyjnych, w których tylko niektóre sekcje wymagają widocznych granic komórek, zastosuj obramowania do tych komórek i pozostaw opcję Drukuj linie siatki niezaznaczoną.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Ustawianie obszaru wydruku w celu uniknięcia dodatkowych stron
Arkusze kalkulacyjne programu Excel, które na ekranie wydają się pasować do jednej strony, mogą rozlewać się na wiele stron po wydrukowaniu lub wyeksportowaniu do pliku PDF, ponieważ obszar wydruku rozciąga się do ostatniej komórki zawierającej jakiekolwiek dane, formatowanie lub nawet tylko niepotrzebne miejsce. Ustaw wyraźnie obszar wydruku przed eksportem. Wybierz zakres komórek, które powinny pojawić się w pliku PDF, przejdź do Układ strony i kliknij Obszar wydruku, a następnie Ustaw obszar wydruku.
Po ustawieniu obszaru wydruku użyj Podglądu wydruku, aby sprawdzić, ile stron obejmuje zaznaczenie. Arkusz kalkulacyjny, który miał zmieścić się na jednej stronie, może rozłożyć się na cztery strony, ponieważ kolumny są szerokie, a czcionka duża. W obszarze Układ strony dostosuj ustawienia skalowania szerokości i wysokości, aby dopasować obszar wydruku do żądanej liczby stron. Ustawienie szerokości na 1 stronę wymusza szerokość wszystkich kolumn na jednej stronie. Ustawienie wysokości na 1 stronę wymusza wysokość wszystkich wierszy na jednej stronie.
W tym nagłówki wierszy i kolumn
Numery wierszy i litery kolumn, litery A, B, C u góry i cyfry 1, 2, 3 u dołu po lewej stronie ułatwiają czytelnikom odwoływanie się do określonych komórek w pliku PDF. Aby je uwzględnić, zaznacz pole Drukuj w obszarze Nagłówki w grupie Opcje arkusza na karcie Układ strony. To ustawienie jest niezależne od ustawienia linii siatki.
Nagłówki wierszy i kolumn są przydatne w przypadku arkuszy kalkulacyjnych, które będą przeglądane wspólnie, gdy ktoś może powiedzieć, sprawdź komórkę D47, a czytnik plików PDF musi szybko znaleźć D47. Odwracają uwagę w przypadku arkuszy kalkulacyjnych, które służą jako gotowe raporty lub materiały do prezentacji. Wybierz w zależności od sposobu wykorzystania pliku PDF. Dokument referencyjny korzysta z nagłówków. Wypolerowany produkt wygląda bez nich czyściej.
| Ustawienia druku | Lokalizacja w Excelu | Efekt w formacie PDF |
|---|---|---|
| Wydrukuj linie siatki | Układ strony > Opcje arkusza > Linie siatki > Wydrukować | Dodaje słabe linie granic komórek do wszystkich komórek |
| Drukuj nagłówki | Układ strony > Opcje arkusza > Nagłówki > Wydrukować | Dodaje numery wierszy i litery kolumn |
| Ustaw obszar wydruku | Układ strony > Obszar drukowania > Ustaw obszar wydruku | Określa, które komórki pojawią się w wynikach |
| Skaluj, aby dopasować | Układ strony > Skaluj, aby dopasować > Szerokość/Wysokość | Skaluje zawartość, aby dopasować ją do określonej liczby stron |
| Orientacja strony | Układ strony > Orientacja > Portret/Krajobraz | Przełącza między układem pionowym i poziomym |
Obsługa podziałów stron i skalowania
Automatyczne podziały stron w programie Excel często przecinają środek ważnych wierszy danych. Podział strony oddzielający wiersz podsumowania od wierszy szczegółów utrudnia zrozumienie obu stron. Dostosuj ręcznie podziały stron w widoku podglądu podziału strony. Przeciągnij niebieskie linie podziału strony do pozycji pomiędzy logicznymi grupami danych. Ręczne podziały stron zapewniają, że każda strona pliku PDF zawiera kompletny, spójny zestaw danych.
Skalowanie zamienia czytelność na liczbę stron. Skalowanie szerokiego arkusza kalkulacyjnego w celu dopasowania do szerokości jednej strony może zmniejszyć tekst do 6 punktów, co będzie nieczytelne w druku. Jeśli w celu dopasowania treści potrzebne jest skalowanie poniżej 70%, rozważ najpierw zmianę orientacji na poziomą, co zapewnia większą szerokość, lub podzielenie treści na wiele stron z powtarzającymi się wierszami nagłówków. Czytelność powinna określać układ strony, a nie arbitralny cel jednej strony.
Obsługa scalonych komórek i formatowanie warunkowe w wyjściowym formacie PDF
Scalone komórki obejmujące wiele kolumn lub wierszy w programie Excel mogą spowodować uszkodzenie układu strony PDF. Scalona komórka tytułu obejmująca kolumny od A do F w arkuszu kalkulacyjnym, w którym drukowane są kolumny od A do D na stronie pierwszej i kolumny E do F na stronie drugiej, powoduje, że tytuł jest nierówno podzielony na strony. Przed eksportowaniem rozdziel komórki tytułowe lub umieść tytuły w oddzielnym wierszu nagłówka, który będzie drukowany na każdej stronie, korzystając z ustawienia Drukuj tytuły.
Formatowanie warunkowe, skale kolorów, paski danych, zestawy ikon, wszystko renderowane w pliku PDF, jeśli ustawienia drukowania obejmują wydruk kolorowy. Sprawdź plik PDF w trybie podglądu wydruku, aby upewnić się, że kolory formatowania warunkowego są drukowane prawidłowo i zapewniają wystarczający kontrast dla czytelności. Skala kolorów zielono-żółto-czerwona, która wygląda wyraźnie na ekranie, może zostać wydrukowana na drukarce monochromatycznej w postaci nierozróżnialnych odcieni szarości. W przypadku plików PDF przeznaczonych do druku przetestuj kolorową stronę na drukarce docelowej przed zatwierdzeniem pełnego eksportu arkusza kalkulacyjnego.
Dodawanie tytułów wydruku do wielostronicowych arkuszy kalkulacyjnych
W przypadku arkuszy kalkulacyjnych obejmujących wiele stron powtórzenie wiersza nagłówka na każdej stronie daje pewność, że czytelnicy wiedzą, która kolumna jest która. Na karcie Układ strony kliknij opcję Drukuj tytuły. Na karcie Arkusz w oknie dialogowym ustaw opcję Wiersze tak, aby powtarzały się u góry względem wiersza lub wierszy zawierających nagłówki kolumn. Te wiersze są drukowane u góry każdej strony pliku PDF.
Tytuły wydruku to najważniejsze ustawienie w przypadku wielostronicowych plików PDF w arkuszach kalkulacyjnych. 10-stronicowy arkusz kalkulacyjny bez powtarzających się nagłówków jest nieczytelny, ponieważ czytelnik musi wrócić na stronę 1, aby zapamiętać, co zawiera kolumna F. Ten sam arkusz kalkulacyjny z powtarzającymi się nagłówkami jest samodokumentujący na każdej stronie. Kilka sekund konfiguracji tytułów do druku robi różnicę między użytecznym plikiem PDF a frustrującym.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.