Skoroszyt programu Excel zawiera wiele arkuszy. Panel z wykresami. Arkusz danych zawierający tysiące wierszy. Arkusz notatek z komentarzem. Kiedy eksportujesz cały skoroszyt do pliku PDF, każdy arkusz staje się częścią wyniku. Plik PDF zawiera strony obrazów wykresów, strony tabel danych przewijane od prawej krawędzi oraz strony notatek, które nigdy nie były przeznaczone do dystrybucji. Odbiorca otrzymuje wszystko. Odpowiednie dane są ukryte w nieistotnych treściach.
Użycie obszaru wydruku programu Excel do kontrolowania zawartości pliku PDF rozwiązuje ten problem. Definiujesz dokładnie, które komórki i na jakich arkuszach mają się znaleźć. Wszystko poza obszarem wydruku jest wykluczone. Plik PDF zawiera tylko to, co określiłeś. W tym przewodniku opisano, jak ustawić obszary wydruku w programie Excel w celu uzyskania przejrzystych, ukierunkowanych wyników w formacie PDF.
Konwersja Excel do PDF przy użyciu obszarów drukowania daje wydruk zawierający dokładnie taką treść, jakiej potrzebuje odbiorca. Nie więcej, nie mniej.
Ustawianie obszarów wydruku w programie Excel
Wybierz komórki, które chcesz uwzględnić w pliku PDF. Przejdź do zakładki Układ strony. Kliknij opcję Obszar wydruku, a następnie Ustaw obszar wydruku. Wybrany zakres jest teraz jedyną treścią, która pojawi się podczas drukowania lub eksportowania do pliku PDF. Można ustawić różne obszary wydruku na różnych arkuszach. Każdy obszar wydruku arkusza jest niezależny. Można także ustawić wiele obszarów wydruku na tym samym arkuszu, przytrzymując klawisz Ctrl podczas wybierania zakresów przed ustawieniem obszaru wydruku. Każdy zakres jest drukowany na osobnej stronie.
Po ustawieniu obszarów wydruku użyj Podglądu wydruku, aby sprawdzić, co pojawi się w pliku PDF. W razie potrzeby dostosuj szerokość kolumn, wysokość wierszy i podziały stron. Podgląd Drukowanie PDF pokazuje dokładnie, co będzie zawierać plik PDF.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Eksportowanie do pliku PDF z zastosowanymi obszarami wydruku
Przejdź do opcji Plik, Eksportuj i wybierz opcję Utwórz plik PDF. W opcjach eksportu upewnij się, że ustawienie tego, co publikować, jest ustawione na Aktywne arkusze lub Cały skoroszyt, w zależności od tego, czy chcesz wyeksportować tylko bieżący arkusz, czy wszystkie arkusze. Zdefiniowane przez Ciebie obszary wydruku kontrolują zawartość każdego arkusza. Arkusze bez zdefiniowanego obszaru wydruku eksportują całą zawartość, co może nie być tym, czego chcesz. Ustaw obszary wydruku na każdym arkuszu, który będzie eksportowany.
WukongPDF nie tworzy bezpośrednio plików PDF z Excela. Konwersja Excel do PDF wykonywana jest w programie Excel. WukongPDF przetwarza powstały plik PDF w celu kompresji, scalania lub innych operacji poeksportowych.
Czyszczenie i zarządzanie obszarami wydruku
Obszary wydruku pozostają w pliku Excel. Przy następnym drukowaniu lub eksporcie zostanie użyty ten sam obszar wydruku. Jeśli chcesz wyeksportować inny zakres, najpierw wyczyść istniejący obszar wydruku. Przejdź do opcji Układ strony, Obszar wydruku, Wyczyść obszar wydruku. Ustaw nowy obszar wydruku dla nowego eksportu. Przebieg pracy Eksport PDF powinien uwzględniać sprawdzanie obszaru wydruku przed każdym eksportem.
W przypadku eksportu cyklicznego, np. raportu miesięcznego, zapisz plik Excel z już skonfigurowanymi obszarami wydruku. Co miesiąc aktualizuj dane w istniejących obszarach drukowania i eksportuj. Konfiguracja odbywa się jednorazowo.
Ustawianie tytułów wydruku dla eksportu wielostronicowego
Jeśli obszar wydruku obejmuje wiele stron, ustaw tytuły wydruku tak, aby powtarzały się wiersze lub kolumny nagłówka na każdej stronie. Na karcie Układ strony kliknij opcję Drukuj tytuły. Wybierz wiersze do powtórzenia u góry każdej strony i kolumny do powtórzenia po lewej stronie. Nagłówki zapewniają kontekst dla danych obejmujących strony.
Po ustawieniu tytułów wydruku użyj Podglądu wydruku, aby sprawdzić, czy nagłówki pojawiają się na każdej stronie. Eksport Excel do formatu PDF z tytułami do druku tworzy dane wyjściowe, które umożliwiają nawigację i są samodokumentujące na każdej stronie.
Skalowanie obszarów wydruku w celu dopasowania do szerokości strony
Szeroki arkusz kalkulacyjny wykraczający poza szerokość strony można skalować w celu dopasowania. Na karcie Układ strony ustaw szerokość na 1 stronę. Excel skaluje zawartość w poziomie, aby zmieścić się w marginesach strony. Skalowanie dotyczy wyłącznie wydruku i eksportu do pliku PDF. Dane arkusza pozostają niezmienione.
Skalowanie PDF Printing dla szerokich arkuszy kalkulacyjnych gwarantuje, że żadne kolumny nie zostaną obcięte. Kompromis polega na tym, że skalowana treść może być mniejsza i trudniejsza do odczytania. Użyj skalowania, gdy widoczność kolumny jest ważniejsza niż rozmiar tekstu.
Obsługa ukrytych wierszy i kolumn w obszarach wydruku
Ukryte wiersze i kolumny w programie Excel są domyślnie wykluczone z obszaru wydruku. Jeśli obszar wydruku zawiera ukryte wiersze, które powinny pojawić się w pliku PDF, odkryj je przed eksportem. Jeśli ukryte wiersze zawierają dane, które nie powinny się pojawiać, pozostaw je ukryte. Obszar wydruku określa zakres komórek. Stan Ukryty określa, czy komórki w tym zakresie zostaną wyświetlone.
Po wyeksportowaniu sprawdź, czy plik PDF zawiera wszystkie zamierzone dane i wyklucza wszystkie ukryte dane. Eksport Excel do PDF z obszarami wydruku i ukrytymi wierszami wymaga weryfikacji zarówno tego, co się pojawia, jak i tego, czego nie widać.
Eksportowanie wielu obszarów wydruku jako oddzielnych stron PDF
Jeśli zdefiniujesz wiele obszarów wydruku na tym samym arkuszu, każdy z nich zostanie wydrukowany na osobnej stronie pliku PDF. Pierwszy obszar wydruku pojawi się na pierwszej stronie. Drugi na stronie drugiej. Kolejność obszarów wydruku w pliku PDF jest zgodna z kolejnością, w jakiej je zdefiniowałeś. Przed eksportem ułóż obszary wydruku w żądanej kolejności stron.
Eksport wieloobszarowy Drukowanie PDF jest przydatny do wyodrębniania określonych zakresów danych z dużego arkusza bez uwzględniania całego arkusza. Każdy obszar wydruku staje się skupioną stroną wydruku.
Uwzględnianie arkuszy wykresów w eksporcie obszaru wydruku
Skoroszyty programu Excel mogą zawierać arkusze wykresów, które są wykresami pełnoarkuszowymi, niezależnymi od arkuszy danych. Arkusze wykresów są domyślnie uwzględniane w eksporcie plików PDF, jeśli zdecydujesz się wyeksportować cały skoroszyt. Aby dołączyć arkusz wykresu do arkuszy obszaru wydruku, upewnij się, że zakres eksportu obejmuje wszystkie arkusze.
Przed eksportem przejrzyj każdy arkusz wykresu. Wykresy, które wyglądają poprawnie na ekranie, mogą mieć inne wymiary po renderowaniu do formatu PDF. Eksport wykresu z Excel do formatu PDF wymaga tego samego obszaru wydruku i dbałości o skalowanie, co arkusze danych.
Ustawianie spójnej orientacji strony w obszarach drukowania
Jeśli różne obszary wydruku na różnych arkuszach mają różne orientacje, wyjściowy plik PDF będzie zawierał strony w orientacji pionowej i poziomej. Aby uzyskać profesjonalną prezentację, ujednolić orientację. Cały portret lub cały krajobraz jest lepszy niż mieszany. Przed eksportem ustaw orientację arkusza na karcie Układ strony.
Zgodność orientacji PDF Printing jest decyzją dotyczącą prezentacji. Mieszane orientacje są akceptowalne w przypadku raportów zawierających dużo danych, gdzie niektóre tabele rzeczywiście wymagają orientacji poziomej. W przypadku dokumentów skierowanych do klienta preferowana jest jednolita orientacja.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.