Eksportujesz arkusz kalkulacyjny programu Excel do formatu PDF, a wynik wygląda jak zrzut ekranu interfejsu programu Excel. Każda komórka ma słabą szarą ramkę. Litery kolumn (A, B, C) i numery wierszy (1, 2, 3) pojawiają się u góry i po lewej stronie. Na szczęście nie ma paska formuły ani zakładek arkuszy, ale linie siatki i nagłówki sprawiają, że plik PDF wygląda raczej jak surowe dane, a nie gotowy raport. Chcesz, aby dane wyglądały czysto i profesjonalnie, a nie jak niedokończony arkusz kalkulacyjny.
Usunięcie linii siatki, nagłówków i niechcianego formatowania komórek przed eksportem Excel do formatu PDF daje czysty, profesjonalny wydruk. Dane bronią się same. Zniknęły wizualne zakłócenia interfejsu arkusza kalkulacyjnego. Plik PDF wygląda jak raport, a nie zrzut danych.
Usuwanie linii siatki
Linie siatki to słabe szare linie oddzielające komórki na ekranie. Stanowią one wizualną pomoc w pracy w programie Excel, a nie rzeczywiste obramowania komórek. Domyślnie linie siatki są drukowane i wyświetlane w plikach PDF. Przejdź do zakładki Układ strony. W grupie Opcje arkusza odznacz opcję „Widok”. w obszarze Linie siatki, aby ukryć je na ekranie. Odznacz opcję „Drukuj” w obszarze Linie siatki, aby zapobiec ich pojawianiu się w pliku PDF. Te dwa ustawienia są niezależne. Linie siatki można przeglądać podczas pracy i ukrywać je tylko na wydruku lub w formacie PDF.
Linie siatki różnią się od obramowań komórek, które są formatowaniem stosowanym do określonych komórek. Jeśli arkusz kalkulacyjny ma obramowania wokół niektórych komórek w celu wizualnej organizacji, obramowania te będą nadal drukowane, nawet jeśli linie siatki zostaną wyłączone. Obramowania to celowe formatowanie. Linie siatki to pomoce interfejsu. Zrozumienie tego rozróżnienia pomaga dokładnie kontrolować, które linie pojawiają się w pliku PDF.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Usuwanie nagłówków wierszy i kolumn
Numery wierszy i litery kolumn to A, B, C i 1, 2, 3 otaczające arkusz kalkulacyjny. Są niezbędne do pracy w programie Excel i prawie nigdy nie są odpowiednie w przypadku plików PDF. Przejdź do Układ strony, Opcje arkusza. Odznacz opcję „Drukuj” w sekcji Nagłówki. Numery wierszy i litery kolumn znikają z pliku PDF. Komórki danych pozostają na swoich pozycjach. Zniknęła ramka wizualna wokół arkusza kalkulacyjnego.
W przypadku arkuszy kalkulacyjnych, które będą używane jako tabele referencyjne, w których czytelnik musi zlokalizować określone komórki według adresu, pozostaw nagłówki włączone. Plik PDF z zestawieniem cen, w którym czytelnik otrzymuje informację „sprawdź stawkę w komórce D12”; wymaga widocznych liter kolumn i numerów wierszy. W większości innych zastosowań nagłówki stanowią wizualny bałagan, którego czytelnik nie potrzebuje.
Czyszczenie formatowania komórek przed eksportem
Formatowanie komórek, które ma sens na ekranie, może wyglądać niechlujnie w pliku PDF. Kolory wypełnienia tła, które pomagają rozróżnić wiersze na ekranie, mogą być drukowane w postaci ciemnych bloków zasłaniających tekst, zwłaszcza na drukarkach czarno-białych. Formatowanie warunkowe, które wyróżnia komórki na podstawie wartości, może spowodować, że plik PDF będzie kolorowy, ale trudny do odczytania.
Przed eksportem przejrzyj arkusz kalkulacyjny w Podglądzie wydruku. Przejdź do Plik, Drukuj. Podgląd pokazuje dokładnie, jak będzie wyglądał plik PDF. Jeśli kolory tła są zbyt ciemne, usuń wypełnienie lub rozjaśnij je. Jeżeli po usunięciu wypełnień kolory czcionek są zbyt jasne na białym tle, należy je przyciemnić. Tryb Drukowanie PDF WukongPDF uwzględnia wszystkie ustawienia formatowania programu Excel. To, co widzisz w podglądzie wydruku, jest tym, co otrzymasz w pliku PDF.
Ustawianie czystych ustawień domyślnych dla przyszłego eksportu
Utwórz szablon programu Excel z wyłączonymi liniami siatki i nagłówkami oraz zastosowanym czystym formatowaniem komórek. Zapisz go jako domyślny szablon skoroszytu. Każdy nowy arkusz kalkulacyjny, który tworzysz, zaczyna się od tego czystego szablonu. Domyślne ustawienia tworzą czyste pliki PDF bez konfiguracji dla poszczególnych dokumentów. Eksport do pliku PDF z czystego szablonu jest gotowy do udostępnienia bez konieczności dodatkowego czyszczenia.
Po wyeksportowaniu otwórz plik PDF i sprawdź wynik. Sprawdź, czy nie ma linii siatki i nagłówków. Upewnij się, że formatowanie komórek wygląda prawidłowo w kontekście pliku PDF. Dane powinny być czyste, czytelne i profesjonalne. Interfejs arkusza kalkulacyjnego powinien być niewidoczny. Informacja powinna być jedyną rzeczą, którą widzi czytelnik. Częste niedopatrzenie podczas czyszczenia formatowania Excela na potrzeby eksportu PDF: scalone komórki. Scalone komórki, które dobrze wyglądają na ekranie, mogą powodować nieoczekiwane zachowanie pliku PDF, na przykład pojawianie się obramowań w miejscach, w których granice scalania wpadają w podziały strony. Przed eksportem przejrzyj arkusz kalkulacyjny pod kątem scalonych komórek w pobliżu granic strony. Rozłącz je i zamiast tego użyj wyrównania do środka przez zaznaczenie, co da ten sam efekt wizualny bez komplikacji strukturalnych. Opcja Wyśrodkuj w poprzek zaznaczenia znajduje się w oknie dialogowym Formatuj komórki na karcie Wyrównanie, menu rozwijanym Poziomo. Jest funkcjonalnie identyczny z Scal i Wyśrodkuj do celów wyświetlania, ale nie powoduje problemów strukturalnych, które powodują scalone komórki podczas drukowania i eksportu do pliku PDF. Kolejny element formatowania, który należy sprawdzić przed eksportem do pliku PDF: dopełnienie komórek i zawijanie tekstu. Komórki z zawiniętym tekstem, które dobrze wyglądają na ekranie, mogą zostać obcięte w pliku PDF, jeśli wysokość wiersza została ustawiona ręcznie, a nie dopasowana automatycznie. Wybierz wszystkie wiersze, kliknij dwukrotnie granicę wiersza, aby automatycznie dopasować wysokość. Dzięki temu każda linia zawiniętego tekstu będzie w pełni widoczna w pliku PDF. W przypadku arkuszy kalkulacyjnych z ukrytymi wierszami lub kolumnami zawierającymi obliczenia pomocnicze sprawdź, czy ukryte dane są naprawdę ukryte w pliku PDF. Domyślnym zachowaniem programu Excel jest wykluczanie ukrytych wierszy i kolumn z drukowania i eksportowania plików PDF, ale można to zmienić w oknie dialogowym Ustawienia strony. Sprawdź zakładkę Arkusz w Ustawieniach strony i potwierdź, że ukryta zawartość nie jest ustawiona do drukowania. W przeciwnym razie czysty plik PDF może zawierać wiersze obliczeń pośrednich, których czytelnik nie powinien widzieć. Jest funkcjonalnie identyczny z Scal i Wyśrodkuj do celów wyświetlania, ale nie powoduje problemów strukturalnych, które powodują scalone komórki podczas drukowania i eksportu do pliku PDF.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.