Dokument programu Word zawiera spis treści, odniesienia do rysunków i sekcji, przypisy prowadzące w tę i z powrotem oraz hiperłącza do zewnętrznych witryn internetowych. Eksportujesz go do pliku PDF, otwierasz wynik i klikasz odsyłacz z informacją „Zobacz sekcję 3.2 na stronie 14”. Nic się nie dzieje. Odniesienie jest martwym tekstem. Klikalna struktura, która ułatwiała nawigację po dokumencie programu Word, nie przetrwała konwersji.
Odsyłacze, hiperłącza i wpisy spisu treści mogą przetrwać konwersję programu Word do formatu PDF, ale tylko wtedy, gdy włączone są odpowiednie ustawienia eksportu, a dokument korzysta z wbudowanych funkcji programu Word, a nie z ręcznych obejść. Różnica między plikiem PDF, w którym każde odniesienie jest działającym linkiem, a plikiem, w którym każde odniesienie jest martwym tekstem, sprowadza się do kilku ustawień, których sprawdzenie zajmuje kilka sekund.
Podstawowa zasada: używaj wbudowanych funkcji programu Word, a nie ręcznego formatowania
Każda funkcja programu Word, która tworzy klikalne łącze podczas konwersji Word na PDF, zależy od tego, czy dokument wykorzystuje zautomatyzowane narzędzia programu Word, a nie ręczne wprowadzanie tekstu. Spis treści utworzony za pomocą funkcji Wstaw, spis treści zostanie wyeksportowany jako klikalne wpisy. Spis treści wpisany ręcznie jako zwykły tekst zostanie wyeksportowany jako pusty tekst. Odsyłacze wstawione za pomocą funkcji Wstaw. Odsyłacze zostaną wyeksportowane jako klikalne linki. Tekst wpisany ręcznie jako „Patrz strona 14” zostanie wyeksportowany jako martwy tekst, ponieważ program Word nie ma możliwości sprawdzenia, czy ma to być odniesienie.
Zasada ta rozciąga się na każdy element nawigacyjny. W przypadku zewnętrznych adresów URL użyj opcji Wstaw i Hiperłącze zamiast wpisywać „www.example.com”. jako zwykły tekst i polegając na automatycznym formatowaniu programu Word, aby wyglądał jak łącze. Użyj opcji Wstaw, Zakładka, aby utworzyć punkty kontrolne dla nawigacji wewnętrznej. Użyj wbudowanych stylów nagłówków programu Word, Nagłówka 1, Nagłówka 2, Nagłówka 3, zamiast ręcznie formatować tekst tak, aby wyglądał jak nagłówki ze zmianami pogrubienia i rozmiaru czcionki. Każda wbudowana funkcja generuje w dokumencie uporządkowane dane, które silnik eksportu PDF może przekształcić w działające łącza, zakładki i odsyłacze do pliku PDF.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Konfigurowanie ustawień eksportu PDF dla działających łączy
Podczas eksportowania z programu Word do pliku PDF za pomocą opcji Plik, Zapisz jako, PDF lub Plik, Eksportuj, Utwórz PDF ustawienia domyślne nie zawsze zachowują elementy interaktywne. Kliknij przycisk Opcje w oknie dialogowym Zapisz jako PDF, aby otworzyć ustawienia eksportu. W obszarze Uwzględnij informacje niedrukowalne sprawdź, czy opcja „Utwórz zakładki przy użyciu nagłówków”; jest sprawdzane. Spowoduje to konwersję stylów nagłówków na zakładki PDF. Sprawdź, czy „Właściwości dokumentu” jest zaznaczone, jeśli chcesz, aby metadane PDF zawierały tytuł i autora dokumentu programu Word. W sekcji Opcje PDF zaznacz opcję „Zgodny z ISO 19005-1 (PDF/A)”. tylko jeśli potrzebujesz zgodności z archiwizacją PDF/A i rozumiesz, że to ustawienie może wyłączyć niektóre funkcje interaktywne.
Najbardziej krytyczne ustawienie odsyłaczy w ogóle nie znajduje się w oknie dialogowym Opcje. Znajduje się w głównych preferencjach programu Word. Przejdź do Plik, Opcje, Zaawansowane i przewiń do sekcji Pokaż zawartość dokumentu. Sprawdź, czy opcja „Pokaż kody pól zamiast ich wartości” nie jest zaznaczone. Jeśli wyświetlane są kody pól, eksport do pliku PDF wyeksportuje surowy tekst kodu pola, na przykład „{REF _Ref12345 \h }”. zamiast rozwiązanego tekstu odniesienia. Wyeksportowany plik PDF będzie zawierał kody pól zamiast numerów stron i tytułów sekcji, co jest znacznie gorsze niż martwe linki.
Jak sprawdzić, czy odsyłacze przetrwały konwersję
Po wyeksportowaniu pliku PDF nie zakładaj, że wszystko zadziałało. Otwórz plik PDF i metodycznie przetestuj kilka linków. Kliknij wpis spisu treści. Powinien przejść do odpowiedniego nagłówka. Kliknij odsyłacz, np. „Patrz rysunek 3 na stronie 7”. Powinien przejść do rysunku 3. Kliknij zewnętrzne hiperłącze. Powinien otworzyć adres URL w domyślnej przeglądarce. Jeśli którykolwiek z nich zakończy się niepowodzeniem, należy dostosować ustawienia eksportu lub w dokumencie źródłowym zastosowano ręczne formatowanie zamiast wbudowanych funkcji.
Przypisy dolne i końcowe zasługują na szczególną uwagę, ponieważ zawierają linki dwukierunkowe. Kliknij numer referencyjny przypisu w tekście głównym. Powinien przejść do przypisu na dole strony. Następnie poszukaj linku zwrotnego w samym przypisie, który przeskoczy z powrotem do punktu odniesienia w tekście głównym. Program Word eksportuje zarówno łącza w dół, jak i w górę, jeśli w dokumencie zastosowano opcję Wstaw, Przypis dolny, a nie ręcznie wpisane numery indeksu górnego. Numery przypisów ręcznych są martwe na obu końcach.
Co zrobić, gdy podczas eksportu zerwą się odsyłacze
Jeśli w wyeksportowanym pliku PDF są uszkodzone odsyłacze, poprawka znajduje się w źródłowym dokumencie programu Word, a nie w pliku PDF. Wróć do programu Word i sprawdź, czy każdy odsyłacz został utworzony za pomocą opcji Wstaw, Odsyłacz, a nie wpisany ręcznie. Zaktualizuj wszystkie pola, naciskając klawisze Ctrl+A, aby zaznaczyć wszystko, a następnie klawisz F9, aby zaktualizować wszystkie pola. Zmusza to program Word do ponownego obliczenia każdego odsyłacza, wpisu w spisie treści i kodu pola. Nieaktualne pamięci podręczne pól mogą powodować, że odniesienia będą wskazywały nieprawidłowe strony lub wyświetlały tekst błędu zamiast zamierzonego odniesienia. Po aktualizacji wyeksportuj ponownie do pliku PDF i ponownie sprawdź linki.
Jeśli aktualizacja pól nie rozwiąże problemu, dokument może zawierać uszkodzone kody pól. Naciśnij Alt+F9, aby przełączyć wyświetlanie kodu pola. Poszukaj pól odsyłaczy zawierających komunikaty o błędach, takie jak „Błąd! Nie znaleziono źródła odniesienia.” Te uszkodzone odniesienia należy odtworzyć w programie Word, zanim dokument będzie mógł utworzyć czysty Eksport PDF. Usuń uszkodzony odsyłacz, przejdź do lokalizacji docelowej, wstaw zakładkę, wróć do lokalizacji odniesienia i wstaw nowy odsyłacz wskazujący na tę zakładkę. Ten ręczny proces naprawy jest żmudny, ale jest to jedyny niezawodny sposób naprawienia uszkodzonego odsyłacza.
Konwersja za pomocą Dokumentów Google i innych edytorów tekstu
Dokumenty Google obsługują Linki PDF i odsyłacze inaczej niż Word. Kiedy pobierasz Dokument Google w formacie PDF, hiperłącza do zewnętrznych adresów URL są zachowywane i nadal można je kliknąć. Nagłówki sformatowane przy użyciu stylów nagłówków wbudowanych w Dokumenty Google automatycznie stają się zakładkami PDF. Jednak Dokumenty Google nie obsługują odniesień do określonych sekcji lub numerów stron w taki sam sposób, jak robi to Word. Jeśli Twój Dokument Google zawiera nawigację wewnętrzną, użyj opcji Wstaw, Zakładka, aby utworzyć kotwice, a Wstaw, Link, aby utworzyć linki do tych zakładek. Te łącza zakładek przetrwają eksport do pliku PDF i zapewniają funkcjonalną nawigację wewnętrzną w wynikowym pliku PDF.
Apple Pages podobnie obsługuje eksport do plików PDF. Hiperłącza zewnętrzne zostają zachowane. Spis treści wygenerowany przez wstawkę Pages, eksport funkcji spisu treści w postaci klikalnych wpisów. Odsyłacze między sekcjami nie są natywnie obsługiwane w Pages, więc dokumenty wymagające wewnętrznych odsyłaczy lepiej pisać w programie Word, który ma najbardziej dojrzały system odsyłaczy wśród popularnych edytorów tekstu. Narzędzie do konwersji Word na PDF przetwarza dokumenty z nienaruszoną strukturą odsyłaczy, a w przypadku dokumentów, dla których w momencie tworzenia pominięto ustawienia eksportu, narzędzia do edycji plików PDF mogą ręcznie dodawać hiperłącza w celu zastąpienia uszkodzonych odniesień, chociaż ręczne dodanie linków jest znacznie wolniejsze niż prawidłowe ustawienie ustawień eksportu za pierwszym razem.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.