W większości aplikacji opcja „Zapisz” i „Eksport” pojawiają się w tym samym menu Plik i wydają się robić podobne rzeczy. W przypadku pracy PDF rozróżnienie między nimi ma większe znaczenie, niż większość ludzi zdaje sobie sprawę. Wybór niewłaściwego może kosztować strukturę dokumentu, zakładki, znaczniki dostępności lub jakość pliku — czasami bez widocznej oznaki, że coś poszło nie tak, dopiero znacznie później.
Co „Oszczędzanie” a PDF Właściwie tak
Po otwarciu istniejącego pliku PDF w przeglądarce lub edytorze i zapisaniu go aplikacja stopniowo zapisuje zmiany z powrotem do pliku PDF. Na przykład program Adobe Acrobat dołącza zmiany na końcu pliku, zamiast zapisywać go od nowa. Jest to wydajne rozwiązanie — szybkie i zachowujące oryginalną zawartość — ale oznacza, że plik rośnie wraz z kumulacją zmian. Plik PDF, który był zapisywany wiele razy, może być znacznie większy, niż na to pozwala jego zawartość.
„Zapisz jako” w kontekście PDF zazwyczaj tworzy czystą kopię — przepisuje plik od zera, usuwając skumulowany narzut związany z zapisami przyrostowymi. W przypadku PDF, który był wielokrotnie edytowany, zapisanie jako pod nową nazwą pliku, a następnie zastąpienie oryginału to przydatne okresowe czyszczenie, które zmniejsza rozdęcie pliku bez zmiany jakiejkolwiek zawartości.
Wypróbuj Word do PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Co to jest „Eksportowanie” do PDF Oznacza
Eksportowanie do PDF oznacza konwersję dokumentu z jego natywnego formatu — Word, Excel, InDesign, PowerPoint — na plik PDF. Jest to tłumaczenie jednokierunkowe: aplikacja źródłowa renderuje swój dokument do formatu PDF i zapisuje nowy plik. Oryginalny dokument źródłowy pozostaje niezmieniony.
PDF Eksport to miejsce, w którym podejmuje się większość znaczących decyzji dotyczących jakości i struktury. W oknie dialogowym eksportu wybierasz jakość obrazu, osadzasz czcionki, dołączasz znaczniki ułatwień dostępu, tworzysz zakładki z nagłówków i jakiego profilu kolorów chcesz użyć. Te ustawienia określają jakość, rozmiar i funkcjonalność wynikowego pliku PDF. Poprawienie ich w momencie eksportu jest znacznie łatwiejsze niż próba naprawienia nieoptymalnego pliku PDF po fakcie.
Drukuj do PDF: trzecia opcja z różnymi kompromisami
Drukowanie do pliku PDF — wybranie wirtualnej drukarki PDF z okna dialogowego drukowania — technicznie rzecz biorąc nie oznacza ani zapisywania, ani eksportowania. Przepuszcza dokument przez silnik renderowania wydruku i przechwytuje wynik jako PDF. Różni się to od korzystania z natywnego eksportu aplikacji do formatu PDF pod kilkoma ważnymi względami.
- Co traci druk do PDF: struktura dokumentu, znaczniki dostępności, hiperłącza (w większości przypadków), zakładki i metadane. Wynik jest czystą reprezentacją wizualną bez informacji strukturalnych.
- Co zyskuje dzięki drukowaniu do PDF: spłaszczony, okrojony plik bez ukrytych danych, metadanych i złożoności warstw. Przydatne do czyszczenia problematycznego pliku PDF lub usuwania osadzonych informacji przed udostępnieniem.
Użyj opcji Drukuj do PDF, jeśli chcesz uzyskać prosty, przejrzysty wydruk i nie potrzebujesz struktury dokumentu. Użyj natywnego eksportu aplikacji, jeśli potrzebujesz w pełni funkcjonalnego pliku PDF z działającymi linkami, nawigacją i obsługą ułatwień dostępu.
Gdzie różnica pojawia się w praktyce
Rozróżnienie między zapisem a eksportem staje się praktycznie ważne w następujących sytuacjach:
- Zakładki i nawigacja: Natywny eksport programu Word do formatu PDF tworzy zakładki PDF na podstawie stylów nagłówków. Drukowanie do PDF nie. Po prawidłowo wyeksportowanym 100-stronicowym raporcie można nawigować; ten sam raport wydrukowany w formacie PDF jest płaskim zwojem.
- Hyperłącza: łącza w dokumencie programu Word pozostają klikalne po wyeksportowaniu za pomocą eksportu do pliku PDF programu Word. Drukowanie do PDF zazwyczaj je psuje — adresy URL stają się tekstem, którego nie można kliknąć.
- Tagi dostępności: tagi strukturalne, dzięki którym plik PDF jest czytelny dla czytników ekranu, są zachowywane tylko w przypadku eksportu natywnego z włączoną opcją ułatwień dostępu. Opcja Drukuj do PDF powoduje utworzenie dokumentu bez znaczników.
- Rozmiar pliku: a PDF, który był zapisywany przyrostowo wiele razy, kumuluje się. Okresowe zapisywanie jako w czystym pliku pozwala zachować rozsądny rozmiar. W przypadku plików udostępnionych, które edytuje wiele osób, ma to większe znaczenie niż w przypadku dokumentów edytowanych przez jedną osobę.
PDF Przebieg pracy, który pozwala uniknąć większości problemów
W przypadku dokumentów utworzonych w programach Word, PowerPoint lub podobnych aplikacjach: zachowaj plik źródłowy jako dokument roboczy, użyj natywnego eksportu PDF aplikacji (Plik > Zapisz jako > PDF, a nie Drukuj > Zapisz jako PDF) podczas tworzenia ostatecznej wersji i celowo skonfiguruj ustawienia eksportu — osadzaj czcionki, włączaj znaczniki dostępności, twórz zakładki. W przypadku istniejących plików PDF, które wymagają edycji: otwórz w programie Acrobat, wprowadź zmiany i okresowo używaj funkcji Zapisz jako, aby wyczyścić rozmiar pliku. Użyj opcji Drukuj do PDF tylko wtedy, gdy potrzebujesz uproszczonego wydruku pozbawionego struktury.
Wypróbuj Word do PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.