PDF/A-3 is de meest flexibele variant van de archiveringsstandaard PDF/A. Terwijl eerdere PDF/A-versies puur gericht waren op het op zichzelf staand en visueel reproduceerbaar maken van PDFs voor langdurig behoud, voegde PDF/A-3 een belangrijke mogelijkheid toe: de mogelijkheid om elk bestandstype als bijlage in het archief PDF in te sluiten. Dit maakt het het voorkeursformaat voor een groeiend aantal zakelijke documentworkflows, met name voor elektronische facturering en hybride documentuitwisseling.
De PDF/A-familie: een kort overzicht
PDF/A is een ISO-standaard (ISO 19005) voor langetermijnarchivering van PDF-documenten. Alle varianten delen dezelfde kernvereiste: de PDF moet volledig op zichzelf staand zijn, op identieke wijze reproduceerbaar zijn, ongeacht de kijkomgeving, en vrij zijn van functies die de toekomstige toegankelijkheid in gevaar kunnen brengen.
- PDF/A-1: het origineel (2005). Meest conservatief: geen transparantie, geen lagen, geen ingesloten bestanden. Maximale compatibiliteit.
- PDF/A-2: ondersteuning toegevoegd voor transparantie, lagen, JPEG 2000-compressie en PDF/A-bestanden ingebed in PDF/A-bestanden. Nog steeds geen willekeurige bestandsbijlagen.
- PDF/A-3: alle functies van PDF/A-2 plus de mogelijkheid om elk bestandstype als bijlage in te sluiten (XML, CSV, Excel, Word, originele bronbestanden) naast het archief PDF.
Wat PDF/A-3 mogelijk maakt: het hybride document
Het bepalende kenmerk van PDF/A-3 is het hybride document: één enkel bestand dat zowel een door mensen leesbare PDF als een door een machine leesbaar gegevensbestand bevat. De PDF geeft het document visueel weer voor mensen – facturen, rapporten, contracten – terwijl het ingesloten bestand gestructureerde gegevens bevat die software automatisch kan verwerken.
De meest prominente toepassing is elektronische facturatie. Het ZUGFeRD-formaat (Duitsland) en Factur-X-formaat (Frankrijk en EU) zijn beide gebaseerd op PDF/A-3: een door mensen leesbare factuur PDF met een ingesloten XML-bestand met alle factuurgegevens in een gestructureerd formaat dat boekhoudsoftware automatisch kan importeren. Eén bestand is zowel geschikt voor menselijke beoordeling als voor geautomatiseerde verwerking, zonder dat de gegevens opnieuw moeten worden ingevoerd.
Wanneer gebruikt u PDF/A-3 versus PDF/A-1 of PDF/A-2
Gebruik PDF/A-3 wanneer:
- Het document moet brongegevens bevatten naast de PDF-weergave: facturen met ingesloten XML, rapporten met ingesloten spreadsheets, contracten met ingesloten originele bewerkbare bestanden
- Het formaat is vereist door een specifieke standaard: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung (de standaard voor e-facturering van de Duitse overheid) en vergelijkbare formaten vereisen PDF/A-3
- U wilt behoud van archiefkwaliteit met de flexibiliteit om ondersteunende bestanden op te nemen: de PDF Archief kwaliteit van PDF/A gecombineerd met het gemak van het meenemen van gerelateerde bestanden in één container
Gebruik PDF/A-1 of PDF/A-2 wanneer:
- Het document is bedoeld voor pure visuele archivering op lange termijn, zonder vereisten voor gegevensverwerking
- Maximale compatibiliteit met oudere archiefsystemen is vereist
- Het archiefbeleid van de organisatie specificeert specifiek PDF/A-1 of PDF/A-2
PDF/A-3 Conformiteitsniveaus
Net als andere PDF/A-varianten heeft PDF/A-3 twee conformiteitsniveaus:
- PDF/A-3b (basis): zorgt voor visuele reproduceerbaarheid: het document ziet er voor altijd hetzelfde uit. Vereist getagde PDF voor naleving van de toegankelijkheid, maar vereist geen volledige semantische tagging.
- PDF/A-3u (unicode): voegt de vereiste toe dat alle tekst in Unicode kan worden weergegeven, zodat tekst betrouwbaar kan worden geëxtraheerd en doorzocht.
Voor e-factureringstoepassingen is PDF/A-3b doorgaans voldoende. Voor documenten waarbij de doorzoekbaarheid en extractie van tekst van belang zijn (gearchiveerde contracten, wettelijke documenten) verdient PDF/A-3u de voorkeur.
Een PDF/A-3-bestand maken
Adobe Acrobat Pro kan PDFs opslaan als PDF/A-3 via Bestand > Opslaan als anders > Archiveerbaar PDF (PDF/A). Selecteer PDF/A-3b of PDF/A-3u uit de opties op nalevingsniveau. Acrobat markeert alle inhoud die niet voldoet aan de PDF standaard-vereisten en corrigeert deze automatisch of vraagt om invoer.
Specifiek voor e-facturering verwerken speciale factureringssoftware en ERP-systemen doorgaans automatisch de aanmaak van PDF/A-3, waarbij de PDF, de gestructureerde XML, wordt gegenereerd en zonder handmatige tussenkomst worden gecombineerd tot een compatibel PDF/A-3-bestand. Tools zoals Mustang (open source Java-bibliotheek) en commerciële oplossingen zoals Zugferd-manager zijn speciaal ontworpen voor deze workflow.