PDF/A is een subset van PDF — het is een beperktere versie van het formaat dat speciaal is ontworpen voor documentarchivering op lange termijn. De meeste mensen komen dit tegen wanneer een overheidsportaal, een rechtssysteem of een archiefvereiste alleen het 'PDF/A-formaat' specificeert. Als u begrijpt wat PDF/A anders maakt dan een gewone PDF, legt u uit waarom het bestaat en wanneer u het daadwerkelijk nodig heeft.
Welke standaard PDF toestaat dat PDF/A dit verbiedt
Een standaard PDF-formaat is flexibel. Het kan JavaScript bevatten dat wordt uitgevoerd wanneer het document wordt geopend, koppelingen naar externe bronnen die worden geladen tijdens het bekijken, gecodeerde inhoud, ingesloten multimedia zoals audio en video, en lettertypen die niet volledig zijn ingesloten - afhankelijk van de kijker om deze vanuit het lokale systeem aan te leveren.
Al deze functies creëren afhankelijkheden van externe systemen of software die in de toekomst misschien niet meer zullen bestaan. Voor een PDF met een ingesloten video is een videocodec vereist. Voor een PDF met externe lettertypereferenties moeten deze lettertypen zijn geïnstalleerd. Voor een PDF met JavaScript is een viewer vereist die JavaScript uitvoert. Over twintig jaar zijn deze afhankelijkheden wellicht niet meer beschikbaar.
Wat PDF/A vereist
PDF/A is ontworpen om volledig op zichzelf te staan. Elk element dat het document correct moet weergeven, moet in het bestand zelf zijn ingebed. Er zijn geen externe afhankelijkheden toegestaan. Concreet vereist PDF/A:
- Alle lettertypen volledig ingesloten: elk lettertype dat in het document wordt gebruikt, moet volledig zijn ingesloten, er mag niet naar worden verwezen vanuit het systeem of gedeeltelijk zijn ingesloten.
- Geen verwijzingen naar externe inhoud: geen links naar externe bestanden, geen inhoud geladen via URL's tijdens het bekijken.
- Geen JavaScript: geen uitvoerbare inhoud die afhankelijk is van software-interpretatie.
- Geen codering: inhoud moet volledig toegankelijk zijn - wachtwoordbeveiliging voorkomt toekomstige toegang als wachtwoorden verloren gaan.
- Kleurprofielen ingebed: kleuren moeten worden beschreven met ingebedde ICC-profielen, zodat het document consistent wordt gereproduceerd, ongeacht het weergavesysteem.
- Documentmetagegevens: specifieke XMP-metagegevensvelden moeten aanwezig zijn, inclusief de PDF/A-conformiteitsverklaring.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: Wat is het verschil?
- PDF/A-1 (2005): de originele en strengste versie, gebaseerd op PDF 1.4. Geen transparantie, geen lagen, geen JPEG 2000-compressie. Het meest universeel ondersteund door archiefsystemen.
- PDF/A-2 (2011): gebaseerd op PDF 1.7. Maakt transparantie, lagen, JPEG 2000-compressie en het insluiten van PDF/A-bestanden in PDF/A-bestanden mogelijk. Moderner en flexibeler met behoud van archiefbetrouwbaarheid.
- PDF/A-3 (2012): vergelijkbaar met PDF/A-2, maar maakt insluiting van elk bestandstype mogelijk (niet alleen PDF/A) in het archiefdocument. Wordt gebruikt voor het insluiten van XML-facturen, bronbestanden of andere bijlagen naast het visuele document.
Elke versie heeft ook conformiteitsniveaus: A (volledige toegankelijkheid, met getagde structuur), B (basis, alleen visuele reproduceerbaarheid) en U (Unicode-toewijzing). PDF/A-1b is het meest vereist door archiefsystemen; het zorgt ervoor dat het document er hetzelfde uitziet, maar vereist geen volledige toegankelijkheidstags.
Wanneer u PDF/A daadwerkelijk nodig heeft
PDF/A is vereist of wordt sterk aanbevolen in specifieke contexten:
- Inzendingen van de overheid en juridische instanties waarbij het bewaren van gegevens op lange termijn wettelijk verplicht is
- Rechtbankdossiers in rechtsgebieden die archiveringsconforme formaten vereisen
- Financiële en boekhoudkundige gegevens met bewaartermijnen voor meerdere jaren
- Zorgdossiers waarin documenten levenslang leesbaar moeten blijven
- Elke organisatie met een formeel documentbeheersysteem dat PDF/A specificeert voor gearchiveerde documenten
Voor alledaagse zakelijke documenten (voorstellen, rapporten, facturen, correspondentie) is standaard PDF Archief via een gewone PDF perfect geschikt. De beperkingen van PDF/A zijn de afweging alleen waard als je de garantie nodig hebt van toekomstige leesbaarheid over tientallen jaren, en niet alleen over jaren.
Een PDF/A-bestand maken
In Microsoft Word is Bestand > Opslaan als > PDF > Opties > controleer "Voldoet aan ISO 19005-1 (PDF/A)" produceert rechtstreeks een PDF/A-1b-bestand. Dit is het eenvoudigste pad voor Word-documenten.
Adobe Acrobat Pro kan een bestaande PDF naar PDF/A converteren met behulp van de Preflight-tool (Extra > Afdrukproductie > Preflight > PDF/A-compatibiliteit). Het controleert het document op basis van de PDF/A-vereisten en repareert of markeert eventuele problemen – niet-ingebedde lettertypen, externe verwijzingen, verboden inhoud. Voor organisaties die regelmatig archiefdocumenten produceren, garandeert deze workflow naleving vóór archivering.