Het indienen van een PDF bij een rechtbank, overheidsinstantie of juridische tegenpartij is niet hetzelfde als het e-mailen van een document naar een collega. Het verkeerde bestandsformaat, een ontbrekende handtekening of een niet-geredigeerd stukje persoonlijke informatie kan ervoor zorgen dat uw inzending wordt afgewezen – of erger nog, een probleem creëert waar u niet meer op terug kunt komen. Om het de eerste keer goed te doen, komt het neer op een korte checklist die de meeste mensen overslaan.
Controleer eerst de indieningsvereisten
Verschillende rechtbanken en instanties hebben verschillende regels, en deze zijn niet altijd duidelijk. Sommige rechtbanken vereisen het PDF/A-formaat voor archivering. Anderen specificeren maximale bestandsgroottes, vereisen bladwijzers voor documenten vanaf een bepaald aantal pagina's, of vereisen dat PDFs doorzoekbaar zijn op tekst in plaats van gescande afbeeldingen. Federale rechtbanken in de VS gebruiken het CM/ECF-systeem, dat zijn eigen technische specificaties heeft.
Voordat u iets voorbereidt, moet u de specifieke indieningsvereisten opvragen voor de rechtbank of instantie waarbij u zaken indient. Als u met een advocaat werkt, moeten zij deze al kennen. Als u pro se indient, bevat de website van de rechtbank meestal een sectie over vereisten voor elektronische indiening.
Zorg ervoor dat de tekst selecteerbaar is
De meeste rechtssystemen vereisen nu dat elektronisch opgeslagen PDFs echte, selecteerbare tekst bevatten en geen gescande afbeeldingen. Een gescand document is slechts een foto van een pagina. Rechters, griffiers en tegenstanders moeten de tekst kunnen doorzoeken, kopiëren en naar specifieke passages kunnen verwijzen. Een PDF die slechts een afbeelding is, staat dat allemaal niet toe.
Als uw document oorspronkelijk digitaal is gemaakt (getypt in Word, geëxporteerd uit een systeem) zou het al selecteerbare tekst moeten bevatten. Als het een fysiek document is dat is gescand, moet u er OCR op uitvoeren voordat u het verzendt. OCR converteert de afbeelding van tekst naar daadwerkelijke teksttekens die kunnen worden doorzocht en geselecteerd.
Ter controle: open uw PDF en probeer te klikken en slepen om een zin te selecteren. Als je tekst kunt markeren, gaat het goed. Als uw cursor in een draadkruis verandert en u alleen een rechthoekig gebied van de afbeelding kunt selecteren, heeft het document OCR nodig voordat het klaar is om te worden gearchiveerd.
Gevoelige informatie correct redigeren
Redactie is een van de meest verkeerd uitgevoerde stappen bij het voorbereiden van juridische PDF. Door een zwart kader over tekst te tekenen in een PDF-editor, of door een zwarte markeerstift te gebruiken, wordt de onderliggende tekst niet verwijderd; deze wordt alleen visueel bedekt. Iedereen die de "geredigeerde" sectie in een teksteditor kunt lezen wat eronder staat. Dit heeft tot echte problemen geleid in spraakmakende rechtszaken.
Met de juiste PDF Redactie wordt de inhoud permanent uit het bestand verwijderd, niet alleen uit de visuele laag. Het resultaat is een opening of een zwarte balk waar de tekst stond, met daaronder niets. Controleer na het redigeren altijd door het geredigeerde gebied te selecteren en te proberen het te kopiëren. Als er niets plakt, is de redactie echt.
Veel voorkomende items die in juridische documenten moeten worden geredigeerd: burgerservicenummers, financiële rekeningnummers, geboortedata voor minderjarigen en de namen van minderjarige kinderen. Veel rechtssystemen hebben specifieke regels over welke informatie moet worden geredigeerd of ingekort.
Gebruik de juiste handtekening
Voor juridische indieningen is vaak een handtekening vereist, maar niet elk type handtekening heeft hetzelfde juridische gewicht. Een getypte naam (soms geschreven als "/s/uw naam" in elektronische documenten) wordt in veel rechtssystemen geaccepteerd als een geldige elektronische handtekening. Een afbeelding van een handgeschreven handtekening werkt ook bij anderen. Een cryptografische digitale handtekening met een verifieerbaar certificaat is de veiligste optie en is in sommige rechtsgebieden vereist.
Weet wat uw specifieke rechtbank of instantie accepteert voordat u tekent. Sommige verbieden expliciet bepaalde handtekeningtypen voor bepaalde documentcategorieën. Bij twijfel is de veiligste aanpak afdrukken, handmatig ondertekenen, scannen en OCR uitvoeren om de doorzoekbaarheid van tekst te herstellen, hoewel dit wel stappen met zich meebrengt.
Beheer de bestandsgrootte zonder het document te beschadigen
Veel archiefsystemen leggen een limiet op voor de bestandsgrootte: doorgaans 10 MB of 25 MB per document. Als uw PDF de limiet overschrijdt, heeft u een aantal opties: comprimeren, opsplitsen in meerdere bestanden, of beide. De cruciale regel hier is om te comprimeren zonder de tekstkwaliteit te verslechteren. Juridische documenten moeten leesbaar blijven bij een hoge zoomfactor, en elke compressie die tekst vervaagt of de beeldresolutie onder een leesbare drempel laat vallen, zal problemen veroorzaken.
De compressietool van WukongPDF past verliesloze compressie toe op tekst en vectorelementen, zodat de tekst scherp blijft terwijl de totale bestandsgrootte afneemt. Voor documenten met ingesloten foto's of gescande pagina's is beeldcompressie de oorzaak van de meeste formaatbesparing - en een kwaliteitsinstelling van 80% of hoger zorgt ervoor dat alles leesbaar blijft.
Laatste checklist voordat u indient
Neem dit door voordat u het indient:
- Tekst is selecteerbaar: open de PDF en probeer een zin te markeren
- Gevoelige informatie wordt op de juiste manier geredigeerd en niet alleen visueel afgedekt
- De handtekening komt overeen met het formaat dat de rechtbank of instantie accepteert
- De bestandsgrootte valt binnen de inzendingslimiet
- Het formaat komt overeen met de vereisten (standaard PDF, PDF/A, etc.)
- Paginanummering en bladwijzers zijn indien nodig aanwezig
Juridische PDF-fouten zijn bijna altijd te vermijden. De inzendingen die worden afgewezen of problemen veroorzaken, zijn meestal de inzendingen waarbij iemand een stap heeft overgeslagen (vaak de redactie of de doorzoekbaarheid van de tekst) omdat hij haast had. Vijf minuten controleren voordat u aangifte doet, is veel meer waard dan het omgaan met de gevolgen erna.