PDF/A is een subset van het PDF-formaat, speciaal ontworpen voor archivering op lange termijn. De "A" staat voor archief. Een PDF/A-bestand is een geldige PDF die aan aanvullende regels voldoet en ervoor zorgt dat het voor onbepaalde tijd leesbaar en op zichzelf staand blijft - zonder afhankelijk te zijn van externe software, lettertypen of kleurprofielen die in de toekomst misschien niet meer zullen bestaan.
Wat een gewone PDF kan bevatten dat PDF/A niet kan
Een standaard PDF kan naar lettertypen verwijzen zonder deze in te sluiten, en vertrouwt erop dat de kijker een passend lettertype op het systeem van de gebruiker vindt. Het kan JavaScript bevatten dat wordt uitgevoerd wanneer het document wordt geopend. Het kan audio en video insluiten. Het kan linken naar externe URL's en externe bestanden. Het kan encryptie gebruiken. Al deze dingen creëren afhankelijkheden van de omgeving waarin de PDF wordt bekeken. Als een lettertype niet meer wordt verspreid, of het gedrag van JavaScript verandert, of een externe bron beweegt, wordt de PDF mogelijk niet correct weergegeven.
PDF/A verbiedt dit allemaal. Lettertypen moeten volledig zijn ingesloten. Geen JavaScript, geen audio, geen video, geen externe links, geen codering. Kleurruimten moeten worden gedefinieerd met ingebedde ICC-profielen. Het document moet volledig op zichzelf staan; alles wat nodig is om het correct weer te geven, bevindt zich in het bestand zelf. Dit garandeert dat een PDF/A-bestand dat over vijftig jaar wordt geopend, wanneer de helft van de lettertypen waarnaar het verwijst niet meer bestaat, er nog steeds precies zo uitziet als bedoeld.
De verschillende PDF/A-varianten
PDF/A is in verschillende versies geëvolueerd. PDF/A-1 (uitgebracht in 2005) is het meest restrictief: geen transparantie, geen JPEG2000-compressie, beperkt kleurbeheer. PDF/A-2 (2011) heeft ondersteuning toegevoegd voor transparantie, JPEG2000 en geavanceerder kleurbeheer, waardoor het compatibel wordt met moderne ontwerpworkflows. PDF/A-3 (2012) heeft PDF/A-2 uitgebreid om het insluiten van willekeurige bestandsformaten binnen de PDF-container mogelijk te maken – handig voor hybride documenten zoals e-facturen waarin XML-gegevens worden ingesloten naast een voor mensen leesbare PDF-pagina.
Elke versie heeft ook conformiteitsniveaus: "b" (basis) zorgt voor visuele reproduceerbaarheid, "a" (toegankelijk) voegt getagde structuur toe voor toegankelijkheid, en "u" (Unicode) zorgt ervoor dat tekst Unicode-toegewezen is voor betrouwbare extractie. PDF/A-2b wordt het meest gebruikt voor algemene documentarchivering. Het is flexibeler dan PDF/A-1b en voldoet nog steeds aan de vereisten van de meeste archiefstandaarden.
Wanneer PDF/A vereist is
Overheidsinstanties, rechtbanken, gezondheidszorginstellingen, financiële toezichthouders en veel grote bedrijven specificeren PDF/A voor documenten die jaren of decennia moeten worden bewaard. In de EU vereisen veel overheidsportals PDF/A voor officiële inzendingen. ISO 32000 (de PDF-specificatie) en diverse nationale archiveringsstandaarden verwijzen expliciet naar PDF/A. Als een verordening, contract of instelling PDF/A specificeert voor een inzending, betekent dit meestal PDF/A-1b of PDF/A-2b. Controleer de exacte vereiste in plaats van aan te nemen dat een versie hieraan voldoet.
Voor het archiveren van persoonlijke documenten – het bewaren van een schone kopie van een huurcontract, een belastingaangifte, een diploma – werkt de reguliere PDF prima voor praktische doeleinden. PDF/A is vooral van belang in institutionele contexten waar naleving van archiefnormen expliciet vereist is.
Openen en werken met PDF/A-bestanden
PDF/A-bestanden kunnen in elke PDF-viewer worden geopend. Het zijn geldige PDFs. Adobe Reader toont een blauwe balk bovenaan een PDF/A-bestand, wat aangeeft dat het zich in de archiveringsmodus bevindt en dat u suggereert dat u het niet wijzigt. U kunt tekst lezen, zoeken, kopiëren en afdrukken vanaf een PDF/A, precies zoals u dat zou doen vanaf een gewone PDF. De beperking geldt voor wijzigingen: als u een PDF/A-bestand wijzigt op een manier die de archiefbeperkingen schendt, wordt het geconverteerd naar een niet-conform PDF, waarvoor sommige tools u zullen waarschuwen.
Als u een PDF/A-bestand substantieel moet bewerken, is de gebruikelijke workflow het converteren naar een gewone PDF (waarbij de PDF/A-beperkingen worden verwijderd), de wijzigingen doorvoeren en vervolgens opnieuw converteren naar PDF/A als de archiefaanduiding behouden moet blijven. Adobe Acrobat Pro regelt dit; een PDF Converter-tool kan ook de PDF/A-metagegevens strippen om bewerking mogelijk te maken, hoewel het verwijderen van de archiefaanduiding betekent dat het resulterende bestand niet langer voldoet aan de archiefnormen.