PDF/A is een ISO-gestandaardiseerd archiefformaat dat is ontworpen om ervoor te zorgen dat documenten over tientallen jaren leesbaar blijven, zonder afhankelijk te zijn van specifieke software of externe bronnen. Het converteren van een gewone PDF naar PDF/A is een compliance-operatie: de converter controleert wat het bestand bevat, verwijdert of past alles aan dat in strijd is met de standaard, en produceert een op zichzelf staande archiefversie.
Wat PDF/A eigenlijk vereist
PDF/A legt beperkingen op die reguliere PDFs niet hebben. Alle lettertypen moeten volledig zijn ingesloten, niet alleen in subsets, maar ook de volledige lettertypegegevens. Externe inhoud is verboden: geen links naar externe bestanden, geen ingesloten audio of video, geen JavaScript, geen encryptie. Kleurruimten moeten worden gedefinieerd met ingebedde ICC-profielen in plaats van te vertrouwen op het uitvoerapparaat om ze te interpreteren. Metadata moeten aan specifieke standaarden voldoen. Een PDF/A-bestand is volledig op zichzelf staand en beschrijft zichzelf.
Er zijn verschillende PDF/A-varianten: PDF/A-1 (het origineel, de meest restrictieve), PDF/A-2 (maakt transparantie en JPEG2000-compressie mogelijk) en PDF/A-3 (voegt ondersteuning toe voor ingesloten bestanden van elk formaat, handig voor het insluiten van XML-factuurgegevens naast een voor mensen leesbare factuur). Welke versie u moet targeten, hangt af van de vereiste. Bij juridische archivering en overheidsarchivering wordt vaak PDF/A-1b of PDF/A-2b gespecificeerd. Bij twijfel is PDF/A-2b een goede standaard die de meeste moderne documenten kan verwerken zonder de strikte beperkingen van PDF/A-1.
Converteren met Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro biedt de meest grondige PDF/A-conversie. Ga naar Bestand → Opslaan als → PDF/A, kies het conformiteitsniveau (PDF/A-1b, PDF/A-2b, enz.) en sla op. Acrobat voert een preflightcontrole uit, markeert alles wat niet automatisch kan worden geconverteerd en rapporteert welke wijzigingen zijn aangebracht. Voor problemen die niet automatisch kunnen worden opgelost (bepaalde ingebedde multimedia, encryptie die in strijd is met de standaard) vertelt het u wat compliance in de weg staat en wat u zou moeten veranderen.
De preflight-tool van Acrobat (Extra → Afdrukproductie → Preflight) geeft nog gedetailleerdere controle. U kunt eerst een PDF/A-nalevingscontrole uitvoeren om de volledige lijst met problemen te bekijken voordat u tot conversie overgaat. Vervolgens kunt u beslissen of u deze afzonderlijk wilt oplossen of dat Acrobat ze automatisch afhandelt.
Converteren zonder Acrobat
Verschillende tools kunnen de PDF/A-conversie verwerken zonder een Acrobat-abonnement. Ghostscript, een gratis open-source PDF-processor, converteert naar PDF/A via de opdrachtregel: de relevante vlaggen zijn -dPDFA=2 en -dPDFACompatibilityPolicy=1. Dit is betrouwbaar, maar vereist comfort met opdrachtregelprogramma's. Voor een eenvoudiger aanpak kan LibreOffice documenten rechtstreeks naar PDF/A exporteren — vink in het exportdialoogvenster de optie "PDF/A-1a" aan. optie onder het tabblad Algemeen.
Er bestaan browsergebaseerde converters voor PDF/A-conversie, maar deze variëren in kwaliteit. Sommige wijzigen alleen de metadatakop van het bestand om aanspraak te maken op PDF/A-compliance, zonder de onderliggende problemen daadwerkelijk op te lossen. Een bestand dat niet voldoet aan de juiste compliance-controle, zal na dat soort conversie nog steeds mislukken. Voor echte PDF/A-naleving die voldoet aan een eis van een archivaris of de overheid, is Acrobat of Ghostscript betrouwbaarder dan een browsertool.
Verificatie van PDF/A-naleving
Controleer na de conversie of het bestand daadwerkelijk aan de norm voldoet, in plaats van er alleen maar van uit te gaan dat de conversie heeft gewerkt. Adobe Reader toont een blauwe balk bovenaan een PDF/A-bestand wanneer het wordt geopend, wat aangeeft dat het document zich in de PDF/A-modus bevindt. Voor een grondigere controle valideert de gratis online tool veraPDF de naleving van PDF/A in detail. Upload het bestand en rapporteert aan welk conformiteitsniveau het voldoet en vermeldt eventuele resterende problemen.
Wanneer u PDF/A-bestanden indient voor naleving van een specifieke regelgeving of bij een specifieke instelling, bevestig dan altijd welk PDF/A-niveau zij vereisen en controleer of uw output precies aan dat niveau voldoet. PDF/A-2b en PDF/A-1b zijn niet hetzelfde, en een inzending waarvoor PDF/A-1b vereist is, zal niet worden ondersteund door een PDF/A-2b-bestand, ook al is dit laatste technisch gezien beter in staat.