Excel-rasterlijnen, de vage grijze lijnen die cellen op het scherm scheiden, worden standaard niet afgedrukt. Wanneer u een Excel-werkblad naar PDF exporteert, worden de gegevens afgedrukt, maar het raster niet. Een spreadsheet zonder rasterlijnen is moeilijker te lezen omdat de visuele structuur die de ene cel van de volgende scheidt, ontbreekt. Getallen zweven in de witte ruimte zonder de randen die hun relaties definiëren.
Rasterlijnen zijn het verschil tussen een spreadsheet die op een tabel lijkt en een spreadsheet die op verspreide getallen lijkt.
Voor het afdrukken van een Excel naar PDF-bestand met rasterlijnen moet u een instelling in Excel wijzigen voordat u kunt exporteren. De conversietools PDF Afdrukken van WukongPDF verzorgen de exportstap, en de onderstaande configuratie zorgt ervoor dat rasterlijnen, rij- en kolomkoppen en pagina-indeling allemaal correct worden overgedragen van het spreadsheet naar de PDF.
De instelling die het afdrukken van rasterlijnen regelt
In Excel zijn rasterlijnen een weergavefunctie en geen opmaakfunctie. Ze verschijnen op het scherm om u te helpen bij het navigeren door het werkblad, maar maken geen deel uit van de celopmaak en worden niet standaard afgedrukt. Om ze af te drukken, opent u het tabblad Pagina-indeling en vinkt u het vakje Afdrukken aan onder Rasterlijnen in de groep Velopties. Deze instelling vertelt Excel om de schermrasterlijnen op te nemen in de afgedrukte uitvoer en in elke PDF die op basis van de afdrukuitvoer wordt gemaakt.
De instelling Rasterlijnen afdrukken geldt voor het hele blad. U kunt voor sommige cellen niet selectief rasterlijnen afdrukken en voor andere niet. Als u selectieve randen nodig heeft, gebruik dan celrandopmaak in plaats van te vertrouwen op rasterlijnen. Celranden maken deel uit van de celopmaak en worden afgedrukt ongeacht de rasterlijninstelling. Voor spreadsheets waarin alleen bepaalde secties zichtbare celgrenzen nodig hebben, past u randen toe op die cellen en laat u Rasterlijnen afdrukken uitgeschakeld.
Het afdrukgebied instellen om extra pagina's te vermijden
Excel-spreadsheets die op één pagina op het scherm lijken te passen, kunnen over meerdere pagina's lopen wanneer ze worden afgedrukt of naar PDF worden geëxporteerd, omdat het afdrukgebied zich uitstrekt tot de laatste cel die gegevens, opmaak of zelfs maar een losse spatie bevat. Stel het afdrukgebied expliciet in voordat u exporteert. Selecteer het cellenbereik dat in de PDF moet verschijnen, ga naar Pagina-indeling, klik op Afdrukgebied en vervolgens op Afdrukgebied instellen.
Nadat u het afdrukgebied hebt ingesteld, gebruikt u Afdrukvoorbeeld om te controleren hoeveel pagina's de selectie beslaat. Een spreadsheet waarvan u verwachtte dat deze op één pagina zou passen, kan over vier pagina's worden verspreid, omdat de kolommen breed zijn en het lettertype groot is. Pas in Pagina-indeling de instellingen voor de schaalverdeling Breedte en Hoogte aan, zodat het afdrukgebied past bij het gewenste aantal pagina's. Als u Breedte op 1 pagina instelt, worden alle kolommen op één paginabreedte geforceerd. Als u Hoogte instelt op 1 pagina, worden alle rijen op één paginahoogte geforceerd.
Inclusief rij- en kolomkoppen
Rijnummers en kolomletters, de A, B, C aan de bovenkant en 1, 2, 3 aan de linkerkant, helpen lezers bij het verwijzen naar specifieke cellen in de pdf. Om ze op te nemen, vinkt u het vakje Afdrukken aan onder Koppen in de groep Bladopties op het tabblad Pagina-indeling. Deze instelling is onafhankelijk van de rasterlijneninstelling.
Rij- en kolomkoppen zijn handig voor spreadsheets die gezamenlijk worden beoordeeld, waarbij iemand zegt: controleer cel D47 en de PDF-lezer moet D47 snel vinden. Ze leiden af voor spreadsheets die dienen als voltooide rapporten of presentatiemateriaal. Kies op basis van hoe de PDF zal worden gebruikt. Een referentiedocument heeft baat bij kopjes. Een gepolijst product ziet er schoner uit zonder.
| Afdrukinstelling | Locatie in Excel | Effect op PDF |
|---|---|---|
| Rasterlijnen afdrukken | Pagina-indeling > Bladopties > Rasterlijnen > Afdrukken | Voegt vage celgrenslijnen toe aan alle cellen |
| Koppen afdrukken | Pagina-indeling > Bladopties > Koppen > Afdrukken | Voegt rijnummers en kolomletters toe |
| Stel het afdrukgebied in | Pagina-indeling > Afdrukgebied > Stel het afdrukgebied in | Definieert welke cellen in de uitvoer verschijnen |
| Schalen om te passen | Pagina-indeling > Schalen om te passen > Breedte/hoogte | Schaalt de inhoud zodat deze op het opgegeven aantal pagina's past |
| Paginaoriëntatie | Pagina-indeling > Oriëntatie > Portret/Landschap | Schakelt tussen verticale en horizontale lay-out |
Omgaan met pagina-einden en schaling
De automatische pagina-einden van Excel snijden vaak door het midden van belangrijke gegevensrijen. Een pagina-einde dat een samenvattingsrij scheidt van de detailrijen maakt beide pagina's moeilijker te begrijpen. Pas pagina-einden handmatig aan in de weergave Voorbeeld van pagina-einde. Sleep de blauwe pagina-eindelijnen naar posities tussen logische gegevensgroepen. Handmatige pagina-einden zorgen ervoor dat elke PDF-pagina een volledige, samenhangende set gegevens bevat.
De leesbaarheid van transacties schalen voor het aantal pagina's. Het schalen van een breed spreadsheet zodat het op één paginabreedte past, kan de tekst verkleinen tot 6 punten, wat onleesbaar is in gedrukte vorm. Als schalen onder de 70% nodig is om de inhoud passend te maken, kunt u overwegen eerst over te schakelen naar de liggende stand, wat meer breedte geeft, of de inhoud op te splitsen over meerdere pagina's met herhaalde koprijen. De leesbaarheid moet de pagina-indeling bepalen, en niet een willekeurig doel van één pagina.
Omgaan met samengevoegde cellen en voorwaardelijke opmaak in PDF-uitvoer
Samengevoegde cellen die meerdere kolommen of rijen in Excel beslaan, kunnen de indeling van de PDF-pagina verstoren. Een samengevoegde titelcel die de kolommen A tot en met F beslaat in een spreadsheet die de kolommen A tot en met D op pagina één en de kolommen E tot en met F op pagina twee afdrukt, zorgt ervoor dat de titel onhandig over de pagina's wordt verdeeld. Maak de samenvoeging van titelcellen ongedaan voordat u ze exporteert, of plaats titels in een aparte koptekstrij die op elke pagina wordt afgedrukt met behulp van de instelling Titels afdrukken.
Voorwaardelijke opmaak, kleurenschalen, gegevensbalken, pictogrammensets worden allemaal weergegeven in de PDF als de afdrukinstellingen kleuruitvoer omvatten. Controleer de PDF in de afdrukvoorbeeldmodus om te bevestigen dat de kleuren van de voorwaardelijke opmaak correct worden afgedrukt en voldoende contrast bieden voor leesbaarheid. Een groen-geel-rode kleurschaal die er op het scherm duidelijk uitziet, kan op een monochrome printer worden afgedrukt als niet te onderscheiden grijstinten. Voor PDF's die bestemd zijn om af te drukken, test u een kleurenpagina op de doelprinter voordat u de volledige spreadsheetexport uitvoert.
Afgedrukte titels toevoegen voor spreadsheets met meerdere pagina's
Voor spreadsheets die meerdere pagina's beslaan, zorgt het herhalen van de koprij op elke pagina ervoor dat lezers weten welke kolom welke is. Klik op het tabblad Pagina-indeling op Titels afdrukken. Op het tabblad Blad van het dialoogvenster stelt u Rijen in om bovenaan te herhalen voor de rij of rijen met kolomkoppen. Deze rijen worden bovenaan elke pagina van de PDF afgedrukt.
Afdruktitels zijn de belangrijkste instelling voor spreadsheet-PDF's met meerdere pagina's. Een spreadsheet van tien pagina's zonder herhaalde kopteksten is onleesbaar omdat de lezer terug moet naar pagina 1 om te onthouden wat kolom F bevat. Hetzelfde spreadsheet met herhaalde kopteksten documenteert zichzelf op elke pagina. Een paar seconden voor het configureren van gedrukte titels maakt het verschil tussen een bruikbare en een frustrerende PDF.