U hebt een ondertekende PDF en moet er iets in veranderen: een typefout die u hebt gemist voordat u deze verzendt, een datum die moet worden bijgewerkt, een clausule die beide partijen willen herzien. Of u het kunt bewerken en wat er gebeurt als u dat doet, hangt af van de manier waarop het document is ondertekend. Het antwoord is anders voor een nonchalant aangebrachte handtekeningafbeelding dan voor een gecertificeerde digitale handtekening.
Het hangt af van hoe de handtekening is toegepast
Er zijn twee fundamenteel verschillende soorten PDF-handtekeningen, en deze gedragen zich heel verschillend wanneer u het document daarna probeert te bewerken.
Een handtekening met een afbeelding als overlay is precies hoe het klinkt: een afbeelding van een handtekening die bovenop het document is geplaatst. Het ziet eruit als een handtekening, maar heeft geen cryptografische verbinding met de documentinhoud. De onderliggende PDF kan worden bewerkt voordat of nadat de handtekeningafbeelding is geplaatst, en de handtekening blijft visueel intact, ongeacht wat er is gewijzigd.
Een gecertificeerde digitale handtekening maakt een wiskundige vingerafdruk van het document op het moment van ondertekening. Als een byte van het document daarna verandert (een teken, een spatie, een afbeeldingspixel) wordt de handtekening ongeldig. PDF-viewers die de verificatie van digitale handtekeningen ondersteunen, geven een waarschuwing weer die aangeeft dat de handtekening verbroken is.
Een document bewerken met een afbeeldingshandtekening
Technisch gezien wel. Je kunt een PDF bewerken waarop een handtekeningafbeelding staat. De PDF Editor weet niet of kan het niet schelen dat daar een handtekening is geplaatst. U kunt tekst wijzigen en inhoud wijzigen, en de handtekeningafbeelding blijft precies waar hij was en ziet er onveranderd uit.
Het probleem is eerder juridisch en ethisch dan technisch. De handtekening is geplaatst om aan te geven dat u akkoord gaat met een specifieke versie van het document. Door het document achteraf te bewerken ontstaat er een nieuwe versie waar de ondertekenaar nooit mee heeft ingestemd, terwijl de handtekening het document nog steeds lijkt te authenticeren. Voor elk document met juridische betekenis – contracten, overeenkomsten, toestemmingsformulieren – is het bewerken na ondertekening een serieus probleem, ongeacht of de handtekening technisch gezien zichtbaar blijft.
Een document bewerken met een gecertificeerde digitale handtekening
Een gecertificeerde digitale handtekening verzet zich actief tegen wijzigingen na ondertekening. Als u een gecertificeerde PDF opent in een PDF Editor en iets wijzigt en vervolgens opslaat, verandert de status van de handtekening in ongeldig. Elke viewer die de handtekening controleert, zal een kapotte of ongeldige status tonen. Het document is nu zichtbaar aangetast.
Sommige gecertificeerde PDFs staan specifieke soorten wijzigingen toe na ondertekening (het invullen van resterende formuliervelden, het toevoegen van meer handtekeningen) zonder de bestaande handtekening te verbreken. Deze worden geconfigureerd op het moment van ondertekening en weerspiegelen de expliciete rechten die de oorspronkelijke ondertekenaar heeft toegestaan. Elke wijziging buiten deze specifieke rechten maakt de handtekening ongeldig.
Wat u moet doen als u daadwerkelijk iets moet veranderen
De juiste aanpak verschilt van alleen het bewerken van het bestand:
- Voor kleine correcties komen beide partijen overeen om: een gecorrigeerde versie van het document op te stellen, beide partijen de nieuwe versie te laten ondertekenen en het origineel duidelijk als vervangen te markeren. Beide ondertekende versies worden onderdeel van de plaat.
- Voor inhoudelijke wijzigingen aan een contract: stel een wijzigingsdocument op dat verwijst naar de oorspronkelijke overeenkomst en de wijziging specificeert. Beide partijen ondertekenen het amendement. Dit is de juridisch geschikte methode om overeengekomen voorwaarden te wijzigen.
- Voor een correctie vóór ondertekening die u zojuist heeft opgemerkt: ga terug naar het brondocument, breng de oplossing aan, exporteer opnieuw naar PDF en laat het opnieuw ondertekenen. Dit is het schoonste resultaat.
Het korte antwoord
Technisch gezien kunt u veel ondertekende PDFs bewerken. Of je dat zou moeten doen, is een heel andere vraag. Een handtekening met beeldoverlay houdt u niet tegen, maar het bewerken van een ondertekend document zonder medeweten van de andere partij is een verkeerde voorstelling van zaken. Een gecertificeerde digitale handtekening maakt elke bewerking zichtbaar als een verificatiefout. In beide gevallen is de juiste weg als er wijzigingen nodig zijn na ondertekening een nieuwe ondertekende versie of een ondertekend amendement, en niet het bewerken van het origineel.