Uw Excel-werkmap heeft drie bladen: Samenvatting, Detail en Grafieken. U moet elk blad exporteren als een afzonderlijke pagina in één PDF, met de samenvatting op pagina 1, details op pagina 2 en verder, en grafieken als de laatste pagina's. Een eenvoudig Bestand, Opslaan als, PDF exporteert de hele werkmap, maar wat als u alleen specifieke bereiken van elk blad wilt, of als u voor elk gebied andere afdrukinstellingen nodig heeft?
Door meerdere afdrukgebieden in te stellen in Excel naar PDF krijgt u nauwkeurige controle over welke gegevens in de PDF verschijnen en hoe deze zijn gepagineerd. Elk afdrukgebied wordt een afzonderlijk gedeelte in de uitvoer, met zijn eigen pagina-instellingen, kopteksten en schaling.
Hoe Excel omgaat met meerdere afdrukgebieden
Excel kan meerdere benoemde bereiken definiëren als afdrukgebieden op één werkblad. Elk benoemd bereik wordt afgedrukt als een afzonderlijke pagina of een reeks pagina's. Wanneer u naar PDF exporteert, verwerkt Excel elk afdrukgebied in de volgorde waarin deze zijn gedefinieerd. Het eerste afdrukgebied wordt de eerste pagina's van de PDF. De tweede wordt de volgende pagina's. Deze volgorde geeft u controle over de paginavolgorde van de PDF.
U kunt ook gebieden over meerdere werkbladen afdrukken. Wanneer u de gehele werkmap naar PDF exporteert, verwerkt Excel de werkbladen op volgorde, waarbij gebruik wordt gemaakt van het afdrukgebied van elk werkblad, als dat is gedefinieerd. Als er geen afdrukgebied is gedefinieerd, gebruikt Excel het gebruikte bereik van het blad. Met deze besturing op bladniveau kunt u bladen combineren waarvan u de volledige inhoud wilt exporteren met bladen waarvan u alleen een specifiek bereik wilt.
Stap voor stap: meerdere afdrukgebieden op één vel instellen
Selecteer het eerste celbereik dat u wilt opnemen. Ga naar Pagina-indeling, Afdrukgebied en selecteer Afdrukgebied instellen. Hiermee wordt het eerste afdrukgebied ingesteld. Om een tweede gebied toe te voegen, selecteert u het volgende celbereik. Ga naar Pagina-indeling, Afdrukgebied en selecteer Toevoegen aan afdrukgebied. Excel voegt dit bereik toe als extra afdrukgebied. Elk afdrukgebied verschijnt op een aparte pagina in de PDF. Herhaal dit voor elk extra gebied.
Om alle afdrukgebieden te bekijken en te beheren, gaat u naar Beeld, Voorbeeld van pagina-einde. Elk afdrukgebied is omlijnd en gelabeld met een paginanummer. U ziet in één oogopslag welke gegevens op welke PDF-pagina verschijnen. Versleep de pagina-eindelijnen om aan te passen waar pagina's binnen een afdrukgebied breken. Het visuele voorbeeld is intuïtiever dan het beheren van afdrukgebieden via dialoogvensters.
Benoemde bereiken gebruiken voor een schoner beheer van het afdrukgebied
Voor spreadsheets waarbij de afdrukgebieden periodiek veranderen, definieert u benoemde bereiken in plaats van de opdracht Afdrukgebied instellen te gebruiken. Ga naar Formules, Name Manager en maak benoemde bereiken voor elke sectie die u wilt exporteren. Geef ze een beschrijvende naam: "Samenvattingstabel," "Detailgegevens," "Grafieksectie." Wanneer u naar PDF exporteert, kunt u rechtstreeks in de afdrukinstellingen naar deze benoemde bereiken verwijzen. Deze aanpak is beter te onderhouden dan het handmatig opnieuw definiëren van afdrukgebieden telkens wanneer de gegevens veranderen.
De Excel-naar-PDF-conversie van WukongPDF herkent benoemde bereiken en laat u selecteren welke benoemde bereiken u in de export wilt opnemen. Selecteer de bereiken uit een lijst. Regel hun bestelling. De conversie verwerkt elk bereik en voegt ze samen in één enkele PDF. Deze workflow is sneller dan het configureren van afdrukgebieden in Excel en levert hetzelfde resultaat op.
Pagina-instelling configureren voor elk afdrukgebied
Elk afdrukgebied kan verschillende pagina-instellingen hebben. Eén gebied heeft mogelijk een liggende oriëntatie nodig omdat het veel kolommen heeft. Een ander heeft misschien een portret nodig. Het kan nodig zijn dat een koprij wordt herhaald. Een ander heeft misschien zichtbare rasterlijnen nodig. Excel past de afdrukinstellingen toe die actief waren toen elk afdrukgebied werd gedefinieerd. Als u instellingen voor een specifiek afdrukgebied wilt wijzigen, selecteert u dit gebied, past u de opties voor de pagina-instelling aan en voegt u het opnieuw toe aan de afdrukgebieden.
Deze configuratie per gebied is krachtig, maar kan verwarrend zijn omdat de instellingen voor één gebied de standaardinstellingen beïnvloeden voor het volgende gebied dat u definieert. Werk in een consistente volgorde: selecteer het gebied, configureer de pagina-instelling, voeg toe aan afdrukgebieden, selecteer het volgende gebied. Deze volgorde zorgt ervoor dat elk gebied de instellingen krijgt die ervoor bedoeld zijn.
De PDF exporteren en de uitvoer verifiëren
Ga naar Bestand, Opslaan als, PDF. Klik voordat u opslaat op Opties. Selecteer onder Publiceren wat de optie "Actief blad" voor het huidige blad of "Gehele werkmap" voor alle bladen. Als u Gehele werkmap kiest, exporteert elk blad met afdrukgebieden die gebieden. Vellen zonder afdrukgebieden exporteren hun volledige inhoud. Klik op OK en Opslaan.
Open de PDF en controleer of elk afdrukgebied op de juiste pagina's verschijnt. Controleer of de paginavolgorde overeenkomt met de beoogde volgorde. Bevestig dat de pagina-instellingen, oriëntatie, schaling en kopteksten van elk gebied correct zijn. De PDF-pagina's moeten logisch van de ene sectie naar de volgende overvloeien, waarbij elke sectie duidelijk gescheiden en gemakkelijk te identificeren is. Voor terugkerende rapporten slaat u het Excel-bestand op met de geconfigureerde afdrukgebieden. De PDF Export-instellingen blijven behouden voor het bestand, dus elke toekomstige export produceert dezelfde gestructureerde uitvoer zonder extra configuratie.
Een praktisch scenario waarin meerdere printgebieden tot hun recht komen: een spreadsheet op het directiedashboard met een samenvattend diagram in de linkerbovenhoek, gedetailleerde statistieken in de rechterbovenhoek en transactiegegevens hieronder. U wilt het overzichtsdiagram als een op zichzelf staande PDF-pagina voor de bestuurspresentatie, de gedetailleerde statistieken als een tweede pagina voor het managementteam en de transactiegegevens volledig uitgesloten omdat deze niet nodig zijn voor de presentatie. Definieer drie afdrukgebieden: één voor het diagram, één voor de statistieken en geen voor de transactiegegevens. Exporteren naar PDF. De output bestaat uit twee schone pagina's met precies de inhoud die elk publiek nodig heeft, afkomstig uit één spreadsheet.
Wanneer u de PDF deelt met ontvangers die de brongegevens mogelijk willen verifiëren, voegt u op elke pagina een voetnoot toe met daarin de naam van de bronspreadsheet, het benoemde bereik of afdrukgebied en de exportdatum. Met deze herkomstinformatie kan de ontvanger de gegevens herleiden tot de oorsprong ervan. Voor financiële rapportages die aan toezichthouders worden aangeleverd, is deze traceerbaarheid vaak een compliance-eis. Het toevoegen van de voetnoot duurt enkele seconden en biedt documentatie die audit- en beoordelingsprocessen ondersteunt.
Als u merkt dat u herhaaldelijk dezelfde afdrukgebieden definieert in meerdere vergelijkbare spreadsheets, standaardiseer dan de lay-out. Gebruik een sjabloonspreadsheet waarin de afdrukgebieden al zijn gedefinieerd en opgeslagen. Wanneer u een nieuw rapport maakt, begint u met de sjabloon, vult u de gegevens in binnen de vooraf gedefinieerde bereiken en exporteert u deze. De afdrukgebieden zijn al geconfigureerd. Deze sjabloonbenadering is de standaardpraktijk in organisaties die terugkerende rapporten met consistente structuren produceren.