Een contract arriveert met vier handtekeningregels op dezelfde pagina: één voor u, één voor uw manager, één voor de cliënt en één voor de notaris. Elke regel bevindt zich in een andere hoek van de pagina. U tekent uw lijn en stuurt het document door. Uw manager tekent de lijn en stuurt deze opnieuw door. De cliënt tekent en stuurt door. De notaristekens duren. De pagina heeft nu vier handtekeningen op vier verschillende posities, elk op een ander tijdstip toegevoegd door een andere persoon op een ander apparaat.
Voor workflows met meerdere handtekeningen Sign PDF moet elke ondertekenaar zijn handtekening op de juiste locatie plaatsen zonder de handtekeningen die al op de pagina staan te verstoren. Het proces moet nauwkeurig zijn, omdat een handtekening die op de verkeerde positie is geplaatst, een andere handtekening kan overlappen of geheel op de verkeerde handtekeningregel terecht kan komen.
Het document voorbereiden voor meerdere handtekeningen
Voordat u een document voor meerdere handtekeningen verspreidt, voegt u visuele markeringen toe aan elke handtekeningregel. Een kader rond elk handtekeninggebied geeft duidelijk aan waar elke persoon moet tekenen. Een label in of onder elke doos identificeert de ondertekenaar op naam of rol. Deze markeringen verkleinen de kans dat iemand op de verkeerde plek tekent. De formuliertools van WukongPDF kunnen handtekeningvelden aan een PDF toevoegen. Elk veld is genoemd naar de beoogde ondertekenaar en precies op de pagina gepositioneerd. De veldgrenzen bieden voor elke handtekening een duidelijk doelgebied.
Als het document al afgedrukte handtekeningregels heeft, maar geen interactieve velden, gebruikt u de ondertekentool om elke handtekening handmatig te plaatsen. Zoom in op het handtekeninggebied. Sleep de handtekening om deze uit te lijnen met de afgedrukte lijn. Pas het formaat aan zodat het binnen de grenzen van de lijn past. De nauwkeurigheid van handmatige plaatsing is belangrijk. Een handtekening die de lijn overlapt of buiten het aangewezen gebied reikt, ziet er slordig uit en kan ertoe leiden dat het document door de ontvangende partij wordt afgewezen.
De ondertekenvolgorde beheren
Voor meerdere handtekeningen op dezelfde pagina is een ondertekenvolgorde vereist. Als de notaris vóór alle andere partijen tekent en een partij iets op het document moet corrigeren, is de notariële akte ongeldig. De typische volgorde is: alle partijen tekenen eerst, de notaris of getuige tekent als laatste. Communiceer de volgorde duidelijk aan alle ondertekenaars. Een begeleidende e-mail of instructiepagina met de ondertekenvolgorde voorkomt dat iemand zich voor zijn beurt afmeldt.
Nadat elke persoon heeft ondertekend, moet hij of zij zijn of haar handtekening vlak maken voordat het document wordt doorgestuurd. Door afvlakking wordt de handtekeningannotatie omgezet in permanente pagina-inhoud. Zonder afvlakking zou de volgende ondertekenaar per ongeluk de vorige handtekening kunnen verplaatsen of verwijderen terwijl hij zijn eigen handtekening plaatst. De ondertekentool van WukongPDF bevat een afvlakkingsoptie. Nadat u uw handtekening heeft geplaatst, maakt u deze plat. Stuur het platgedrukte document vervolgens door naar de volgende persoon. Elke ondertekenaar ontvangt een document met vergrendelde, onveranderlijke handtekeningen van alle voorgaande ondertekenaars.
Omgaan met de grootte en consistentie van handtekeningen
Wanneer vier verschillende mensen dezelfde pagina ondertekenen, zullen hun handtekeningen uiteraard variëren in grootte en stijl. Enige consistentie zorgt ervoor dat het document er professioneler uitziet. Geef een richtlijn voor de grootte van de handtekening: "Maak uw handtekening zo groot dat deze in het gemarkeerde vak past, ongeveer 5 cm breed en 0,5 cm hoog." Dit helpt elke persoon zijn handtekening op een vergelijkbare schaal aan te passen. De PDF Pages toont vier handtekeningen die, hoewel individueel verschillend, proportioneel consistent lijken.
Ondertekenaars die de cameramethode gebruiken om hun handtekening vast te leggen, raden wij aan om op papier van het aanbevolen formaat te ondertekenen. Een handtekening die op 5,5 cm breed op papier is geschreven en gefotografeerd is, wordt correct geschaald wanneer deze in de PDF wordt geplaatst. Een handtekening geschreven op een breedte van 0,5 inch ziet er klein uit wanneer deze wordt geplaatst. Een handtekening geschreven op een breedte van 15,5 cm past mogelijk niet in het daarvoor bestemde gebied.
Het volledig ondertekende document verifiëren
Nadat alle handtekeningen zijn verzameld, moet de eindontvanger het document verifiëren. Bevestig dat elke handtekening op de aangewezen locatie verschijnt. Controleer of handtekeningen elkaar niet overlappen of onduidelijk maken. Controleer of handtekeningen leesbaar zijn. Controleer of het aantal pagina's overeenkomt met dat van het originele document en zorg ervoor dat er tijdens het ondertekeningsproces geen pagina's zijn toegevoegd of verwijderd. Maak alle resterende handtekeningen plat om het hele document te vergrendelen. De PDF Editor kan een certificeringspagina toevoegen waarop elke ondertekenaar wordt vermeld, de datum waarop zij hebben ondertekend en een verklaring dat het document de volledig uitgevoerde overeenkomst vertegenwoordigt. Deze certificeringspagina biedt één referentiepunt voor iedereen die de handtekeningen later moet verifiëren.
Voor terugkerende documenten met meerdere handtekeningen, zoals maandelijkse goedkeuringen of kwartaalrapporten, slaat u een sjabloon op waarin de handtekeningvelden vooraf zijn geplaatst. Begin elke periode met de sjabloon, verspreid deze ter ondertekening en verzamel de ondertekende versie. De sjabloon elimineert het repetitieve werk van het telkens opnieuw instellen van handtekeningposities.
Bij het coördineren van documenten met meerdere handtekeningen in verschillende tijdzones kan het proces van opeenvolgende ondertekening zich over meerdere dagen uitstrekken. Elke ondertekenaar ontvangt het document, ondertekent, vlakt af en stuurt het door. De uitdaging is om bij te houden waar het document zich in de reeks bevindt. Een eenvoudige trackingmethode: voeg een voorblad toe waarop de ondertekeningsvolgorde met selectievakjes wordt vermeld. Terwijl iedereen tekent, controleren ze hun naam en noteren ze de datum en tijd. De volgende persoon ziet in één oogopslag wie al getekend heeft en wie nog in behandeling is. Deze handmatige tracking is low-tech maar effectief voor documenten die onder drie tot zes ondertekenaars circuleren.
Nadat alle handtekeningen zijn verzameld en het document is voltooid, kunt u overwegen of de definitieve versie een afgeplatte PDF moet zijn of bewerkbaar moet blijven. In de meeste gevallen moet het uiteindelijk ondertekende document worden afgevlakt om eventuele wijzigingen na ondertekening te voorkomen. De afgeplatte versie is het gezaghebbende record. Bewaar één niet-afgeplatte back-up op een veilige locatie voor het geval een handtekening moet worden bijgewerkt of gecorrigeerd. De afgeplatte gedistribueerde versie beschermt tegen manipulatie. De niet-afgevlakte back-up behoudt de mogelijkheid om indien nodig correcties aan te brengen.
Voor documenten waarvoor de notariële bekrachtiging van meerdere handtekeningen vereist is, moet de notaris elke ondertekenaar persoonlijk zien ondertekenen of zijn of haar identiteit op aanvaardbare wijze verifiëren. Een PDF die door meerdere partijen digitaal is ondertekend voordat deze de notaris heeft bereikt, voldoet mogelijk niet aan de vereisten voor notariële bekrachtiging, omdat de notaris geen getuige is geweest van de handtekeningen. Controleer de notariële vereisten in uw rechtsgebied voordat u een PDF-workflow met meerdere handtekeningen instelt die culmineert in notariële bekrachtiging.