Je ontwerpt een presentatie in 16:9 breedbeeldformaat. Elke dia vult het scherm perfect. Je exporteert naar PDF en elke dia heeft aan de boven- en onderkant een witte strook, net als bij een brievenbusfilmpje. Of je ontwerpt in 4:3 en de PDF voegt links en rechts balken toe. De inhoud van de dia's is aanwezig, maar door de extra marges zien de dia's er klein, afstandelijk en onprofessioneel uit. Dit gebeurt omdat PowerPoint en het PDF-paginaformaat verschillende beeldverhoudingen gebruiken.
Voor het exporteren van PPT naar PDF zonder ongewenste marges moeten de diagrootte en de PDF-paginagrootte overeenkomen. Wanneer ze overeenkomen, vult de dia de pagina van rand tot rand. Als dat niet het geval is, voegt de PDF-viewer marges toe zodat de dia binnen de pagina-afmetingen past, waardoor het brievenbus- of pijlerdooseffect ontstaat.
Het probleem van de beeldverhoudingmismatch begrijpen
PowerPoint-dia's hebben een aangepast formaat, ingesteld onder Ontwerp, Diagrootte. Gangbare formaten zijn breedbeeld van 13,333 bij 7,5 inch (16:9) en standaard van 10 bij 7,5 inch (4:3). PDF-pagina's zijn standaard ingesteld op Letter van 8,5 bij 11 inch of A4 van 8,27 bij 11,69 inch. Noch Letter, noch A4 komt overeen met de PowerPoint-beeldverhouding. Letter is ongeveer 1:1,29. 16:9 is 1:1,78. Het exporteren van een 16:9-dia naar een PDF van Letter-formaat levert onvermijdelijk witte balken op.
De oplossing is om het PDF-paginaformaat zo in te stellen dat het exact overeenkomt met de afmetingen van de dia. Dit is niet de standaardinstelling in PowerPoint, omdat de standaardinstelling ervan uitgaat dat u een afdrukbaar document op standaardpapier wilt. Voor schermweergave levert het aanpassen van het diaformaat dia's van rand tot rand op die er precies zo uitzien als de presentatie in de diavoorstellingsmodus.
PowerPoint naar PDF exporteren met pagina's op diaformaat
Ga naar Bestand, Opslaan als, kies PDF. Klik op de knop Opties. Onder 'Publiceer wat', selecteer Dia's. Zoek in hetzelfde dialoogvenster de optie "Frame slides" selectievakje in en verwijder het vinkje. Dit voorkomt dat PowerPoint een dunne rand rond elke dia toevoegt. Wat nog belangrijker is, ga naar Ontwerp, Diagrootte, Aangepaste diagrootte voordat u exporteert. Let op de exacte breedte en hoogte van uw dia's. Wanneer u via WukongPDF naar PDF exporteert, geeft u deze afmetingen op als het uitvoerpaginaformaat. De tool stelt de PDF-pagina zo in dat deze overeenkomt met de afmetingen van de dia, waardoor marges worden geëlimineerd.
De PowerPoint-naar-PDF-converter detecteert automatisch de dia-afmetingen en stelt het PDF-paginaformaat overeenkomstig in. Upload het .pptx-bestand en de conversie produceert een PDF waarbij elke dia de pagina volledig vult. Geen extra marges. Geen brievenbussen. De uitvoer ziet er identiek uit aan de presentatie in de diavoorstellingsweergave.
Omgaan met gemengde diaformaten in één presentatie
Sommige presentaties combineren diaformaten omdat dia's uit verschillende bronnen zijn geïmporteerd. Als de diaformaten variëren, moet de PDF-export één paginaformaat kiezen. Het resultaat is dat de meeste dia's er correct uitzien en dat de uitschieterdia's marges hebben. De beste aanpak is om alle dia's op hetzelfde formaat te standaardiseren voordat u ze exporteert. Ga naar Ontwerp, Diagrootte en selecteer een standaardformaat. PowerPoint biedt de mogelijkheid om de inhoud aan te passen. Accepteer dit. De dia's zullen zich aanpassen. Controleer de aangepaste dia's op inhoud die door het schalen is vervormd of verplaatst.
Als standaardiseren niet mogelijk is omdat sommige dia's opzettelijk verschillende formaten hebben, exporteer dan elke groottegroep afzonderlijk. Groepeer alle 16:9-dia's in één presentatie en exporteer ze. Groepeer alle 4:3-dia's in een andere en exporteer afzonderlijk. Voeg de PDF's daarna samen, waarbij u accepteert dat het paginaformaat op het overgangspunt verandert. Het alternatief, waarbij alle dia's in één paginaformaat worden geforceerd, zorgt voor marges op sommige dia's, ongeacht het formaat dat u kiest.
Marges aanpassen voor afdrukken versus schermweergave
Wanneer de PDF wordt afgedrukt, is enige marge eigenlijk wenselijk. Voor een schuif die tot aan de uiterste rand van het papier reikt, is een printer nodig die randloos kan afdrukken, wat de meeste kantoorprinters niet ondersteunen. De printer knipt de randen van de dia af. Voeg voor afgedrukte PDF's een kleine marge van 0,25 tot 0,5 inch toe om rekening te houden met het niet-afdrukbare gebied van de printer. De exportoptie PDF Afdrukken van WukongPDF omvat een marge-instelling voor afdrukgeoptimaliseerde uitvoer.
Voor PDF's die alleen op het scherm worden weergegeven, wordt de voorkeur gegeven aan exporteren zonder marge. De PDF Export die het scherm vult, geeft de lezer de ervaring die het dichtst bij het bekijken van de livepresentatie ligt. Dit is vooral belangrijk voor portfolio's, ontwerppresentaties en elk document waarbij de visuele compositie van elke dia een integraal onderdeel is van de boodschap. Een glijbaan met witte balken eromheen ziet eruit als een tocht. Dezelfde dia die het scherm vult, ziet eruit als een eindproduct.
Na het exporteren opent u de PDF en verifieert u de uitvoer. Elke dia moet de hele pagina vullen. Zoom in op 100% en controleer of de inhoud aan de randen van de dia's niet wordt afgekapt. Als de dia's achtergrondkleuren of afbeeldingen hebben die tot aan de rand reiken, controleer dan of deze de paginarand in de PDF bereiken. Een snelle scroll door alle dia's bevestigt dat de exportinstellingen het beoogde resultaat hebben opgeleverd.
Voor presentaties met een donkere achtergrond en lichte tekst is de export zonder marges vooral belangrijk omdat witte marges een hard kader rond de donkere dia creëren, waardoor de presentatie op een verzameling schermafbeeldingen lijkt in plaats van op een professioneel voorbereid document. Het contrast tussen de donkere dia en de witte marge vestigt de aandacht van de lezer op de rand van de pagina in plaats van op de inhoud. Margeloze export naar een paginaformaat dat overeenkomt met de dia-afmetingen levert donkere dia's van rand tot rand op die er identiek uitzien als de presentatie op volledig scherm.
Wanneer u de PDF naar een drukkerij verzendt voor fysieke uitvoer, informeer hen dan dat het paginaformaat overeenkomt met de dia-afmetingen, en niet met standaardpapier. Geef de exacte afmetingen op. Drukkerijen kunnen aangepaste paginaformaten verwerken, maar ze moeten dit weten voordat ze met de taak beginnen. Het verrassen van een printer met een niet-standaard paginaformaat kan leiden tot vertragingen of onjuiste uitvoer.
Een extra controle na een kant-en-klare export: controleer of de inhoud nabij de randen van de dia, zoals paginanummers, logo's of voettekst, niet wordt afgekapt. Als uw dia's inhoud bevatten in het voettekstgebied dat helemaal tot aan de onderkant reikt, kan een export zonder marge de onderste 0,1 inch afsnijden vanwege de manier waarop de PDF-renderer met de paginagrens omgaat. Test door eerst één dia te exporteren en de randen met 200% zoom te controleren voordat u de hele presentatie exporteert.