Het afvlakken van een PDF betekent dat alle interactieve elementen, formuliervelden, annotaties en lagen worden samengevoegd in de statische pagina-inhoud. De PDF wordt een eenvoudig, niet-interactief document dat overal identiek wordt weergegeven. Afvlakken is meestal de laatste stap vóór archivering of distributie, zodat niemand per ongeluk formuliergegevens kan wijzigen of annotaties kan verplaatsen.
Door afvlakking worden normaal gesproken formuliervelden vernietigd. De vraag is of je de rest kunt afvlakken terwijl de vorm blijft werken.
Als u begrijpt hoe PDF Forms afvlakking werkt, kunt u bepalen of selectief afvlakking mogelijk is. De PDF Editor van WukongPDF verzorgt het beheer van PDF-formulieren, en de onderstaande uitleg behandelt wat afvlakking doet met formuliervelden en welke alternatieven er zijn.
Wat afvlakking doet met een PDF
Met Flattening worden interactieve PDF-elementen omgezet in statische pagina-inhoud. Annotaties worden onderdeel van de pagina-afbeelding. Formuliervelden verliezen hun interactiviteit en worden tekst of afbeeldingen op de pagina. Lagen worden samengevoegd tot één zichtbare laag. De afgeplatte PDF is eenvoudiger, beter compatibel met oudere viewers en beter bestand tegen onbedoelde wijzigingen.
Het nadeel is het verlies aan interactiviteit. Formuliervelden die tekstinvoer accepteren, worden statische tekst die niet kan worden bewerkt. Vervolgkeuzemenu's worden vaste tekst die de laatst geselecteerde waarde toont. Handtekeningvelden worden statische afbeeldingen. Het afgevlakte bestand behoudt wat zichtbaar was op het moment van afvlakken, maar verliest alle mogelijkheden om te veranderen.
Waarom je niet alles kunt afvlakken behalve formuliervelden
In de meeste PDF-tools is afvlakken een alles-of-niets-operatie. Met de opdracht Afvlakken worden alle interactieve elementen op de geselecteerde pagina's samengevoegd. Er is geen instelling om formuliervelden uit te sluiten van afvlakking tijdens het afvlakken van annotaties. De tool past afvlakking toe op de pagina, niet op categorieën elementen op de pagina.
De PDF-specificatie ondersteunt in principe selectieve afvlakking; annotaties en formuliervelden zijn verschillende objecttypen, maar de meeste PDF-tools laten deze granulariteit niet zien in hun gebruikersinterface. De gebruiker ziet één knop Afvlakken die alles plat maakt. Geavanceerde PDF-manipulatiebibliotheken die toegankelijk zijn via scripting kunnen specifieke elementtypen selectief afvlakken, maar dit vereist programmeerkennis en een ontwikkelomgeving.
Oplossing: in fasen afvlakken
Als u annotaties wilt afvlakken terwijl de formuliervelden actief blijven, verwerkt u het document in fasen. Extraheer eerst de formuliervelden en hun huidige waarden naar een afzonderlijk bestand of een afzonderlijke gegevensstructuur. Ten tweede: maak het hele document plat. Ten derde voegt u de formuliervelden opnieuw toe aan het afgeplatte document en vult u deze in met de geëxtraheerde waarden.
Deze oplossing is praktisch voor eenvoudige formulieren met een klein aantal velden, maar wordt onpraktisch voor complexe formulieren met tientallen velden, berekeningen en validatieregels. De reconstructiestap moet elke veldeigenschap opnieuw creëren, niet alleen de zichtbare waarde. De tijd die wordt geïnvesteerd in de reconstructie kan groter zijn dan de tijd die wordt bespaard door annotaties selectief af te vlakken.
Alternatief: vergrendelen in plaats van afvlakken
Het vergrendelen van annotaties en formuliervelden biedt manipulatiebestendigheid zonder de interactiviteit te vernietigen. Een vergrendelde annotatie kan niet worden verplaatst of verwijderd, maar de formuliervelden blijven functioneel. Door afzonderlijke elementen te vergrendelen wordt een groot deel van de bescherming bereikt die afvlakking biedt, terwijl de bruikbaarheid van het formulier behouden blijft.
Selecteer in Adobe Acrobat een annotatie- of formulierveld, open Eigenschappen en stel de eigenschap Vergrendeld in. Het element is beschermd tegen onbedoelde wijziging. Een script kan alle annotaties op alle pagina's in één handeling vergrendelen, waardoor bescherming op annotatieniveau wordt bereikt zonder formuliervelden aan te raken. Vergrendeling is voor de meeste gebruikssituaties het praktische alternatief voor selectieve afvlakking.
| Doel | Afvlakken | Vergrendelen |
|---|---|---|
| Voorkom verplaatsing van annotaties | Ja (maar vernietigt ook formulieren) | Ja (bewaart formulieren) |
| Voorkom het bewerken van formuliervelden | Ja | Ja (alleen-lezen instellen) |
| Behoud formulierinteractiviteit | Nee (vernietigt het) | Ja |
| Zorg voor een consistente weergave | Ja | Ja (annotaties vergrendeld) |
JavaScript gebruiken om selectieve vergrendeling te automatiseren
Adobe Acrobat ondersteunt JavaScript dat elke annotatie op elke pagina kan doorlopen en deze afzonderlijk kan vergrendelen. Een kort script, opgeslagen als actie in Acrobat, kan met één klik op elk document worden uitgevoerd. Het script vergrendelt alle annotaties, en alleen annotaties, waardoor formuliervelden onaangeroerd blijven. Dit komt voor de meeste gebruikers het dichtst in de buurt van selectieve afvlakking.
Voor de scriptaanpak is het één keer schrijven of verkrijgen van JavaScript vereist. Daarna is het een herbruikbare tool die op elke PDF werkt. De investering in het vinden of schrijven van het script betaalt zich terug bij elk document waarin u annotaties moet beschermen en formulieren moet behouden. Het script doet precies wat de Flatten-knop niet kan: gescheiden behandeling van annotaties en formuliervelden.
Formulierveldgegevens bewaren in gearchiveerde documenten
Gearchiveerde formulieren vormen een specifieke uitdaging. Het formulier moet worden bewaard als een verslag van wat er is ingediend, maar de lege formuliervelden moeten invulbaar blijven voor toekomstig gebruik. De oplossing is om twee versies op te slaan: één afgeplatte kopie als indieningsrecord en één niet-afgeplatte kopie als herbruikbare formuliersjabloon. De afgeplatte kopie is het archief. De niet-afgeplatte kopie is het werkdocument.
Label de twee versies duidelijk in de bestandsnaam: Form-Archived-Flattened.pdf en Form-Template-Fillable.pdf. De naamgeving voorkomt verwarring over welke versie voor welk doel moet worden gebruikt. De tien seconden die aan een duidelijke naamgeving worden besteed, voorkomen urenlange frustratie als we ontdekken dat de gearchiveerde versie niet kan worden bewerkt, of dat de bewerkbare versie is gewijzigd ten opzichte van de oorspronkelijke inzending.
Wanneer afvlakken de juiste keuze is
Maak het plat voordat u de definitieve, goedgekeurde versie van een document archiveert, die nooit meer zal worden bewerkt. De afgeplatte PDF is het permanente record. Geen enkele ontvanger kan per ongeluk een formulierveld wijzigen of een annotatie verplaatsen. Het bestand wordt bevroren in de goedgekeurde staat.
Maak werkdocumenten die nog in beoordeling zijn, formulieren die ontvangers moeten invullen of documenten die in de toekomst zullen worden bijgewerkt, niet plat. Vervlakking is onomkeerbaar. Eenmaal afgevlakt zijn de interactieve elementen verdwenen. Bewaar een niet-afgevlakt origineel naast de afgeplatte versie als de kans bestaat dat het document in de toekomst moet worden bewerkt.