Het converteren van Excel-bestanden naar PDF is iets wat de meeste mensen regelmatig doen: een spreadsheet delen zonder bewerkingen toe te staan, een afdrukbaar rapport maken of gegevens verzenden naar iemand die Excel niet heeft geïnstalleerd. De methode die u kiest, is van invloed op hoe goed de spreadsheetindeling zich vertaalt naar een document met een vaste pagina.
Excel converteren naar PDF in Microsoft Excel
Open het werkblad in Excel. Ga naar Bestand > Opslaan als en kies PDF in de lijst met bestandsindelingen. Voordat u opslaat, klikt u op Opties om in te stellen of u het actieve blad, de hele werkmap of een geselecteerd celbereik wilt exporteren. U kunt ook opgeven of de afdrukgebieden die u in het blad hebt gedefinieerd, moeten worden opgenomen.
U kunt ook naar Bestand > Exporteren > Maak PDF/XPS, waarmee u een iets ander dialoogvenster krijgt met opties voor standaardkwaliteit of minimale grootte. Standaard is de juiste keuze voor de meeste deeldoeleinden; minimale grootte comprimeert afbeeldingen agressiever.
De lay-out controleren vóór exporteren
Het grootste probleem bij de conversie van Excel naar PDF is de lay-out. Spreadsheets zijn ontworpen voor schermen met onbeperkte horizontale ruimte; PDF pagina's hebben vaste afmetingen. Brede vellen worden vaak aan de rechterrand afgesneden, of kolommen worden in een onleesbaar formaat geperst.
Ga vóór het exporteren naar Pagina-indeling in Excel en controleer de richting, schaal en afdrukgebied. Als u overschakelt naar de liggende richting en de optie Blad passend maken op één pagina gebruikt onder Passend schalen, zorgt u ervoor dat het volledige werkblad op elke PDF pagina wordt afgedrukt. Voor zeer brede werkbladen kunt u overwegen minder belangrijke kolommen te verbergen of de export in meerdere secties op te splitsen.
Excel naar PDF online converteren
Als u Microsoft Excel niet hebt geïnstalleerd, verwerkt de converter Excel naar PDF van WukongPDF .xlsx- en .xls-bestanden rechtstreeks in de browser. Upload het bestand, converteer het en download de PDF. Dit is ook handig voor het snel converteren van bestanden zonder Excel te openen, vooral op apparaten waarop Excel niet beschikbaar is.
Google Spreadsheets is een andere route voor gebruikers zonder Excel. Upload het .xlsx-bestand naar Google Drive, open het met Google Spreadsheets en ga naar Bestand > Downloaden > PDF Document. Het downloaddialoogvenster geeft u opties voor oriëntatie, papierformaat, schaal en pagina-einde voordat u de PDF genereert.
Meerdere bladen naar één converteren PDF
Met de optie Opslaan als PDF van Excel kunt u de gehele werkmap exporteren, waarbij elk blad op een eigen reeks pagina's in één PDF wordt geplaatst. De bladen verschijnen in dezelfde tabvolgorde als in de werkmap. Als u alleen specifieke bladen nodig heeft, houdt u Ctrl ingedrukt en klikt u op de gewenste bladtabs voordat u gaat exporteren. Excel exporteert alleen de geselecteerde bladen.
Als u bladen afzonderlijk heeft geëxporteerd en ze moet combineren, kan de tool Excel naar PDF van WukongPDF, gecombineerd met een samenvoegstap, dit netjes afhandelen: converteer elk blad naar PDF en gebruik vervolgens de tool PDF samenvoegen om ze in de juiste volgorde te combineren.