Je hebt een uur besteed aan het selecteren van de perfecte lettertypen voor je Word-document. De koppen zijn in een zuiver schreefloos lettertype geplaatst. De hoofdtekst is een leesbare schreef. De bijschriften gebruiken een opvallend, gecomprimeerd lettertype. Je exporteert naar PDF, opent het resultaat en je zorgvuldig gekozen lettertypen zijn vervangen. De kopjes zijn nu in Calibri. De hoofdtekst is Times New Roman. De bijschriften lijken in niets op wat je hebt ontworpen. De PDF heeft uw lettertypekeuzes omgezet in algemene vervangers en het document ziet eruit als een concept in plaats van als een voltooid stuk.
De lettertypegetrouwheid tijdens de conversie van Word naar PDF wordt bepaald door één enkele instelling: lettertype-insluiting. Wanneer lettertypen zijn ingesloten, bevat de PDF een kopie van elke tekenvorm die in het document wordt gebruikt. Wanneer lettertypen niet zijn ingesloten, verwijst de PDF naar het lettertype bij naam en is afhankelijk van het besturingssysteem van de kijker om een passend lettertype te leveren. Als de kijker het lettertype niet heeft geïnstalleerd, wordt het vervangen door de dichtstbijzijnde beschikbare overeenkomst. Deze vervanging zorgt ervoor dat uw document er op de computer van iemand anders anders uitziet dan op de uwe.
Waarom het insluiten van lettertypen niet altijd automatisch is
Word sluit om twee redenen niet standaard alle lettertypen in. Ten eerste de bestandsgrootte. Ingesloten lettertypen voegen de lettertypegegevens toe aan de PDF, waardoor de bestandsgrootte aanzienlijk kan toenemen bij grote lettertypefamilies met veel tekenvarianten. Een document dat een volledig OpenType-lettertype met duizenden glyphs gebruikt, kan 2 tot 5 MB aan ingesloten lettertypegegevens aan de PDF toevoegen. Ten tweede: licentiebeperkingen. Sommige commerciële lettertypen hebben insluitingsbeperkingen in hun licenties die voorkomen dat de lettertypegegevens in een PDF worden opgenomen. Word respecteert deze licentievlaggen en zal geen lettertype insluiten waarvan de licentie het insluiten verbiedt.
U kunt controleren of een lettertype insluiten toestaat door naar de eigenschappen ervan te kijken. Open in Windows de map Lettertypen in het Configuratiescherm, klik met de rechtermuisknop op het lettertypebestand en selecteer Eigenschappen. Zoek naar het veld Insluitbaarheid van lettertypen. Als er 'Installeerbaar' staat, of "Bewerkbaar" het lettertype kan zonder beperking in een PDF worden ingesloten. Als er 'Voorbeeld/Afdrukken' staat, of "Beperkt," Word zal het niet insluiten. Als er iets anders staat, kan Word slechts een subset van de tekens insluiten die daadwerkelijk in het document worden gebruikt, wat meestal voldoende is, maar problemen kan veroorzaken als iemand de PDF-tekst later probeert te bewerken.
Het insluiten van lettertypen forceren in de exportinstellingen van Word-naar-PDF
In Microsoft Word is de instelling voor het insluiten van lettertypen verborgen in de PDF-exportopties. Ga naar Bestand, Opslaan als en kies PDF in de vervolgkeuzelijst Bestandstype. Voordat u op Opslaan klikt, klikt u op de knop Opties. In het dialoogvenster Opties, onder de sectie "Niet-afdrukbare informatie opnemen" vink het vakje aan met het label 'ISO 19005-1-compatibel (PDF/A).' Dit dwingt Word om alle lettertypen die in het document worden gebruikt, in te sluiten. Voor PDF/A-compatibiliteit is het insluiten van lettertypen vereist. Als u deze optie selecteert, garandeert dit dat elk lettertypeteken in het uitvoerbestand wordt opgenomen.
Er is sprake van een wisselwerking. PDF/A-compatibiliteit schakelt ook enkele interactieve functies uit, zoals JavaScript en externe hyperlinks. Als uw document afhankelijk is van deze functies, gebruik dan niet de PDF/A-optie. Vertrouw in plaats daarvan op het standaardgedrag voor het insluiten van lettertypen, waarbij TrueType- en OpenType-lettertypen worden ingesloten wanneer hun licentie dit toestaat, en controleer handmatig of alle aangepaste lettertypen die u hebt gekocht of gedownload compatibel zijn met insluiten voordat u uw document hieromheen ontwerpt. Een lettertype dat niet kan worden ingesloten, mag niet het primaire lettertype zijn in een document dat bestemd is voor PDF-distributie. Kies een insluitbaar alternatief.
Controleren of lettertypen de export hebben overleefd
Na het exporteren naar PDF opent u het bestand en controleert u de lettertypen. Ga in Adobe Acrobat naar Bestand, Eigenschappen en selecteer het tabblad Lettertypen. De lijst toont elk lettertype waarnaar in het document wordt verwezen. Zoek naast elke lettertypenaam de tekst "Embedded" of "Ingebedde subset." "Ingebed" betekent dat het volledige lettertype is inbegrepen. "Ingebedde subset" betekent dat alleen de tekens worden opgenomen die daadwerkelijk in het document worden gebruikt, wat meestal voldoende is. Als een lettertype geen enkel label vertoont, is het niet ingesloten. De PDF verwijst ernaar bij naam en is afhankelijk van de viewer die deze levert. Dit is het lettertype dat wordt vervangen op computers waarop het niet is geïnstalleerd.
Op het tabblad Lettertypen wordt ook de codering van elk lettertype weergegeven. Als een lettertype een aangepaste codering vertoont in plaats van Identity-H, wordt het lettertype mogelijk niet correct weergegeven op alle systemen. Identity-H is de standaardcodering voor moderne PDF's en geeft aan dat het lettertype standaard Unicode-tekentoewijzing gebruikt. Aangepaste coderingen kunnen ervoor zorgen dat tekens op verschillende systemen als verschillende glyphs verschijnen, omdat de toewijzing tussen tekencodes en glyphs niet gestandaardiseerd is.
In de tool PDF Export van WukongPDF is de verificatie van het insluiten van lettertypen ingebouwd in het exportvoorbeeld. Nadat u een Word-document heeft geüpload en geconverteerd, toont het voorbeeld een lettertyperapport met daarin elk lettertype in de uitvoer en de insluitingsstatus ervan. Lettertypen die zijn gemarkeerd als niet ingesloten, kunnen worden verholpen voordat de export wordt voltooid door de conversie-instellingen aan te passen of de problematische lettertypen in het brondocument te vervangen.
Standaardlettertypen gebruiken als universele compatibiliteitsstrategie
De zekerste manier om lettertypeproblemen in PDF's te voorkomen, is door lettertypen te gebruiken die op vrijwel elke computer zijn geïnstalleerd. De 14 PDF-basislettertypen zijn gegarandeerd beschikbaar in elke PDF-viewer: Times New Roman, Helvetica, Courier en Symbol in hun normale, vetgedrukte, cursieve en vet-cursieve varianten. Een document dat volledig in deze lettertypen is ingesteld, wordt op elk apparaat identiek weergegeven, zonder dat het insluiten van lettertypen vereist is. De wisselwerking is een beperkte typografische variatie. Dit zijn werkpaardlettertypen, geen ontwerpgerichte keuzes, maar voor documenten waarbij betrouwbare weergave belangrijker is dan visueel onderscheid, zijn ze de veiligste beschikbare optie.
Voor documenten die meer typografische persoonlijkheid nodig hebben, kiest u lettertypen uit de Google Fonts-bibliotheek. Google Fonts zijn open source en er gelden geen insluitingsbeperkingen. Ze kunnen vrij in elke PDF worden ingesloten. Een document dat is ontworpen met Google Fonts zoals Open Sans, Lora of Montserrat kan worden geëxporteerd met volledige insluiting van lettertypen, waardoor consistente weergave wordt gegarandeerd en veel meer ontwerpflexibiliteit wordt geboden dan de basis 14. De PDF Fonts die u kiest, definiëren de visuele identiteit van het document. Door te kiezen voor insluitbare lettertypen zorgt u ervoor dat uw identiteit de reis van uw computer naar elke ontvanger overleeft.
Een praktische stap voor het oplossen van problemen wanneer een specifiek lettertype weigert in te sluiten: open de map Lettertypen in het Windows Configuratiescherm of de Lettertypecatalogus op de Mac, zoek het problematische lettertype en controleer de eigenschappen ervan. Sommige lettertypen hebben een "Preview/Print" insluitingsvlag ingesteld door de lettertypeontwerper. Deze vlag vertelt toepassingen dat het lettertype kan worden gebruikt voor schermweergave en afdrukken op de machine van de maker, maar niet kan worden ingesloten in een document voor distributie. Als een lettertype deze vlag heeft en u deze in een PDF nodig heeft, heeft u drie opties. Neem contact op met de lettertypegieterij voor een licentie die insluiten toestaat, meestal een commerciële desktoplicentie in plaats van een licentie voor persoonlijk gebruik. Vervang een insluitbaar lettertype dat visueel vergelijkbaar is, zoals het gebruik van Adobe Garamond Pro in plaats van een beperkte Garamond-variant. Of converteer de tekst met dat lettertype naar contouren in een vectorbewerkingsprogramma, dat de lettervormen in de PDF invoegt als paden in plaats van als tekst, waarbij de visuele weergave behouden blijft en de tekst ondoorzoekbaar en niet-selecteerbaar wordt. Het contourconversiepad is geschikt voor logo's en korte koppen. Het is niet praktisch voor hoofdtekst, omdat het de tekst ontoegankelijk maakt voor zoek- en schermlezers.