PDF 파일을 수년 또는 수십 년 동안 장기간 저장하려면 단순히 폴더에 보관하는 것보다 더 많은 생각이 필요합니다. 파일이 손상되고, 하드 드라이브가 고장나고, 클라우드 서비스가 종료되고, 현재 완벽하게 열리는 형식이 10년 후에는 호환성 문제가 발생할 수 있습니다. PDF 보관에 대한 신중한 접근 방식은 이러한 위험으로부터 중요한 문서를 보호합니다.
장기 보관을 위해 PDF/A 형식 사용
PDF/A는 장기 보존을 위해 특별히 설계된 PDF의 ISO 표준 버전입니다. 일반 PDF와의 주요 차이점은 문서를 렌더링하는 데 필요한 모든 것이 파일 자체에 포함되어야 한다는 것입니다. 글꼴은 항상 포함되고, 색상 프로필은 포함되며, 외부 콘텐츠 참조는 금지되고, 암호화는 허용되지 않습니다.
PDF/A 형식의 PDF 아카이브는 보기 환경에 의존하지 않고 렌더링에 필요한 모든 리소스를 포함하고 있기 때문에 현재 또는 미래의 모든 PDF 뷰어에서 동일하게 표시됩니다. 이러한 자체 봉쇄로 인해 장기간 보관에 적합합니다. 정부 기관, 법원 및 도서관은 특히 이러한 보증 때문에 PDF/A를 사용합니다.
PDF를 PDF/A로 변환하는 방법
Adobe Acrobat Pro에서는 파일 > 다른 이름으로 저장 > 보관 가능 PDF(PDF/A). Acrobat은 문서에 포함되지 않은 글꼴, 병합해야 하는 투명도, 제거해야 하는 암호화 등 규정 준수 문제가 있는지 확인하고 자동으로 수정하거나 주의를 끌기 위해 플래그를 지정합니다.
PDF/A에는 여러 가지 변형이 있습니다. PDF/A-1은 가장 보수적이고 가장 널리 지원됩니다. PDF/A-2 및 PDF/A-3은 포함된 파일을 포함하여 보다 최신 기능을 지원합니다. 대부분의 보관 목적에는 PDF/A-1b(기본 적합성 수준)이면 충분하며 향후 뷰어와의 최대 호환성을 보장합니다.
3-2-1 백업 규칙
형식 선택은 여러 위치에 여러 복사본을 보유하는 것보다 중요하지 않습니다. 중요한 파일에 대한 표준 권장 사항은 3-2-1 규칙입니다.
- 3개 사본: 원본과 백업 2개
- 2 다양한 미디어 유형: 예: 로컬 하드 드라이브 및 클라우드 저장소 — 동일한 사건(화재, 도난, 홍수)으로 인해 둘 다 실패할 수 있는 두 개의 로컬 드라이브가 아님
- 1 오프사이트 복사본: 클라우드 저장소, 다른 물리적 위치에 있는 드라이브 또는 온라인 백업 서비스
개인 문서 아카이브의 경우 이는 일반적으로 컴퓨터의 파일 + 외장 하드 드라이브 + 클라우드 저장소(Google Drive, iCloud, Dropbox)를 의미합니다. 문서를 잃지 않고 이들 중 하나가 실패할 수 있습니다.
장기 스토리지를 위한 클라우드 스토리지 선택 PDF
클라우드 스토리지 서비스는 편리하지만 계정 종료, 서비스 종료, 가격 변경, 서비스 약관 변경 등의 위험이 따릅니다. 정말로 중요한 문서의 경우 단일 클라우드 서비스에 의존하지 마십시오.
- Google Drive 및 OneDrive: Google 또는 Microsoft 계정에 연결되어 있습니다. 강력한 서비스는 종료될 가능성이 없지만 계정 액세스는 해당 계정을 유지하는 데 달려 있습니다.
- Backblaze B2 또는 Amazon S3: 장기 보존용으로 설계된 저렴한 개체 스토리지로 기업에서 보관에 사용합니다. 설정이 더 기술적이지만 대규모 컬렉션에 비해 신뢰성이 높고 가격이 저렴합니다.
- 물리적 미디어: M-DISC 광 디스크는 1,000년 이상 보관할 수 있으며 서비스 종료나 계정 문제가 발생하지 않습니다. 이는 중요한 문서를 영구적으로 보관할 수 있는 실행 가능한 옵션입니다.
장기 검색 가능성을 위한 파일 이름 지정
"scan001.pdf"라는 이름의 파일 또는 "document_final_v3.pdf" 10년 후 아카이브에서는 쓸모가 없습니다. 문서를 열지 않고도 문서를 식별할 수 있는 설명적인 이름을 사용하십시오.
- ISO 형식의 날짜 포함: 2024-03-15(모든 파일 시스템에서 시간순으로 정렬)
- 문서 유형 포함: 계약서, 송장, 증명서, 증서
- 상대방 또는 제목 포함: AcmeCorp, TaxReturn2023, PropertyAddress
"2024-03-15_Contract_AcmeCorp_ServiceAgreement.pdf"와 같은 파일 이름 개봉하기 전에 알아야 할 모든 것을 알려줍니다. 파일이 큰 경우 보관하기 전에 PDF 압축을 적용하세요. 시간이 지남에 따라 파일이 작을수록 여러 위치에 걸쳐 백업, 전송 및 저장하기가 더 쉽습니다.