이메일을 PDFs로 저장하면 모든 이메일 플랫폼과 독립적으로 존재하는 영구적이고 이동 가능한 기록이 생성됩니다. 중요한 서신을 보존하고, 법적 또는 규정 준수 목적으로 문서 추적을 생성하고, 이메일 스레드를 참석하지 않은 사람들과 이메일 스레드를 공유하거나, 이메일 공급자를 전환하기 전에 단순히 통신을 보관하는 데 유용합니다. 모든 주요 이메일 클라이언트에서 프로세스는 간단합니다.
PDF가 이메일 보관에 적합한 이유
이메일 형식(.eml, .msg)을 올바르게 열고 표시하려면 특정 이메일 클라이언트가 필요합니다. Outlook의 .msg 파일은 Gmail에서 열리지 않을 수 있으며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 동일한 이메일의 PDF 아카이브는 현재 및 20년 후에도 모든 장치의 PDF 뷰어에서 열리며 이메일 플랫폼이 계속 작동하거나 계정이 활성 상태로 유지됩니다.
PDF는 또한 일반 텍스트 내보내기와는 다른 방식으로 이메일의 시각적 모양(서식, 인라인 이미지, 서명)을 캡처합니다. 법적 목적을 위해 전체 이메일을 표시된 그대로 표시하는 PDF는 추출된 텍스트보다 증거로 더 유용합니다. 그리고 PDF는 디지털 서명 또는 인증을 통해 PDF가 생성된 이후 이메일 콘텐츠가 변경되지 않았음을 확인하는 무결성 레이어를 추가할 수 있습니다.
Gmail에서 이메일을 PDF로 저장
Gmail의 인쇄 기능은 가장 간단한 경로입니다.
- Gmail에서 이메일을 엽니다.
- 이메일 오른쪽 상단에 있는 점 3개 메뉴를 클릭하고 인쇄를 선택하세요.
- 인쇄 대화 상자에서 프린터를 PDF로 저장 또는 Microsoft Print를 PDF로 변경합니다.
- 저장을 클릭하고 위치와 파일 이름을 선택하세요.
전체 이메일 스레드의 경우 Gmail은 전체 대화를 하나의 PDF로 인쇄합니다. 스레드에 메시지가 하나만 있는 경우 인쇄하기 전에 해당 메시지의 확장 아이콘을 클릭하여 해당 메시지만 표시되도록 하세요.
Outlook에서 이메일을 PDF로 저장
Microsoft Outlook에는 직접 PDF 저장 옵션이 있습니다.
- Outlook에서 이메일을 엽니다.
- 파일 > 인쇄
- Microsoft Print to PDF를 프린터로 선택하세요.
- 인쇄를 클릭하고 파일 이름을 지정한 후 저장하세요.
Outlook에서는 PDF: 파일 > 다른 이름으로 저장한 다음 파일 형식 드롭다운에서 PDF를 선택합니다. 이는 때때로 인쇄 방법보다 더 깔끔한 결과를 생성하여 출력에서 이메일의 형식과 메타데이터를 더 많이 보존합니다.
Apple Mail에서 이메일 저장
Mac에서 Apple Mail은 PDF 옵션이 포함된 시스템 인쇄 대화상자를 사용합니다.
- 메일에서 이메일을 열고 Cmd+P를 누르세요.
- 인쇄 대화 상자에서 왼쪽 하단에 있는 PDF 드롭다운을 클릭하세요.
- PDF로 저장을 선택하고 파일 이름을 지정한 다음 저장합니다.
이메일 첨부파일은 어떻게 되나요?
이메일을 PDF로 저장하면 이메일 본문(텍스트, 인라인 이미지, 서식)은 캡처되지만 첨부 파일은 캡처되지 않습니다. 계약서가 첨부된 이메일은 계약서가 첨부되었음을 나타내는 이메일 텍스트의 PDF를 생성하지만 계약서 파일 자체는 PDF에 없습니다.
완전한 기록을 위해 이메일을 PDF로 저장하고 첨부 파일을 별도로 저장하세요. 그런 다음 병합 PDF 이메일 PDF을 첨부 파일 PDF과 함께 하나의 포괄적인 파일로 만듭니다. 이메일 바로 뒤에는 첨부 파일이 모두 하나의 문서에 포함됩니다. 이는 전체 통신 패키지를 함께 보존해야 하는 법률 및 규정 준수 보관에 특히 유용합니다.
장기적인 검색 가능성을 위한 이메일 이름 지정 PDFs
이메일 클라이언트는 이메일 제목 줄을 파일 이름으로 제안하는 경우가 많습니다. 이는 일반적으로 합리적이지만 날짜를 추가하면 이점이 있습니다. "2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf"와 같은 파일 이름 시간순으로 정렬하고, 내용을 식별하고, 상대방을 포함합니다. 몇 달 후에 열어보지 않고도 찾을 수 있는 모든 기능이 포함되어 있습니다. 이메일 PDF이 큰 경우(인라인 이미지로 인해 일부 이메일이 무거워짐) 보관 파일에 보관하기 전에 PDF 압축을 적용하세요.