PDF/A는 PDF의 하위 집합입니다. 이는 장기 문서 보관을 위해 특별히 설계된 형식의 보다 제한적인 버전입니다. 대부분의 사람들은 정부 포털, 법률 시스템 또는 보관 요구 사항에서 "PDF/A 형식만'을 지정할 때 이를 접하게 됩니다. PDF/A가 일반 PDF와 다른 점을 이해하면 그것이 존재하는 이유와 실제로 필요한 시기가 설명됩니다.
PDF가 허용하는 표준 PDF/A가 금지하는 것
표준 PDF 형식은 유연합니다. 여기에는 문서가 열릴 때 실행되는 JavaScript, 볼 때 로드되는 외부 리소스에 대한 링크, 암호화된 콘텐츠, 오디오 및 비디오와 같은 내장 멀티미디어, 완전히 내장되지 않은 글꼴이 포함될 수 있습니다. 뷰어는 이를 로컬 시스템에서 제공해야 합니다.
이러한 모든 기능은 미래에는 존재하지 않을 수 있는 외부 시스템이나 소프트웨어에 대한 종속성을 만듭니다. 비디오가 포함된 PDF에는 비디오 코덱이 필요합니다. 외부 글꼴 참조가 있는 PDF에는 해당 글꼴을 설치해야 합니다. JavaScript가 포함된 PDF에는 JavaScript를 실행하는 뷰어가 필요합니다. 20년 후에는 이러한 종속성을 모두 사용할 수 없게 될 수도 있습니다.
PDF/A에 필요한 것
PDF/A는 완전히 독립적으로 설계되었습니다. 문서가 올바르게 표시해야 하는 모든 요소는 파일 자체에 포함되어야 하며 외부 종속성은 허용되지 않습니다. 특히 PDF/A에는 다음이 필요합니다.
- 완전히 포함된 모든 글꼴: 문서에 사용된 모든 글꼴은 전체가 포함되어야 하며 시스템에서 참조되거나 부분적으로 포함되어서는 안 됩니다.
- 외부 콘텐츠 참조 없음: 외부 파일에 대한 링크 없음, 보기 시 URL에서 로드된 콘텐츠 없음.
- 자바스크립트 없음: 소프트웨어 해석에 따라 실행 가능한 콘텐츠가 없습니다.
- 암호화 없음: 콘텐츠는 완전히 액세스할 수 있어야 합니다. 비밀번호 보호는 비밀번호를 분실한 경우 향후 액세스를 방지합니다.
- 색상 프로필 포함: 색상은 디스플레이 시스템에 관계없이 문서가 일관되게 재현되도록 포함된 ICC 프로필로 설명되어야 합니다.
- 문서 메타데이터: PDF/A 적합성 선언을 포함하여 특정 XMP 메타데이터 필드가 있어야 합니다.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: 차이점은 무엇입니까?
- PDF/A-1 (2005): PDF 1.4를 기반으로 한 가장 엄격한 원본 버전입니다. 투명도도, 레이어도, JPEG 2000 압축도 없습니다. 아카이브 시스템에서 가장 보편적으로 지원됩니다.
- PDF/A-2 (2011): 기반 PDF 1.7. PDF/A 파일 내에 PDF/A 파일의 투명도, 레이어, JPEG 2000 압축 및 포함을 허용합니다. 보관 안정성을 유지하면서 더욱 현대적이고 유연해졌습니다.
- PDF/A-3 (2012): PDF/A-2와 유사하지만 보관 문서 내에 PDF/A뿐만 아니라 모든 파일 형식을 포함할 수 있습니다. XML 송장, 소스 파일 또는 기타 첨부 파일을 시각적 문서와 함께 삽입하는 데 사용됩니다.
각 버전에는 A(태그 구조 포함 전체 접근성), B(기본, 시각적 재현성만), U(유니코드 매핑) 등의 적합성 수준도 있습니다. PDF/A-1b는 보관 시스템에서 가장 일반적으로 요구되는 것입니다. 문서가 동일하게 보이도록 보장하지만 완전한 접근성 태그가 필요하지는 않습니다.
실제로 필요한 경우 PDF/A
PDF/A는 특정 상황에서 필수이거나 강력히 권장됩니다.
- 법에 의해 장기 기록 보존이 요구되는 정부 및 법적 제출물
- 보관 규정 준수 형식이 필요한 관할권의 법원 서류
- 다년간 보존 요구 사항이 있는 재무 및 회계 기록
- 환자가 평생 읽을 수 있어야 하는 의료 기록
- 보관된 기록에 대해 PDF/A를 지정하는 공식 문서 관리 시스템을 갖춘 모든 조직
일상적인 비즈니스 문서(제안서, 보고서, 송장, 서신)의 경우 일반 PDF를 통한 표준 PDF 아카이브이 완벽하게 적합합니다. PDF/A의 제한 사항은 단지 몇 년이 아니라 수십 년에 걸쳐 향후 가독성을 보장해야 하는 경우에만 절충할 가치가 있습니다.
PDF/A 파일을 만드는 방법
Microsoft Word에서는 파일 > 다른 이름으로 저장 > PDF > 옵션 > "ISO 19005-1 준수(PDF/A)"를 확인하세요. PDF/A-1b 파일을 직접 생성합니다. 이는 Word 문서의 가장 간단한 경로입니다.
Adobe Acrobat Pro는 Preflight 도구(도구 > 인쇄 제작 > Preflight > PDF/A 규정 준수)를 사용하여 기존 PDF를 PDF/A로 변환할 수 있습니다. PDF/A 요구 사항에 따라 문서를 확인하고 포함되지 않은 글꼴, 외부 참조, 금지된 콘텐츠 등 모든 문제를 수정하거나 표시합니다. 정기적으로 보관 문서를 생성하는 조직의 경우 이 워크플로를 사용하면 파일을 제출하기 전에 규정 준수를 보장할 수 있습니다.