PDF/A-3은 PDF/A 보관 표준의 가장 유연한 변형입니다. 이전 PDF/A 버전은 PDF를 독립적으로 만들고 장기 보존을 위해 시각적으로 재현하는 데만 초점을 맞춘 반면, PDF/A-3에는 한 가지 중요한 기능이 추가되었습니다. 즉, 모든 파일 형식을 아카이브 PDF 내부에 첨부 파일로 포함하는 기능입니다. 이로 인해 점점 더 다양해지는 비즈니스 문서 워크플로, 특히 전자 송장 및 하이브리드 문서 교환에 적합한 형식이 되었습니다.
PDF/A 제품군: 간략한 개요
PDF/A는 PDF 문서의 장기 보관을 위한 ISO 표준(ISO 19005)입니다. 모든 변형은 동일한 핵심 요구 사항을 공유합니다. PDF는 완전히 독립적이고 보기 환경에 관계없이 동일하게 재현 가능해야 하며 향후 접근성을 손상시킬 수 있는 기능이 없어야 합니다.
- PDF/A-1: 원본(2005). 가장 보수적입니다. 투명성도 없고, 레이어도 없고, 내장된 파일도 없습니다. 최대 호환성.
- PDF/A-2: 투명도, 레이어, JPEG 2000 압축 및 PDF/A 파일에 포함된 PDF/A 파일에 대한 지원이 추가되었습니다. 여전히 임의의 파일 첨부는 없습니다.
- PDF/A-3: PDF/A-2의 모든 기능과 함께 모든 파일 형식을 아카이브 PDF와 함께 첨부 파일(XML, CSV, Excel, Word, 원본 소스 파일)로 포함하는 기능을 제공합니다.
PDF/A-3의 기능: 하이브리드 문서
PDF/A-3의 정의 기능은 하이브리드 문서입니다. 즉, 사람이 읽을 수 있는 PDF와 기계가 읽을 수 있는 데이터 파일을 모두 포함하는 단일 파일입니다. PDF는 송장, 보고서, 계약서 등 문서를 시각적으로 렌더링하는 반면, 내장된 파일에는 소프트웨어가 자동으로 처리할 수 있는 구조화된 데이터가 포함되어 있습니다.
가장 눈에 띄는 응용 프로그램은 전자 송장입니다. ZUGFeRD 형식(독일)과 Fatur-X 형식(프랑스 및 EU)은 모두 PDF/A-3 기반입니다. 즉, 회계 소프트웨어가 자동으로 가져올 수 있는 구조화된 형식의 모든 송장 데이터가 포함된 XML 파일이 포함된 사람이 읽을 수 있는 송장 PDF입니다. 하나의 파일은 데이터를 다시 입력할 필요 없이 사람의 검토와 자동화된 처리를 모두 제공합니다.
PDF/A-3과 PDF/A-1 또는 PDF/A-2을 사용하는 경우
다음과 같은 경우 PDF/A-3을 사용하세요.
- 문서는 PDF 보기와 함께 소스 데이터를 전달해야 합니다. XML이 포함된 송장, 스프레드시트가 포함된 보고서, 편집 가능한 원본 파일이 포함된 계약서
- 형식은 특정 표준에서 요구됩니다: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung(독일 정부 전자 송장 표준) 및 유사한 형식 규정 PDF/A-3
- 지원 파일을 포함할 수 있는 유연성과 함께 보관 품질 보존을 원합니다. PDF PDF/A의 보관 품질과 관련 파일을 하나의 컨테이너에 담는 편리함이 결합되었습니다.
다음과 같은 경우 PDF/A-1 또는 PDF/A-2를 사용하세요.
- 이 문서는 데이터 처리 요구 사항이 없는 순수 장기 시각적 보관을 위한 것입니다.
- 기존 아카이브 시스템과의 최대 호환성이 필요합니다.
- 조직의 보관 정책은 PDF/A-1 또는 PDF/A-2를 구체적으로 지정합니다.
PDF/A-3 적합성 수준
다른 PDF/A 변형과 마찬가지로 PDF/A-3에는 두 가지 적합성 수준이 있습니다.
- PDF/A-3b(기본): 은 시각적 재현성을 보장합니다. 문서는 영원히 동일하게 보입니다. 접근성 준수를 위해 태그가 지정된 PDF가 필요하지만 전체 의미 태그 지정을 요구하지는 않습니다.
- PDF/A-3u(유니코드): 은 모든 텍스트를 유니코드로 표현할 수 있어야 한다는 요구 사항을 추가하여 텍스트를 안정적으로 추출하고 검색할 수 있도록 합니다.
전자 송장 신청의 경우 일반적으로 PDF/A-3b로 충분합니다. 텍스트 검색 가능성 및 추출이 중요한 문서(보관된 계약서, 규제 서류)의 경우 PDF/A-3u가 바람직합니다.
PDF/A-3 파일을 만드는 방법
Adobe Acrobat Pro는 파일 >를 통해 PDF을 PDF/A-3으로 저장할 수 있습니다. 다른 이름으로 저장 > 보관 가능 PDF(PDF/A). 규정 준수 수준 옵션에서 PDF/A-3b 또는 PDF/A-3u를 선택합니다. Acrobat은 PDF Standard 요구 사항을 충족하지 않는 콘텐츠에 플래그를 지정하고 자동으로 수정하거나 입력을 요청합니다.
특히 전자 송장 발행의 경우 전용 송장 발행 소프트웨어와 ERP 시스템은 일반적으로 PDF/A-3 생성을 자동으로 처리합니다. 즉, 구조화된 XML인 PDF를 생성하고 수동 개입 없이 이를 호환되는 PDF/A-3 파일로 결합합니다. Mustang(오픈 소스 Java 라이브러리)과 같은 도구와 Zugferd-manager와 같은 상용 솔루션은 이 워크플로우를 위해 특별히 설계되었습니다.