20개의 열과 500개의 행에 걸쳐 있는 Excel 스프레드시트는 기본 설정을 사용하여 Excel에서 PDF 형식으로 깔끔하게 인쇄되지 않습니다. 출력물은 여러 페이지에 걸쳐 넘치고, 열은 임의의 페이지 경계에서 잘리고, 인쇄된 레이아웃은 화면에 표시되는 세심하게 구성된 데이터와 거의 유사하지 않습니다. 특정 행 및 열 범위를 PDF로 내보내려면 내보내기 작업을 실행하기 전에 인쇄 영역, 배율 옵션 및 페이지 레이아웃 설정을 구성해야 합니다.
PDF 출력에 표시되는 행과 열을 제어하는 것은 각 대상에게 올바른 데이터 하위 집합을 제공하는 것입니다. 모든 거래를 추적해야 하는 재무 분석가는 검색 가능한 PDF에 500개의 행이 모두 필요합니다. 분기별 성과를 검토하는 이사회 구성원은 깨끗한 단일 페이지에 요약 행과 합계만 있으면 됩니다. 각 배포에 대해 출력 범위가 적절하게 구성되면 동일한 스프레드시트가 두 대상 모두에게 효과적으로 서비스를 제공합니다.
WukongPDF의 PDF 내보내기 도구는 Excel 파일을 허용하고 최종 문서에 표시되는 데이터를 정밀하게 제어할 수 있는 구성 가능한 인쇄 범위 및 레이아웃 설정을 사용하여 출력을 생성합니다.
출력 범위를 정의하기 위한 인쇄 영역 설정
Excel의 인쇄 영역 설정은 시트를 인쇄하거나 PDF로 내보낼 때 포함되는 셀을 정확하게 정의합니다. 원하는 영역을 클릭하고 드래그하여 A1부터 G45까지 포함할 셀 범위를 선택합니다. 리본의 페이지 레이아웃 탭으로 이동하여 인쇄 영역을 클릭하고 인쇄 영역 설정을 선택합니다. Excel에서는 선택한 셀 주위에 점선 테두리를 그립니다. 시트를 PDF로 내보내면 동일한 워크시트에 존재하는 다른 데이터의 양에 관계없이 해당 테두리 내의 셀만 출력에 나타납니다.
실제로 인쇄 영역은 통합 문서와 함께 유지됩니다. 파일을 저장하고 다시 열면 인쇄 영역이 정의되고 활성 상태로 유지됩니다. 이러한 지속성은 여러 시트에 대한 인쇄 영역을 설정하고, 통합 문서를 저장하고, 몇 주 또는 몇 달 후에 동일한 범위를 다시 정의하지 않고 내보낼 수 있음을 의미합니다. 각 기간마다 동일한 데이터 범위를 내보내는 반복 보고서의 경우 인쇄 영역은 무기한 제공되는 일회성 구성입니다.
매일 새로운 행을 추가하는 트랜잭션 로그와 같이 데이터 범위가 새로운 기간마다 예측 가능하게 변경되는 스프레드시트의 경우 동적 인쇄 영역을 사용하세요. Excel에서는 데이터가 추가될 때 자동으로 확장되는 명명된 범위를 기반으로 인쇄 영역을 정의할 수 있습니다. 비어 있지 않은 행 수를 계산하기 위해 COUNTA와 결합된 OFFSET 함수를 사용하여 명명된 범위를 정의한 다음 고정된 셀 주소가 아닌 해당 명명된 범위를 참조하도록 인쇄 영역을 설정합니다.
대상 페이지 수에 맞게 출력 크기 조정
페이지 레이아웃 아래의 Excel 크기 조정 옵션은 PDF 출력 페이지에 맞게 콘텐츠 크기를 조정하는 방법을 제어합니다. 크기에 맞게 조정 그룹에는 출력 범위를 결정하는 너비 및 높이 설정이 포함되어 있습니다. 인쇄 영역에 존재하는 열 수에 관계없이 모든 열을 단일 페이지 너비로 지정하려면 너비를 1페이지로 설정합니다. 모든 행을 단일 페이지 길이로 지정하려면 높이를 1페이지로 설정합니다. 1페이지의 너비와 자동으로 설정된 높이의 조합은 너비가 정확히 1페이지이고 높이가 데이터에 필요한 만큼인 출력을 생성합니다.
개요 보고서에는 크기에 맞게 조정하는 것이 편리하지만 인쇄 영역에 많은 열이 포함되어 있으면 텍스트를 읽을 수 없을 정도로 작게 렌더링할 수 있습니다. 단일 페이지 너비에 맞게 크기가 조정된 15개의 열이 있는 범위는 6~7포인트의 텍스트를 표시할 수 있습니다. 이는 확대/축소하면 화면에서 읽을 수 있지만 종이에 인쇄하면 거의 읽을 수 없습니다. 데이터가 많은 시트의 경우 인쇄 영역을 지나치게 넓은 범위로 확장하는 대신 가장 중요한 열로 제한하세요. 읽을 수 있는 크기로 인쇄된 가장 중요한 필드의 8개 열 하위 집합은 미세한 크기로 인쇄된 15개 열 전체보다 더 효과적으로 전달됩니다.
실제로 너비 및 높이 설정이 조정되면 크기 조정 필드에 표시되는 크기 조정 백분율이 자동으로 업데이트됩니다. 수동 크기 조정도 가능하며 종종 자동 옵션보다 더 나은 결과를 생성합니다. 70%를 수동으로 설정하면 모든 내용이 원래 크기의 70%로 줄어듭니다. 이는 텍스트를 읽기 어렵게 만들지 않고 각 페이지에 추가 열을 맞추기에 충분할 수 있습니다.
출력 내 페이지 나누기 제어
Excel에서는 용지 크기, 여백 설정 및 배율 비율에 따라 페이지 나누기를 자동으로 삽입합니다. 이러한 자동 나누기는 데이터 행을 두 페이지로 분할하거나 해당 데이터가 다음 페이지에서 시작되도록 한 페이지 하단에 열 머리글 행을 배치할 수 있습니다. 보기 탭 아래의 페이지 나누기 미리 보기를 사용하여 자동 나누기가 발생하는 위치를 정확히 확인하고 관련 데이터를 함께 유지하는 보다 논리적인 위치로 드래그하세요.
섹션 경계가 나타나야 하는 곳에 수동 페이지 나누기를 삽입합니다. 새 페이지가 시작되어야 하는 행을 선택하고 페이지 레이아웃, 나누기로 이동하여 페이지 나누기 삽입을 선택합니다. 다중 섹션 보고서의 경우 모든 섹션이 새 페이지의 맨 위에서 시작되도록 각 섹션 경계에 페이지 나누기를 배치합니다. 수동 페이지 나누기는 해당 위치의 자동 나누기를 무시하여 페이지 매기기를 정밀하게 제어할 수 있습니다.
실용적인 관점에서 볼 때 문서 작업 과정에서 인쇄된 모든 페이지의 상단에 반복되어야 하는 머리글 행이 있는 스프레드시트의 경우 페이지 레이아웃 아래의 인쇄 제목 설정을 사용하세요. 열 머리글이 포함된 행에 대해 맨 위에서 반복할 행을 설정합니다. 지정된 머리글 행은 PDF 출력의 모든 페이지 상단에 인쇄되므로 7페이지의 데이터가 1페이지의 데이터와 마찬가지로 명확하게 레이블이 지정됩니다.
구성된 설정을 사용하여 PDF로 내보내기
인쇄 영역, 크기 조정, 페이지 나누기, 머리글 행 반복을 구성한 후 PDF로 내보냅니다. 파일, 내보내기, PDF/XPS 문서 만들기로 이동합니다. 내보내기 대화 상자에서 옵션 버튼을 클릭하여 출력을 생성하기 전에 모든 설정을 검토합니다. 내보내기 위해 활성 시트가 선택되었는지, 인쇄 영역이 준수되는지, 문서 속성 및 PDF/A 규격 옵션이 필요에 따라 구성되었는지 확인하세요.
게시를 클릭하고 PDF의 파일 이름과 저장 위치를 선택합니다. Excel에서는 구성된 모든 인쇄 설정을 사용하여 출력을 생성합니다. 생성 후 즉시 PDF를 열고 출력에 올바른 행과 열이 나타나는지, 관련 데이터를 함께 유지하는 논리적 위치에서 페이지 나누기가 발생하는지, 크기 조정으로 인해 일반 보기 크기에서 계속 읽을 수 있는 텍스트가 생성되었는지 등 세 가지를 확인합니다. 이러한 검사 중 하나라도 실패하면 Excel에서 해당 설정을 조정하고 다시 내보냅니다.
특정 행 및 열 범위를 Excel에서 PDF로 내보내면 거대한 다목적 스프레드시트가 대상에 적합한 집중적인 문서로 변환됩니다. 인쇄 영역은 포함된 콘텐츠의 범위를 정의합니다. 크기 조정 설정은 시각적 표현을 제어합니다. 그 결과, 각 수신자에 대해 올바른 세부 수준으로 올바른 데이터를 정확하게 전달하는 PDF가 탄생했습니다.
PDF 출력에 머리글, 바닥글 및 타임스탬프 추가
내보낸 PDF는 포함된 데이터에 대한 컨텍스트를 제공하는 페이지 수준 정보의 이점을 활용합니다. 페이지 레이아웃 탭과 머리글 및 바닥글 대화 상자를 통해 Excel에서 머리글과 바닥글을 구성합니다. PDF의 모든 페이지가 해당 문서가 속한 문서를 식별할 수 있도록 보고서 제목을 헤더에 추가합니다. 수신자가 완전한 문서를 받았는지 확인할 수 있도록 페이지 1/N 형식으로 바닥글에 페이지 번호를 추가합니다. 수신자가 데이터 스냅샷이 생성된 시기를 정확히 알 수 있도록 내보내기 날짜 및 시간을 표시하는 타임스탬프를 추가합니다.
이를 광범위하게 살펴보면 문서 작업 흐름에서 반복 일정에 따라 배포되는 보고서의 경우 타임스탬프가 특히 중요합니다. 월요일 아침에 내보낸 PDF에는 금요일 마감 데이터가 포함되어 있습니다. 타임스탬프는 데이터가 추출된 시기를 설명하는 별도의 이메일이나 커버 노트 없이 수신자에게 이 데이터 통화를 전달합니다. 모든 반복 보고서에서 머리글 및 바닥글 형식을 표준화하여 수신자가 수신하는 모든 PDF에서 문서 제목, 페이지 번호 및 타임스탬프를 찾을 수 있는 위치를 알 수 있습니다.
Excel에서 구성된 머리글과 바닥글은 PDF 내보내기에 포함되며 출력의 모든 페이지에 나타납니다. 원시 데이터 덤프에 전문적인 세련미를 더하고 수신자가 문서를 자신있게 사용하는 데 필요한 메타데이터를 제공합니다.
실용적인 PDF 페이지 수를 초과하는 대규모 데이터 세트 처리
5만 행이 있는 스프레드시트는 효율적으로 형식을 지정하더라도 수백 페이지의 PDF 페이지를 생성할 수 있습니다. 그런 규모에서는 PDF가 검토하기에 실용적이지 않게 됩니다. 수신자에게 원본 Excel 파일이 아닌 PDF가 정말로 필요한지 여부를 고려하십시오. PDF는 규정 준수, 법적 또는 표시상의 이유로 데이터를 편집할 수 없는 고정된 형식으로 표시해야 하는 경우 적합합니다. 수신자가 데이터를 필터링, 정렬 또는 분석해야 하는 경우 Excel 파일이 더 나은 형식입니다.
PDF로 제공해야 하는 매우 큰 데이터세트의 경우 내보내기를 논리적 섹션으로 분할합니다. 요약과 합계를 하나의 PDF로 내보냅니다. 내용을 식별할 수 있도록 각 부서 또는 범주를 별도의 PDF 파일로 내보냅니다. 수신자를 압도하는 100페이지 PDF보다 집중된 20페이지 PDF 5개 세트가 더 유용합니다. 포함된 데이터의 하위 집합과 필요한 경우 Excel 형식으로 전체 데이터 집합을 얻는 방법을 설명하는 각 PDF의 표지를 포함합니다.