Excel 스프레드시트를 PDF로 내보내면 결과가 Excel 인터페이스의 스크린샷처럼 보입니다. 모든 셀에는 희미한 회색 테두리가 있습니다. 열 문자(A, B, C)와 행 번호(1, 2, 3)가 상단과 왼쪽에 나타납니다. 다행히도 수식 입력줄과 시트 탭은 없지만 눈금선과 제목으로 인해 PDF는 완성된 보고서가 아닌 원시 데이터처럼 보입니다. 데이터가 미완성 스프레드시트처럼 보이지 않고 깨끗하고 전문적으로 보이기를 원합니다.
Excel을 PDF로 내보내기 전에 눈금선, 제목 및 원치 않는 셀 서식을 제거하면 깨끗하고 전문적인 출력이 생성됩니다. 데이터는 그 자체로 존재합니다. 스프레드시트 인터페이스의 시각적 소음이 사라졌습니다. PDF는 데이터 덤프가 아닌 보고서처럼 보입니다.
눈금선 제거
눈금선은 화면에서 셀을 구분하는 희미한 회색 선입니다. 이는 실제 셀 테두리가 아닌 Excel 작업을 위한 시각적 도구입니다. 기본적으로 눈금선은 인쇄되어 PDF에 나타납니다. 페이지 레이아웃 탭으로 이동합니다. 시트 옵션 그룹에서 "보기"를 선택 취소하세요. 화면에서 숨기려면 눈금선 아래에 있습니다. "인쇄"를 선택 취소하세요. PDF에 표시되지 않도록 눈금선 아래에 표시합니다. 두 설정은 독립적입니다. 작업하는 동안 눈금선을 볼 수 있으며 인쇄된 출력이나 PDF 출력에서만 이를 억제할 수 있습니다.
눈금선은 특정 셀에 서식이 적용되는 셀 테두리와 다릅니다. 시각적 정리를 위해 스프레드시트의 특정 셀 주위에 테두리가 있는 경우 눈금선이 억제된 경우에도 해당 테두리는 계속 인쇄됩니다. 테두리는 의도적인 서식입니다. 눈금선은 인터페이스 보조 도구입니다. 이러한 차이점을 이해하면 PDF에 표시되는 줄을 정확하게 제어하는 데 도움이 됩니다.
행 및 열 제목 제거
행 번호와 열 문자는 스프레드시트의 틀을 이루는 A, B, C 및 1, 2, 3입니다. Excel에서 작업하는 데 필수적이며 PDF에는 거의 적합하지 않습니다. 페이지 레이아웃, 시트 옵션으로 이동합니다. "인쇄"를 선택 취소하세요. 제목 아래. PDF에서 행 번호와 열 문자가 사라집니다. 데이터 셀은 해당 위치에 유지됩니다. 스프레드시트 주변의 시각적 프레임이 사라졌습니다.
독자가 주소로 특정 셀을 찾아야 하는 참조 테이블로 사용되는 스프레드시트의 경우 제목을 그대로 둡니다. 독자에게 "요금은 D12 셀을 참조하세요"라는 메시지가 표시된 가격표의 PDF 열 문자와 행 번호가 표시되어야 합니다. 대부분의 다른 용도에서 제목은 독자에게 필요하지 않은 시각적 혼란입니다.
내보내기 전 셀 서식 정리
화면에서는 의미가 있는 셀 서식이 PDF에서는 지저분해 보일 수 있습니다. 화면의 행을 구별하는 데 도움이 되는 배경 채우기 색상은 특히 흑백 프린터에서 텍스트를 가리는 어두운 블록으로 인쇄될 수 있습니다. 값을 기준으로 셀을 강조 표시하는 조건부 서식은 다채롭지만 읽기 어려운 PDF를 생성할 수 있습니다.
내보내기 전에 인쇄 미리보기에서 스프레드시트를 검토하세요. 파일, 인쇄로 이동합니다. 미리보기는 PDF의 모양을 정확하게 보여줍니다. 배경색이 너무 어두우면 채우기를 제거하거나 밝게 하세요. 채우기를 제거한 후 흰색 배경에 비해 글꼴 색상이 너무 밝다면 어둡게 만듭니다. WukongPDF의 PDF 인쇄 모드는 모든 Excel 형식 설정을 따릅니다. 인쇄 미리보기에 표시되는 내용이 PDF에서 표시되는 내용입니다.
향후 내보내기를 위한 깔끔한 기본값 설정
눈금선과 제목이 이미 비활성화되어 있고 깨끗한 셀 서식이 적용된 Excel 템플릿을 만듭니다. 기본 통합 문서 템플릿으로 저장하세요. 귀하가 만드는 모든 새 스프레드시트는 이 깔끔한 템플릿에서 시작됩니다. 기본 설정은 문서별 구성 없이 깨끗한 PDF를 생성합니다. 깨끗한 템플릿의 PDF 내보내기은 추가 정리 없이 공유할 준비가 되어 있습니다.
내보낸 후 PDF를 열고 결과를 확인합니다. 눈금선과 제목이 없는지 확인하세요. PDF 컨텍스트에서 셀 서식이 적절하게 보이는지 확인합니다. 데이터는 깨끗하고 읽기 쉬우며 전문적이어야 합니다. 스프레드시트 인터페이스는 보이지 않아야 합니다. 정보는 독자가 볼 수 있는 유일한 것이어야 합니다. PDF 내보내기를 위해 Excel 서식을 정리할 때 흔히 범하는 실수: 셀 병합. 화면에서 괜찮아 보이는 병합된 셀은 병합 경계가 페이지 나누기에 해당하는 곳에 테두리가 나타나는 등 PDF에서 예상치 못한 동작을 일으킬 수 있습니다. 내보내기 전에 페이지 경계 근처에 병합된 셀이 있는지 스프레드시트를 검토하세요. 병합을 해제하고 선택 영역 중심 정렬을 대신 사용하면 구조적 복잡함 없이 동일한 시각적 효과를 얻을 수 있습니다. 선택 항목 중심은 정렬 탭, 가로 드롭다운 아래의 셀 서식 대화 상자에서 찾을 수 있습니다. 이는 표시 목적으로 병합 및 가운데 맞춤과 기능적으로 동일하지만 인쇄 및 PDF 내보내기 중에 병합된 셀에 발생하는 구조적 문제를 생성하지 않습니다. PDF를 내보내기 전에 검토해야 할 또 다른 서식 요소는 셀 패딩 및 텍스트 줄 바꿈입니다. 행 높이가 자동 맞춤이 아닌 수동으로 설정된 경우 화면에서 괜찮아 보이는 줄 바꿈된 텍스트가 있는 셀이 PDF에서 잘릴 수 있습니다. 모든 행을 선택하고 행 경계를 두 번 클릭하여 높이를 자동으로 맞춥니다. 이렇게 하면 래핑된 텍스트의 모든 줄이 PDF 출력에서 완전히 표시됩니다. 지원 계산이 포함된 숨겨진 행이나 열이 있는 스프레드시트의 경우 숨겨진 데이터가 실제로 PDF에 숨겨져 있는지 확인하세요. Excel의 기본 동작은 인쇄 및 PDF 내보내기에서 숨겨진 행과 열을 제외하는 것이지만 페이지 설정 대화 상자에서 이를 재정의할 수 있습니다. 페이지 설정의 시트 탭을 확인하고 숨겨진 내용이 인쇄되도록 설정되어 있지 않은지 확인하세요. 그렇지 않으면 깨끗한 PDF에 독자가 볼 수 없는 중간 계산 행이 포함될 수 있습니다. 이는 표시 목적으로 병합 및 가운데 맞춤과 기능적으로 동일하지만 인쇄 및 PDF 내보내기 중에 병합된 셀에 발생하는 구조적 문제를 생성하지 않습니다.