종이 양식은 기업과 정부의 모든 곳에 있습니다. 의료 접수 시트, 입사 지원서, 등록 양식, 설문 조사 설문지, 세금 신고서는 모두 누군가가 직접 작성해야 하는 종이 문서로 시작됩니다. 이러한 스캔된 종이 양식을 작성 가능한 채우기 가능한 PDF 디지털 버전으로 변환하면 수동 데이터 입력이 제거되고 필사 오류가 줄어들며 자동화된 데이터 수집을 통해 전자 제출이 가능해집니다. 변환 프로세스에는 적절한 해상도로 종이 양식을 스캔하고, 스캔한 이미지 위에 투명하게 채울 수 있는 필드를 배치하고, 올바른 유형의 입력을 허용하도록 해당 필드를 구성하는 작업이 포함됩니다.
결과는 하이브리드 문서입니다. 스캔한 종이 양식은 양식 제목, 질문 텍스트, 로고, 지침 텍스트 및 장식 요소를 포함한 시각적 배경을 제공합니다. 채울 수 있는 투명한 필드는 응답 영역 위에 오버레이되어 응답자가 종이 버전에 직접 썼을 위치에 정확히 위치하는 대화형 직사각형으로 나타납니다. 디지털 응답자는 글을 쓰는 대신 유형을 입력하고 양식 데이터는 스프레드시트 및 데이터베이스로 내보낼 수 있는 구조화된 형식으로 전자적으로 캡처됩니다.
WukongPDF의 이미지를 PDF로 및 양식 작성 도구는 브라우저에서 직접 작동하는 필드 배치 및 구성 옵션을 사용하여 스캔한 종이 문서에서 입력 가능한 디지털 양식을 만듭니다.
1단계: 종이 양식을 올바르게 스캔하기
스캔 품질은 결과로 생성되는 입력 가능한 디지털 양식의 유용성을 직접적으로 결정합니다. 화면에서 완료될 양식을 300DPI로 스캔하세요. 이 해상도는 불필요하게 큰 파일을 생성하지 않고도 표준 확대/축소 수준에서 읽을 수 있을 만큼 선명한 텍스트를 캡처합니다. 법적 공개, 정밀하게 인쇄된 용어 또는 촘촘하게 포장된 지침과 같은 섹션에 텍스트가 매우 작은 양식의 경우 가독성을 높이기 위해 스캔 해상도를 400DPI로 높입니다.
순수한 흑백이 아닌 회색조로 스캔하십시오. 회색조는 양식 섹션을 서로 구별하는 데 도움이 되는 미묘한 음영 및 배경 색조를 유지합니다. 필수 필드를 나타내는 밝은 음영 영역, 테이블 섹션의 대체 행 음영 및 회색 지침 텍스트는 모두 회색조 캡처의 이점을 얻습니다. 흑백 스캔은 더 작은 파일을 생성하지만 사용자가 탐색에 의존하는 시각적 단서를 잃게 됩니다. 컬러 스캔은 원본 양식이 필수 필드의 빨간색 강조 표시와 같은 기능적 목적으로 색상을 사용하지 않는 한 기능적 가치를 추가하지 않고도 상당한 파일 크기를 추가합니다.
스캐너가 결합된 PDF가 아닌 TIFF 또는 JPEG와 같은 개별 이미지 파일을 생성하는 경우 Acrobat Pro의 파일 결합 기능, 무료 온라인 이미지-PDF 변환기 또는 Windows 및 macOS에 내장된 이미지-PDF 도구를 사용하여 스캔한 페이지를 단일 PDF 문서로 병합합니다. 페이지 순서가 올바른지, 스캔 중에 건너뛰거나 중복된 페이지가 없는지, 필드 배치를 진행하기 전에 모든 페이지의 방향이 올바른지 확인하십시오.
2단계: 필드 배치를 위해 스캔한 PDF 준비
Acrobat Pro에서 스캔한 PDF를 열고 모든 페이지의 방향이 올바른지 검사합니다. 스캔한 페이지는 용지가 스캐너에 물리적으로 급지된 방식에 따라 90도 또는 180도 회전될 수 있습니다. 페이지 구성 도구를 사용하여 방향이 잘못된 페이지를 개별적으로 또는 일괄적으로 회전할 수 있습니다. 양식 필드는 페이지 방향에 맞춰 정렬되므로 이 단계에서 회전을 수정하면 나중에 재배치해야 하는 잘못 정렬된 필드를 방지할 수 있습니다.
스캔한 페이지에 용지 주변의 스캐너 베드 가장자리에 검은색 테두리가 너무 많으면 자르기 도구를 사용하여 잘라냅니다. 페이지 가장자리를 깔끔하게 정리하면 채울 수 있는 양식이 더욱 전문적으로 보이고 시각적 방해 요소가 제거됩니다. 스캔 프로세스 중에 용지가 약간 이동하여 스캔한 텍스트가 고르지 않거나 기울어져 나타나는 경우 스캔 문서 향상 도구를 사용하여 각 페이지의 기울기를 맞추고 똑바르게 하여 시각적 품질과 OCR 정확도를 모두 향상시킵니다.
스캔한 PDF에서 OCR을 실행하여 스캔한 이미지 뒤에 보이지 않는 텍스트 레이어를 추가합니다. 이 텍스트 레이어는 양식 필드 배치에 직접 사용되지는 않지만 스캔된 콘텐츠를 검색 가능하게 만들고 양식 준비 도구를 사용하여 필드를 배치해야 하는 위치를 식별하는 데 도움이 되는 텍스트 레이블을 감지할 수 있습니다. 또한 OCR 단계에서는 화면 판독기가 사용할 수 있는 텍스트 레이어를 생성하여 채울 수 있는 최종 양식의 접근성을 향상시킵니다.
3단계: 스캔한 이미지 위에 입력 가능한 양식 필드 추가
스캔한 PDF를 준비하고 OCR 처리한 후 도구, 양식 준비로 이동합니다. Acrobat은 각 페이지를 스캔하고 빈 줄, 확인란 사각형, 서명 블록과 같은 시각적 패턴을 기반으로 양식 필드 위치를 감지하려고 시도합니다. 스캔한 양식에는 디지털 양식에 포함된 내부 구조적 태그가 없기 때문에 Acrobat의 자동 감지가 불완전하거나 필드가 완전히 누락될 수 있습니다. 양식 준비 도구 모음의 수동 필드 배치 도구를 사용하여 감지되지 않은 필드를 추가하십시오.
스캔한 양식의 해당 답변 영역 위에 각 필드를 정확하게 배치합니다. 필드 경계를 끌어 양식의 인쇄된 줄, 상자 또는 공백에 맞춥니다. 예상되는 입력에 따라 적절한 필드 유형을 선택합니다. 이름, 주소, 날짜 및 답변을 예측할 수 없는 자유 텍스트 응답에는 텍스트 필드를 사용하세요. 예/아니요 질문과 각 옵션이 독립적인 객관식 질문에는 확인란을 사용하세요. 답변이 하나만 허용되는 객관식 질문에는 라디오 버튼을 사용하세요. 5개 이상의 옵션이 있는 사전 정의된 선택 항목 목록을 보려면 드롭다운을 사용하세요.
Field1 또는 Text2와 같은 일반적인 레이블 대신 답변하는 질문을 기반으로 각 필드에 고유하고 설명이 포함된 이름을 할당합니다. PatientFirstName, EmploymentStartDate 및 InsuranceProviderName과 같은 이름을 사용하면 수동으로 열 이름을 바꾸지 않고도 내보낸 양식 데이터를 스프레드시트 및 데이터베이스에서 즉시 사용할 수 있습니다. 필드 이름은 양식 응답을 수집하고 내보낼 때 열 헤더가 됩니다.
스캔한 배경의 필드 모양 조정
스캔한 배경에 배치된 양식 필드는 깨끗한 흰색 디지털 페이지의 필드와는 다른 시각적 설정이 필요합니다. 스캔한 양식 텍스트와 그 아래의 선이 필드 전체에서 완전히 보이도록 필드 채우기 색상을 투명 또는 흰색으로 설정합니다. 양식 사용자가 사용할 대상 PDF 리더에서 투명도가 지원되지 않는 경우 채우기를 흰색으로 설정하고 아래의 스캔된 콘텐츠를 읽을 수 있는지 테스트하십시오.
텍스트 필드의 글꼴 크기를 원래 용지 양식이 수용하도록 설계된 손으로 쓴 텍스트의 크기와 일치하도록 설정합니다. 일반적으로 본문 텍스트의 경우 10~12포인트이고 채울 수 있는 경우 섹션 머리글의 경우 약간 더 큽니다. 모든 PDF 리더와 운영 체제에서 일관되게 렌더링되는 Arial 또는 Helvetica와 같이 깨끗하고 보편적으로 사용 가능한 글꼴을 선택하십시오. 사용자 시스템에서 사용할 수 없는 장식적이거나 특이한 글꼴은 사용하지 마세요.
모든 필드에 설명적인 도구 설명을 추가합니다. 도구 설명 텍스트는 사용자가 필드 위로 커서를 이동할 때 마우스오버 팝업으로 나타나며 화면 판독기에서 소리내어 읽혀집니다. 스캔한 양식에서 시각적으로 이름이라고 표시된 필드에는 정부 발급 신분증에 표시되는 법적 이름을 입력하세요와 같은 도구 설명이 있어야 합니다. 도구 설명은 정적 스캔 배경이 전달할 수 없는 지침과 컨텍스트를 제공합니다. 특히 양식 레이블만으로는 예상되는 형식이나 콘텐츠가 명확하지 않을 수 있는 필드의 경우 더욱 그렇습니다.
완성된 작성 가능한 스캔 양식 테스트
양식을 사용자에게 배포하기 전에 테스트 응답자가 하는 것처럼 직접 작성하십시오. 모든 텍스트 필드에 텍스트를 입력하여 내용이 필드 경계 내에 맞는지, 인접한 양식 요소나 아래에 있는 스캔된 텍스트 위로 넘치지 않는지 확인하십시오. 모든 확인란을 선택하고 올바르게 전환되는지 확인하세요. 모든 라디오 버튼을 선택하고 각 그룹에서 한 번에 하나의 옵션만 선택할 수 있는지 확인합니다. 모든 드롭다운을 열고 의도한 모든 옵션이 있고 올바르게 정렬되었는지 확인하세요.
양식의 모든 필드를 탭하여 탭 순서가 양식의 논리적 읽기 순서(위에서 아래로, 왼쪽에서 오른쪽으로, 섹션별로)를 따르는지 확인하세요. Tab 키를 누르면 예상치 못한 위치로 이동하거나 필드를 건너뛰는 경우 Acrobat Pro에서 필드 패널을 열고 필드 이름을 올바른 순서로 드래그하세요. 효율적인 키보드 기반 데이터 입력과 접근성 규정 준수를 위해서는 논리적 탭 순서가 필수적입니다.
테스트되고 검증된 양식을 템플릿 파일로 저장합니다. 템플릿에는 구성된 속성 및 도구 설명과 함께 올바른 위치에 채울 수 있는 모든 필드가 포함되어 있습니다. 양식을 배포해야 하는 경우 템플릿 사본을 수신자에게 보냅니다. 모든 배포 사본이 파생되는 마스터로서 원본 템플릿을 변경하지 않고 유지하십시오. 양식을 업데이트해야 하는 경우 템플릿을 수정하고 새로운 사본을 배포하세요.
스캔한 종이 양식을 채울 수 있는 채울 수 있는 PDF 디지털 버전으로 변환하면 기존 종이 양식 라이브러리의 유효 수명이 연장되는 동시에 전자 데이터 캡처의 효율성 이점도 추가됩니다. 스캔한 배경은 사용자가 종이 버전에서 인식하는 친숙한 시각적 레이아웃을 유지합니다. 디지털 필드는 프로세서에 필요한 빠르고 정확한 데이터 수집을 가능하게 합니다. 종이 양식의 대규모 백 카탈로그를 보유한 조직은 전환 투자 수익을 극대화하기 위해 트래픽이 가장 많은 양식부터 시작하여 양식 볼륨을 기준으로 전환 우선 순위를 지정할 수 있습니다.
초기 변환 후 양식 사용자와 제출된 양식을 처리하는 직원 모두로부터 구조화된 피드백을 수집합니다. 사용자는 채우기 어려운 필드, 불분명한 도구 설명, 예기치 않게 이동하는 탭 순서 등을 보고합니다. 프로세서는 일관되지 않은 형식으로 도착하는 데이터 또는 자주 공백으로 남겨지는 필드를 보고합니다. 이 피드백을 사용하여 디지털 버전이 종이 원본만큼 원활하고 안정적으로 작동할 때까지 필드 크기, 유형, 도구 설명 텍스트 및 탭 순서를 조정하고 구조화된 전자 데이터의 이점을 추가하여 양식을 반복적으로 개선합니다.