人事部門は、雇用契約書、業績評価、懲戒記録、報酬データ、医療上の配慮、身元調査の結果など、組織内で最も機密性の高い文書の一部を扱います。 PDF ワークフローを人事部門に適切に適用することは、単に効率を高めるだけではありません。それは従業員のプライバシーを保護し、雇用法の遵守を維持することです。
ドキュメント パケットのオンボーディング
新規採用の書類（内定通知書、雇用契約書、納税フォーム、口座振替の承認、福利厚生の登録、保険契約の確認書）は、パッケージとして届き、初日の前または初日に完了する必要があります。これらのフォームに入力可能な PDF を使用すると、新入社員は印刷せずにすべてをデジタルで完了できます。雇用契約書の Sign PDF ワークフローは、印刷、署名、スキャン、電子メール送信を必要とせず、数分で署名して返送できることを意味します。
オンボーディング パケットを一貫して整理すること (新入社員ごとに 1 つのフォルダー、従業員の名前とドキュメントの種類で名前が付けられたドキュメント) を作成することで、開始日前にすべてが返却され、署名されていることを簡単に確認できます。フォルダー構造に関連付けられたシンプルなチェックリストにより、オンボーディング文書の漏れを防ぎます。
業績評価と懲戒記録
業績評価と懲戒記録を有効な雇用記録とするためには、マネージャーと従業員の両方が署名する必要があります。 PDF ワークフローはこれを処理します。文書の下書き、PDF へのエクスポート、双方に電子署名を依頼し、完全に実行されたバージョンを従業員のデジタル ファイルにファイルします。署名されたバージョンが正式な記録となります。
これらのドキュメントは、PDF セキュリティ 編集制限を適用して保存する必要があります。パフォーマンス レビューは、特定の時点での評価の固定記録です。署名が設定された後は変更できません。編集制限を適用すると、公式記録に対する偶発的または意図的な変更が防止されます。
報酬と福利厚生の文書の管理
報酬レター、功績増加通知、福利厚生登録確認には機密の財務情報が含まれています。これらの PDF は、電子メールで送信する場合はパスワードで保護し、パスワードは別のチャネルを通じて共有する必要があります。ファイルされたバージョンへのアクセスは、人事スタッフと個々の従業員に限定されるべきであり、管理者一般がアクセスできるものではなく、広範囲にアクセスできるものではありません。
保険会社からの給付金登録 PDF は、多くの場合、広範な計画文書を含む大きなファイルとして届きます。これらを従業員ファイルに追加する前に圧縮すると、従業員レコードのサイズが管理可能なサイズに保たれます。 20MB PDF として届くほとんどの特典ドキュメントは、目に見える品質の違いなく 3 ～ 4MB に圧縮できます。
I-9 およびバックグラウンド チェックのドキュメント
I-9 フォームと身元調査の結果には、米国連邦法に基づく特定の保存要件があります。I-9 は、雇用後 3 年間、または退職後 1 年間のいずれか遅い方の期間保存する必要があります。これらの書類には機密の個人情報 (社会保障番号、パスポート番号、生年月日) が含まれており、規制ガイドラインに従って一般の雇用ファイルとは別に保管する必要があります。
スキャンされた I-9 文書は検索可能であるために OCR が必要ですが、信頼性を維持するために完全な画像記録として保存する必要もあります。バランス: OCR を実行して検索可能にするテキスト レイヤーを追加しますが、基礎となるスキャン画像を編集または変更しないでください。アクセスが制限された専用の I-9 フォルダーに保管します。
終了文書
離職契約書、最終給与確認書、COBRA 通知、退職契約書などの退職書類は、特に注意して取り扱う必要があります。これらの文書は法的手続きに関連する可能性が最も高く、明確で完全で適切に署名された PDF 記録が不可欠です。協力が確実ではない場合には、解雇会議の後、署名のために送られるのではなく、すべての解雇文書にその前または会議時に署名してもらいます。
退職後は、従業員の完全なファイルを明確な保存日が設定されたアーカイブに移動します。雇用記録は、連邦法に基づいて解雇後少なくとも 3 ～ 4 年間保存する必要があり、法的手続きが係争中の場合はさらに長く保存する必要があります。アーカイブ フォルダーに保存日が明確にラベル付けされているため、早期の削除が防止され、監査中のコンプライアンスが保証されます。