はい、ほとんどの場合、PDF にデジタルで署名するほうが、印刷して手書きで署名するのと法的に同等であり、より高速かつクリーンです。印刷、署名、スキャンのワークフローは、必要以上に習慣として今でも存在しています。 PDF の電子署名は、ほとんどの国およびほとんどの種類の文書に対して法的に有効であり、利用可能なものに応じていくつかの方法があります。
電子署名は法的に有効ですか?
米国では、ESIGN 法 (2000 年) により、ほとんどの契約書や文書について、電子署名に手書きの署名と同じ法的地位が与えられています。 EU の eIDAS 規制は、加盟国全体の電子署名を対象としています。同様の法律が英国、オーストラリア、カナダ、およびその他のほとんどの法域に存在します。サービス契約、フリーランス契約、NDA、オファーレター、ベンダー契約などの日常的なビジネス文書の場合、PDF 上の電子署名は完全に強制可能です。
一部の法域では、遺言書、養子縁組書類、特定の不動産取引、一部の裁判所への提出書類など、少数の種類の文書が電子署名法から明示的に除外されています。これらについては、特定の要件を確認してください。それ以外の場合は、電子署名が機能します。
電子署名の種類
すべての電子署名が同じというわけではありません。タイプされた名前、描かれた署名、手書きの署名の画像、および暗号デジタル署名はすべて「電子署名」です。ただし、提供される検証可能性のレベルは異なります。
入力された名前または描画された署名は単純な電子署名であり、日常のビジネスで使用される最も一般的なタイプです。作成は簡単で、ほとんどの契約に適用できます。暗号化デジタル署名は、信頼できる機関からの証明書によって裏付けられており、署名と署名者の ID の間に検証可能なリンクが作成されます。これは、否認が難しく、一部の規制されたコンテキストで必要となります。ほとんどの人にとって、ほとんどの状況では、単純な電子署名で十分です。
PDF に電子的に署名する方法
最も簡単な方法は、ブラウザベースの Sign PDF ツールです。 WukongPDF の署名ツールはブラウザで直接動作します。PDF を開き、署名フィールドまたはページ上の任意の場所をクリックし、署名方法を選択します。署名スタイルのフォントで名前を入力するか、マウスまたはトラックパッドで署名を描くか、手書きの署名の画像をアップロードします。配置してサイズを調整し、署名付き PDF をダウンロードします。
Mac では、Apple Preview は追加ツールなしで基本的な PDF 署名を処理します。プレビューで PDF を開き、マークアップ ツールバーをクリックし、署名アイコンを選択すると、トラックパッドに署名を描くか、紙に署名してカメラにかざすか、iPhone または iPad が近くにある場合はそれを使用して、署名を作成できます。保存した署名はドキュメント間で再利用できます。
iPhone と Android では、同じブラウザベースのツールがモバイル ブラウザを通じて動作します。 iOS ユーザーは、別のアプリを開かずに、ファイルまたはメールから直接マークアップを使用して PDF に署名することもできます。
専用の電子署名プラットフォームを使用する場合
タイムスタンプ、IP アドレス、本人確認などの完全な監査証跡が必要な大量の契約ワークフローやドキュメントの場合、DocuSign、HelloSign、Adobe Sign などの専用の電子署名プラットフォームがこれらの機能を追加します。これらにより、誰が、いつ、どこから署名したかを記録する完了証明書を含む署名済みドキュメント パッケージが作成されます。
ほとんどの個人および中小企業での使用では、そのレベルの文書は必要ありません。ブラウザ ツールを介して PDF に署名し、保存して電子メールで返信するだけで、通常のビジネス契約の合意の十分な証拠となります。監査証跡は電子メールの交換そのものであり、タイムスタンプ、電子メール アドレス、署名されたファイルが適切な記録を構成します。
印刷せずに他の人に署名してもらう
他の当事者の署名が必要な場合、最も簡単な方法は、PDF を送信し、好みのツールを使用して電子署名して返送するよう依頼することです。今ではほとんどの人がこれに慣れています。ユーザーが技術にあまり詳しくない場合は、簡単な手順で特定のツールを紹介することで煩わしさがなくなります。「[リンク] にあるこの PDF を開いて、[署名] をクリックし、名前を描くか入力して、署名付きバージョンをダウンロードしてください。」
副署名された契約書や承認チェーンなど、特定の順序で複数の署名が必要なドキュメントの場合、専用の電子署名プラットフォームがルーティングを自動化します。単純な二者間の契約の場合、電子メールは適切に機能します。一方の当事者が署名して送信し、もう一方の当事者が副署名して、完全に実行されたコピーを両方に返します。