多くの企業が Adobe Acrobat に料金を支払うのは、主に契約を処理し、Adobe Acrobat が必要であると考えているためです。実際、ほとんどの中小規模のチームが実際に使用している契約ワークフロー (送信、レビュー、署名、ファイル) には、Acrobat はまったく必要ありません。そのプロセスの各ステップに必要なツールは、月々のサブスクリプションなしで利用できます。
契約書の起草: 社外から始める PDF
契約書は PDF ではなく、Word または Google ドキュメントで作成する必要があります。 PDF は固定形式です。編集できないように設計されています。これはまさに契約書に署名した後に必要なものですが、草案や交渉中に必要なものとは逆です。全員が最終的な言語に同意するまで、作業バージョンを編集可能な形式で保管してください。
Google ドキュメントは、双方が変更履歴を使用して変更を提案したり、コメントを残したり、完全な改訂履歴を確認したりできるため、共同での草案作成に適しています。契約が最終的に完了し、署名の準備ができたら、PDF にエクスポートします。それ以降、PDF が正式なバージョンとなります。
レビューのために契約を送信
契約書に署名する前に最終レビューを行う準備ができたら、PDF として送信します。これにより書式設定がロックされるため、双方がまったく同じ文書を参照し、誤って編集することを防ぎ、署名時に合意した内容を明確に記録できます。
この段階で相手が変更を要求した場合は、ソース文書に戻って変更を加え、新しい PDF をエクスポートします。 PDF を直接編集して直前の変更を組み込むことは避けてください。バージョンの混乱が生じ、プロフェッショナルらしくないと思われる書式の不一致が生じる可能性があります。
Adobe を使用せずに契約を締結する
PDF 契約の電子署名は、米国の ESIGN 法や EU の eIDAS などの法律に基づいて、ほとんどの管轄区域で法的に有効です。追加するために Acrobat は必要ありません。署名がどの程度形式的である必要があるかに応じて、いくつかのアプローチがあります。
日常的なビジネス契約 (サービス契約、フリーランス契約、ベンダー契約) の場合は、ブラウザベースの PDF エディターを介して追加される、タイプまたは手書きの署名で十分であり、法的に認められています。 WukongPDF の署名ツールを使用すると、名前を入力するか、描画するか、手書きの署名の画像をアップロードすることで署名を追加できます。
金融契約、不動産取引、規制産業など、より高いレベルの信頼を必要とする契約の場合、DocuSign や HelloSign などの専用の電子署名プラットフォームは、状況によっては必要な検証可能な監査証跡を提供します。これらは Adobe 製品ではなく、Acrobat とは独立して動作します。
署名された契約の保護
すべての当事者が契約に署名したら、署名されたバージョンが変更できないようにする必要があります。 PDF セキュリティ 機能を使用すると、ドキュメントを開いて読み取ることは許可しながら、ドキュメントのコンテンツへの変更を禁止するアクセス許可を設定することで、PDF をそれ以降の編集からロックできます。
契約に機密情報が含まれており、誰が契約を開くことができるかを制御したい場合、パスワード保護により別の層が追加されます。ほとんどのビジネス契約では、編集ロックで十分です。目的は、署名されたバージョンへの偶発的または意図的な変更を防ぐことであり、必ずしも署名されたバージョンを閲覧できる人を制限することではありません。
契約書の提出と整理
ほとんどの中小企業が契約を見失うのは提出作業です。署名された PDF は、誰かのダウンロード フォルダーに保存されるか、電子メール スレッドに埋もれ、6 か月後には必要なときに誰も見つけることができなくなります。シンプルなシステムがこれを防ぎます。
専用の契約管理システムを持たないチームにとって実行可能なアプローチ:
- ファイルに一貫した名前を付けます: [ClientName]_[ContractType]_[YYYY-MM-DD]_Signed.pdf
- Google Drive または Dropbox の共有フォルダに保存し、年ごとまたはクライアントごとに整理します
- 単純なスプレッドシートのインデックスを作成します: クライアント、契約の種類、署名日、更新日、ファイルの場所
- 署名後、誰かが紛失する前に、コピーを双方に直ちに送信します。
何か問題が起きたとき
署名済みの契約書 PDF が破損したり、開かなくなったり、紛失したりした場合、バックアップを作成することが唯一の本当の安全策です。少なくとも 2 つのコピーを異なる場所に保存します。1 つはクラウド ストレージに、もう 1 つはローカルに保存するか、各署名者に 1 つずつ保存します。バージョン履歴のあるクラウド ストレージ (Google Drive、Dropbox) を使用すると、ファイルが誤って上書きされた場合に追加の回復オプションが提供されます。
Adobe を使用しない契約管理は回避策ではありません。今日、ほとんどの企業が実際に契約を処理している方法です。ツールはそこにあります。重要なことは、各段階に明確なプロセスを設け、漏れがないようにすることです。