ビジネスにおける NDA の動きは速く、潜在的なパートナー、請負業者、投資家は多くの場合、NDA に署名してすぐに返送することを期待しています。機密保持契約のスムーズな PDF ワークフローがあるということは、ループを数時間ではなく数分で閉じて、何も印刷したりスキャンしたりする必要がなく、きれいな記録を維持できることを意味します。
送信する前に: NDA を正しく取得する
NDA の草案は、編集とレビューが簡単な Word または Google ドキュメントで作成できます。言語が完成したら、PDF にエクスポートします。 NDA を Word 文書として送信しないでください。受信者は署名する前に、意図的または偶然に条件を変更する可能性があります。 PDF はコンテンツをロックするため、双方が同じ文書に署名します。
送信する前に、PDF に編集制限を適用します。 PDF Security を使用してファイルの編集をロックすると、受信者はファイルを開いて読むことはできますが、条件を変更することはできません。署名を追加することはできますが、署名内容を変更することはできません。これは、すべての NDA PDF が持つべき基本的な保護です。
署名フィールドの追加
専用の署名フィールドがある NDA は、受信者が署名を追加する場所を理解する必要がある NDA よりも署名が簡単です。ブラウザベースの PDF エディターまたは Adobe Acrobat を使用して、署名フィールドを既存の PDF に追加できます。署名欄にフィールドを配置し、オプションで印刷名、タイトル、日付、会社名用のフィールドを追加します。
入力可能なフィールドが設定されている場合、受信者は PDF を開き、署名フィールドをクリックし、署名 (入力、描画、アップロードされた署名画像)、詳細を入力して保存し、返送します。フィールドが正しく設定されていれば、このプロセスには 2 分もかかりません。
NDA を安全に送信する
NDA には、関係当事者、関係の性質、場合によっては保護対象の詳細など、機密のビジネス情報が含まれることがよくあります。既知の関係者間で送信されるほとんどのビジネス NDA では、標準の電子メールが受け入れられます。より機密性の高い状況の場合は、電子メールの添付ファイルではなく、アクセスが制限されたクラウド ストレージ リンクを使用すると、転送中のドキュメントを閲覧できるユーザーが制限されます。
NDA がこれまでに協力したことのない当事者間で行われ、主題が機密である場合、パスワード保護によってレイヤーが追加されます。公開パスワードを含む NDA PDF を送信し、別のチャネル (テキスト メッセージ、電話) を通じてパスワードを共有します。これは、たとえ電子メールが傍受されたとしても、文書を開くことができないことを意味します。
副署名の取得
相互 NDA には、両当事者が署名する必要があります。最もクリーンなワークフロー: 当事者 A が署名して送信します。当事者 B は連署して当事者 A に送り返します。当事者 A は受領を確認し、完全に実行されたコピーを両当事者に送信します。これにより、2 つの別々の署名付き文書ではなく、両方の署名を含む 1 つの PDF が生成されます。
投資家会議やパートナーシップ交渉など、所要時間の短縮が重要な NDA ワークフローの場合、DocuSign や HelloSign などの専用の電子署名プラットフォームがルーティングを自動化します。一度送信すると、双方が順番に通知を受け、完了すると完全に実行されたコピーを自動的に受信します。時折の NDA の場合は、手動の電子メール ワークフローで十分です。
署名済みNDAの提出
署名されたNDAは法的文書です。適切にファイルし、すぐにファイルしてください。機能する命名形式: [OtherPartyName]_NDA_[YYYY-MM-DD]_Signed.pdf。法的文書アーカイブ内の専用の NDA フォルダーに、年ごとまたは相手方ごとに整理して保存します。 NDA には定義された期間があり、1 年間、5 年間、無期限などがあります。その期間が検討されるとき、または相手方の義務が関連するようになったときに、その期間を見つけられる必要があります。
両方の署名が完了したら、すぐにコピーを相手に送信します。交換されたすべてのバージョンのコピーを保管しているとは考えないでください。署名された実行コピーは、これが最終実行バージョンであることを明記して明示的に送信する必要があるため、双方が同じ権限のある記録を保持します。