複数のレビュー担当者による PDF レビューには構造的な問題があります。各人がコピーに注釈を付け、誰かが複数のマークアップされたバージョンを 1 つに調整する必要があります。これを大幅に軽減する方法はありますが、適切なアプローチは、レビュー担当者の数と、レビューをどれだけ迅速に行う必要があるかによって異なります。
核心的な問題: 並列レビューと逐次レビュー
同じ PDF を一度に 5 人に送信すると、別々に注釈が付けられた 5 つの PDF が返され、手動で比較して調整する必要があります。順番に送信すると (A 人が注釈を付け、次に B 人に送信し、B 人がメモを追加するなど)、最終的に 1 つの文書が蓄積されますが、プロセスが遅くなり、以前のレビュー担当者は後のレビュー担当者のコメントを見ることができなくなります。
締め切りが厳しい小規模チームの場合、時間はかかるものの、逐次レビューが現実的な選択となることがよくあります。大規模なチームや並行レビューが重要な状況では、共有注釈プラットフォームが調整の問題を解決します。
連続レビュー: ツールを使用しないアプローチ
逐次レビューには、各チーム メンバーがすでに持っている PDF 注釈ツール以外は何も必要ありません。 PDF をレビュー担当者 1 と共有します。レビュー担当者 1 は、プレビュー、Edge、Adobe Reader、またはブラウザベースの PDF Editor を使用してマークアップし、それを返します。その注釈付きバージョンをレビュー担当者 2 に転送します。レビュー担当者 2 はレビュー担当者 1 のコメントを見て、自分のコメントを追加します。レビュー チェーンを続けます。
各レビュー担当者は、文書作成者が誰が何を言ったか分かるように、異なるハイライト色を使用するかコメントの頭文字を使用する必要があります。ほとんどの PDF 注釈ツールでは、注釈の名前を設定できます。レビューする前にこれを設定すると、コメントが最終ドキュメントに正しく帰属されるようになります。
共有クラウド アノテーション: 並行レビューに最適
Adobe Acrobat のクラウド レビュー機能を使用すると、複数のユーザーが同じ共有 PDF に同時に注釈を付けることができます。ファイルではなくリンクを共有し、各レビュー担当者は他の全員のコメントをリアルタイムで確認でき、注釈付きのバージョンは常に唯一の正式なコピーになります。これにより、調整ステップが完全に排除されます。
専用のドキュメント レビュー プラットフォーム (Filestage、ReviewStudio、Ziflow) は、追加のワークフロー機能 (レビュー担当者の割り当て、承認追跡、バージョン比較、コメント解決) を備えた同様の共有注釈を提供します。これらは、多くのドキュメントに対して定期的なレビュー サイクルを行うチームにとって意味があります。たまに使うには過剰です。
レビュー用に Google ドキュメントに変換
正確なレイアウトが重要ではないテキストの多いドキュメントの場合は、レビュー段階で PDF を Google ドキュメントに変換するとうまく機能します。 Google ドキュメントにはネイティブの共同レビュー機能があり、複数の人がお互いの提案やコメントをリアルタイムで確認し、コメントを解決し、変更を追跡できます。レビューが完了したら、PDF にエクスポートし直します。
制限はレイアウトの忠実度です。複雑な PDF 書式設定は変換中に壊れることがよくあります。契約書、報告書、単純な文書の場合は、これで問題なく機能します。レイアウトがレビュー対象の一部であるデザイン重視のドキュメントの場合、変換により失われる部分が大きくなります。
複数の注釈付きコメントの統合 PDFs
並行レビューがすでに行われており、調整する必要がある注釈付き PDF が複数残っている場合、Adobe Acrobat Pro は複数のファイルから 1 つのドキュメントにコメントをインポートできます。マスター PDF を開き、「コメント」→「コメントのインポート」に移動し、注釈付きの各バージョンを選択します。Acrobat は、各レビュー担当者の注釈を付けて、すべてのコメントを 1 つの文書に追加します。
Acrobat Pro がない場合、手動調整が唯一の選択肢です。注釈付きの PDF をマスターと並べて開き、コメントを 1 つずつ転送します。コメントが少ない小規模なチームの場合、これは対処可能です。レビュー サイクルが大規模になると時間がかかります。これが、次のラウンドの前により良いレビュー ワークフローを設定するための主な議論です。